🏛️ 조합 총회 서면결의서 핵심 쟁점 심층 분석 

1. 서면결의서의 효력: '출석' 의제

⚖️ 쟁점: 서면결의서 제출이 총회의 유효한 의사정족수 산정 기준이 되는지 여부 : O

「도시 및 주거환경정비법(도정법)」 제45조 제5항은 "조합원은 서면으로 의결권을 행사하는 경우 정족수를 산정할 때에 출석한 것으로 본다"라고 명시하고 있습니다. 따라서 서면결의서 제출은 총회 개의 요건인 '조합원 과반수 출석' 등을 충족하는 데 있어 '출석'한 조합원 수로 계산됩니다. 법원도 서면결의서를 작성하여 제출한 조합원은 총회에 출석하여 의결권을 행사한 것과 동일하게 의사정족수 계산에 포함되는 것으로 일관되게 해석하고 있습니다. 

2.  '직접 출석' 요건과의 관계: 서면결의서 제출자의 지위

⚖️ 쟁점: 서면결의서를 제출한 조합원이 직접 총회에 참석했을 경우, '직접 출석' 요건을 충족하는지 여부 : O

도정법 제45조 제10항은 사업시행계획이나 관리처분계획 등 중요 안건 의결 시 조합원 100분의 10 또는 100분의 20 이상이 '직접 출석'하도록 요구합니다. 이는 서면결의 제도로 인한 총회의 무력화를 방지하고 조합원들의 토의권을 실질적으로 보장하기 위한 규정입니다.

그런데 총회 전 서면결의서를 제출한 조합원이 직접 총회에 참석한 경우, 이들을 직접 출석한 것으로 볼 수 있는지가 문제됩니다. 가중 의사정족수가 요구되는 중요안건의 경우 직접 출석 요건이 충족되지 않아 부결되는 경우가 많아서 실무상 자주 문제가 되는 쟁점입니다.

이에 대하여 다수의 판례 및 법제처는 서면결의서를 제출하고 총회에 참석한 조합원을 '직접 출석'한 것으로 인정하고 있습니다.

3.  서면결의서의 철회

⚖️ 쟁점: 조합원이 이미 제출한 서면결의서를 언제, 어떤 방식으로 철회할 수 있는지, 그리고 조합 측의 수령 거부는 어떤 효력이 있는지 여부

도정법이나 국토교통부 제공 표준정관에는 서면결의서의 철회에 관해서 명시적으로 규정하지 않고 있습니다.

이에 민법상 기본 법리에 기초하여 판단하여야 하며, 판례는 조합원들의 의결권 행사의 자유와 마찬가지로 철회의 자유를 폭넓게 인정하는 입장으로 이때 조합원의 진정한 의사를 중요시합니다.

✅  철회의 시점

정관에서 특별히 제한하고 있지 않다면, 조합원은 총회 당일 안건 상정 및 투표 개시 전까지 서면결의서를 철회하는 것이 유효하다는 것이 일반적인 판례 입장입니다. 설령 총회 공고나 서면결의서 하단에 기 제출한 서면결의서 철회나 취소가 불가능하다는 문구가 기재되어 있다 하더라도, 이는 조합원들의 의사표시 철회 자유를 제한하는 것으로 효력이 없고, 해당 안건 투표개시 전까지 철회가 가능하다는 것입니다.

안건에 대한 투표 시작과 동시에 서면결의서 내용대로 투표한 것이 되므로, 투표 개시 전까지는 그 의사표시를 자유롭게 철회할 수 있다고 보는 것으로, 일응 합리적인 기준이라고 판단됩니다.

✅ 철회 방식

정관에서 특별히 제한하고 있지 않다면, 철회 의사표시는 반드시 서면으로만 해야 하는 것은 아니며, 진정한 의사로 작성되었음이 추단되는 행위나 외관이 있으면 충분합니다. 즉, 총회에 직접 출석하여 철회 의사표시를 하는 것도 유효하며, 철회서를 대리인에게 전달하는 등 대리 제출 방식도 유효성을 인정받을 수 있습니다. 설령 총회 공고나 서면결의서 하단에 서면결의서 철회 시 본인이 직접 철회서를 서면으로 제출하여야 한다는 취지가 기재되어 있더라도 마찬가지입니다. 다만, 추후 철회서의 효력이 문제되는 경우 유효 적법하게 철회 의사표시를 하였다는 점을 입증할 수 있어야 합니다.

• “서면결의의 방법에 의한 재건축결의에 있어서 재건축결의가 유효하게 성립하기 전까지는 재건축결의에 대한 동의를 철회할 수 있고, 그 철회의 의사표시는 재건축결의에 대한 동의의 의사표시와 마찬가지로 조합규약이나 정관에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라서만 하여야 하는 것은 아니며, 그 철회의 의사를 분명히 추단할 수 있는 행위나 외관이 있는 것으로 충분하다.”[대법원 2008. 8. 21. 선고 2007다83533 판결]

✅ 서면결의 철회의 재철회

조합원이 서면결의서를 철회한 후 다시 서면결의서를 제출하거나, 혹은 재차 철회하는 소위 '재철회(철회에 대한 철회)' 역시, 조합원의 최종적인 의결권 행사의 자유라는 관점에서 가능하다고 보는 것이 판례 및 실무의 태도입니다.

다만 서면결의 철회 의사표시를 재철회하는 경우, 기존의 서면결의 효력이 되살아나기 위해서는 정관에서 정한 서면결의서 제출 기한(보통 총회 전일 18시)까지 서면결의 철회의 재철회서가 도달해야 한다고 보는 하급심 판례가 존재하고, 일응 타당한 판단으로 생각됩니다.

✅ 철회서 수령 거부

의사표시는 원칙적으로 상대방에게 도달해야 효력을 발생합니다(민법 제111조). 이때 “도달”이라 함은 사회통념 상 상대방이 통지의 내용을 알 수 있는 객관적인 상태에 놓여 있는 경우를 가리키는 것으로서 상대방이 통지를 현실적으로 수령하거나 통지의 내용을 알 것까지는 필요로 하지 않습니다. 따라서 조합 임원 등이 고의적으로 철회서의 수령을 회피하거나 거부하는 경우, 철회서가 상대방의 지배권 내에 들어가 사회통념상 객관적으로 알 수 있는 상태에 놓인 때에 효력이 발생한 것으로 주장할 수 있습니다.