집합건물 관리비 장부 열람 청구를 관리인이 거부하면 과태료 대상일까 

관리비가 어디에 쓰이는지 알고 싶어 관리인에게 장부와 증빙서류를 보여 달라고 했는데, 바쁘다거나 영업비밀이라는 이유로 번번이 거절당하는 구분소유자가 적지 않습니다. 집합건물법은 이런 상황을 개인 간의 서운함으로 두지 않고, 관리인에게 장부 작성·보관 의무와 열람 응답 의무를 지우며 이를 어기면 과태료까지 부과하도록 정해 두었습니다. 다만 모든 건물이 같은 규율을 받는 것은 아니고, 열람을 거부할 수 있는 정보와 그렇지 않은 정보의 선도 따로 있습니다. 이 글에서는 관리인이 열람 청구를 거부했을 때 어떤 근거로 과태료 대상이 되는지, 그리고 과태료만으로 해결되지 않는 부분은 어떻게 풀어야 하는지 짚어보겠습니다.

법무법인 도모 강대현 대표변호사

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관리비 장부 열람청구권 — 집합건물법 제26조의 구조

열람청구권의 뿌리는 집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률 제26조입니다. 같은 조 제2항은 전유부분이 50개 이상인 건물의 관리인에게, 관리단의 사무 집행을 위한 비용과 분담금 등 금원의 징수·보관·사용·관리 등 모든 거래행위에 관하여 장부를 월별로 작성하고 그 증빙서류와 함께 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관하라고 정합니다. 여기서 장부는 관리비 고지서 총액만 적은 요약표가 아니라, 돈이 들어오고 나간 거래 하나하나를 담은 기록이어야 합니다.

그 위에 제3항이 열람권을 얹습니다. 이해관계인은 관리인에게 제1항의 보고 자료와 제2항의 장부·증빙서류의 열람을 청구하거나, 자기 비용으로 등본의 교부를 청구할 수 있고, 관리인은 법이 정한 예외를 제외하고 이에 응해야 합니다. 열람 청구에 이유를 밝히라거나 소송 직전이어야 한다는 요건은 조문에 없습니다. 관리비가 왜 이렇게 나오는지 궁금하다는 정도의 사유로도 청구는 성립하고, 관리인은 거절의 근거를 법이 허용한 예외에서 찾아야 합니다.

• 장부 — 금원의 징수·보관·사용·관리 등 모든 거래행위를 월별로 기록한 것.

• 증빙서류 — 세금계산서, 계약서, 이체내역, 영수증 등 장부 기재의 근거 자료.

• 보관기간 — 해당 회계연도 종료일부터 5년.

• 청구 방식 — 열람 또는 자기 비용으로 등본 교부.

관리인의 장부 작성·보관 의무(제26조 제2항)와 이해관계인의 열람·등본 청구권(제26조 제3항)은 한 쌍으로 움직이며, 장부가 있어야 열람도 있다.

누가, 어느 건물에서 청구할 수 있나 — 50개 기준과 적용 제외

열람 청구의 상대방 건물에는 한계가 있습니다. 장부 작성·보관 의무가 전유부분 50개 이상인 건물의 관리인에게 걸려 있으므로, 상가나 오피스텔이 50개 호실에 못 미치는 소규모 건물이라면 제26조 제2항과 제3항을 근거로 한 열람 청구·과태료 구조를 그대로 가져오기 어렵습니다. 이 경우에는 규약에 정해진 열람 규정이나 민법상 위임 관계(관리인의 권리의무에 관해 이 법과 규약에 규정이 없으면 민법의 위임 규정을 준용한다는 제26조 제5항)가 대안이 됩니다.

또 제26조 제4항에 따라 「공동주택관리법」상 의무관리대상 공동주택, 임대주택, 「유통산업발전법」에 따라 신고한 대규모점포등관리자가 있는 대규모점포·준대규모점포에는 제1항부터 제3항까지가 적용되지 않습니다. 이런 건물은 각각 공동주택관리법이나 유통산업발전법 쪽의 공개·열람 규정을 따로 봐야 합니다. 청구인 측면에서는 이해관계인이면 되는데, 구분소유자는 당연히 포함되고 구분소유자의 승낙을 받아 전유부분을 점유하며 관리비를 실제로 부담하는 임차인도 이해관계가 인정될 여지가 큽니다. 예컨대 호실이 80개인 상가 건물의 구분소유자가 청구한다면, 이 두 가지 관문(50개 이상, 적용 제외 대상 아님)을 통과하는 셈입니다.

관리인이 거부할 수 있는 정보 — 제26조 제3항 각 호의 예외

관리인이 열람을 거절해도 되는 경우는 법에 두 가지로 제한되어 있습니다. 첫째, 「개인정보 보호법」 제24조에 따른 고유식별정보 등 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있는 정보입니다. 주민등록번호가 적힌 증빙, 개별 구분소유자의 연체 사정이나 계좌번호가 드러나는 부분이 대표적입니다. 둘째, 의사결정 과정 또는 내부검토 과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래할 우려가 있는 정보입니다. 아직 확정되지 않은 용역업체 선정 검토안처럼 진행 중인 내부 논의가 여기에 해당합니다.

이 예외는 서류 전체를 거부하는 근거가 아니라 해당 정보를 제외하고 응하라는 취지로 읽어야 합니다. 법문이 "다음 각 호의 정보를 제외하고 이에 응하여야 한다"로 되어 있어, 주민번호를 가리거나 해당 부분만 지우고 나머지를 보여 주는 것이 원칙적인 모습입니다. 따라서 "개인정보가 있어서 전부 못 보여 준다", "영업비밀이다", "관리단이 허락하지 않았다", "바빠서 시간이 없다" 같은 사유는 예외에 들어가지 않아 정당한 사유로 인정되기 어렵습니다.

• 정당 사유가 되는 경우 — 고유식별정보 등 사생활 침해 우려 정보, 내부검토 중인 사항.

• 정당 사유가 되기 어려운 경우 — 단순 업무 과다, 청구 동기에 대한 불신, 전체 서류 일괄 거부.

• 올바른 대응 — 해당 정보만 가리고 나머지를 열람하게 하거나 등본으로 교부.

예외는 정보 단위로 가리는 근거일 뿐, 장부와 증빙서류 전체를 거부할 근거가 아니다.

과태료의 근거 — 제66조 제3항 제4호의3 200만원 이하

거부가 정당한 사유 없이 이루어졌다면 제66조 제3항 제4호의3이 적용됩니다. 제26조 제3항 각 호 외의 부분 후단을 위반하여 정당한 사유 없이 보고 자료 또는 장부나 증빙서류에 대한 열람 청구 또는 등본의 교부 청구에 응하지 아니하거나 거짓으로 응한 자에게 200만원 이하의 과태료를 부과합니다. 거부뿐 아니라 일부 서류만 내놓고 나머지는 없다고 둘러대는 식의 거짓 응대도 같은 조항에 걸립니다.

같은 항에는 관련 위반도 나란히 있습니다. 제26조 제1항의 연 1회 이상 사무 보고를 하지 않거나 거짓으로 보고한 경우(제4호), 제26조 제2항의 장부·증빙서류를 작성·보관하지 않거나 거짓으로 작성한 경우(제4호의2)도 각각 200만원 이하의 과태료 대상입니다. 즉 열람을 거부하는 관리인은 단순히 거부 한 건이 아니라, 그 배경에 장부 자체가 없거나 부실한 문제가 숨어 있는지도 함께 점검받게 됩니다. 과태료는 제66조 제4항에 따라 소관청(시장·군수·구청장)이 대통령령이 정하는 바에 따라 부과·징수합니다.

여기서 주의할 점은 구분소유자가 과태료를 직접 부과하거나 받아낼 수 없다는 것입니다. 과태료는 국가(지자체)에 납부하는 금전이므로 청구인에게 돌아오지 않고, 청구인의 역할은 소관청에 위반 사실을 알리고 조사·부과를 요청하는 데 있습니다. 부과 여부와 금액은 소관청이 질서위반행위규제법에 따라 정하며, 관리인은 부과 통지를 받으면 이의를 제기해 법원의 판단을 받을 수 있습니다.

정당한 사유 없는 열람·등본 교부 거부는 제66조 제3항 제4호의3에 따라 200만원 이하의 과태료 대상이며, 부과 주체는 소관청이다.

열람 청구의 실무 — 거부를 증거로 남기는 방법

과태료 신고든 이후 소송이든, 출발점은 청구한 사실과 거부당한 사실을 객관적으로 남기는 것입니다. 구두로 요청했다가 거절당했다는 주장은 나중에 다툼이 될 수 있으므로, 서면(내용증명 우편이나 이메일, 문자 등 도달이 확인되는 방식)으로 청구해야 합니다. 청구서에는 청구인의 신분(구분소유자 호실, 임차인이면 점유 근거), 열람을 원하는 회계연도와 서류 범위(예: 2024년 1월부터 12월까지 관리비 수입·지출 장부 및 증빙서류), 열람 방식(현장 열람 또는 등본 교부), 회신 기한을 특정해 적습니다.

범위를 특정하는 것이 중요한 이유가 있습니다. "관리비 자료 전부"처럼 막연하게 청구하면 관리인이 무엇을 거부했는지 불분명해지고 과태료 부과 판단에서도 위반 사실의 특정이 어려워집니다. 반대로 "2024년도 월별 관리비 징수·지출 장부와 청소·경비 용역계약서 및 세금계산서"처럼 특정하면, 응하지 않았는지가 한눈에 드러납니다. 일정한 기한(예: 7일에서 14일)을 두고도 답이 없다면, 청구서·발송 기록·거부 답변이나 무응답 사실을 한 묶음으로 정리해 둡니다. 등본 교부는 자기 비용이므로 복사비용을 부담하겠다는 뜻도 적어 두면 비용 문제를 이유로 한 거부를 막을 수 있습니다.

• 청구는 서면으로 — 내용증명 또는 도달이 확인되는 전자적 방식.

• 범위 특정 — 회계연도, 장부 종류, 증빙서류의 종류를 구체적으로.

• 방식과 비용 — 현장 열람 또는 등본 교부, 복사비용은 청구인 부담 명시.

• 기한 설정 — 회신 기한을 두고 경과 후 무응답·거부 사실 기록.

과태료로는 자료가 나오지 않는다 — 열람 이행을 강제하는 길

과태료는 위반에 대한 제재일 뿐이어서, 부과되더라도 관리인이 자료를 내놓도록 강제하는 효과는 직접적이지 않습니다. 자료 자체를 확보해야 한다면 열람·등본 교부를 청구하는 민사소송이나 필요에 따라 가처분을 검토하게 됩니다. 제26조 제3항이 이해관계인에게 청구권을 부여하고 관리인에게 응할 의무를 지우고 있으므로, 이 청구권이 소송의 실체적 근거가 됩니다. 관리인과 관리단 사이는 위임 관계이므로 민법 제683조의 수임인 보고 의무도 보조 논거가 됩니다.

관리인 교체라는 길도 있습니다. 제24조 제5항은 관리인에게 부정한 행위나 그 밖에 직무를 수행하기에 적합하지 아니한 사정이 있을 때 각 구분소유자가 관리인의 해임을 법원에 청구할 수 있다고 정합니다. 열람 요구를 반복해서 거부하고 장부 자체를 만들지 않았다면 이는 직무 부적합 사정을 뒷받침하는 사실로 주장할 수 있습니다. 한편 제24조 제3항에 따라 관리인은 관리단집회의 결의로 선임·해임될 수 있으므로, 구분소유자 사이에 의결 정족수를 모을 수 있다면 소송보다 빠르게 관리인을 교체할 수도 있습니다.

장부 자체가 없거나 거짓이라면 — 과태료를 넘어서는 책임

열람을 막는 이유가 단순한 불친절이 아니라 장부가 없거나 숨기고 싶은 지출이 있어서일 수 있다는 점도 짚어야 합니다. 제26조 제2항의 장부·증빙서류를 작성·보관하지 않거나 거짓으로 작성한 때에는 앞서 본 제66조 제3항 제4호의2의 과태료가 따로 부과됩니다. 열람 거부와 장부 부실이 겹쳐 있다면 과태료 대상이 되는 행위가 둘이 되는 것입니다.

더 나아가 관리비를 관리단의 사무 집행 목적이 아닌 개인적 용도로 쓴 정황이 장부에서 드러난다면 형법 제356조 업무상횡령(10년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금)이 문제될 수 있고, 관리단은 관리인을 상대로 부당이득 반환이나 손해배상을 청구할 수 있습니다. 다만 장부를 보기 전에는 횡령 여부를 단정할 수 없으므로, 순서는 열람으로 사실관계를 확인한 뒤 책임 추궁의 방식을 정하는 것이 일반적입니다. 증빙서류와 대조해 이중 청구, 허위 용역비, 사용처 불명 지출이 확인되는지를 먼저 점검합니다.

자주 묻는 질문

Q. 관리인이 열람을 거부하면 곧바로 과태료가 부과되나요?

A. 거부 사실만으로 자동 부과되지는 않고, 정당한 사유가 없는 거부였는지를 소관청이 확인한 뒤 부과 여부를 정합니다. 제66조 제3항 제4호의3은 200만원 이하 과태료를 정하고 있어, 청구서와 거부 증거를 갖춰 소관청에 신고하는 것이 출발점입니다.

Q. 전유부분이 30개인 작은 상가건물도 같은 규정이 적용되나요?

A. 제26조 제2항의 장부 작성·보관 의무는 전유부분 50개 이상인 건물의 관리인에게 적용되므로 30개 규모 건물은 이 구조를 그대로 쓰기 어렵습니다. 이때는 규약상 열람 규정과 민법상 위임 관계의 보고 의무를 근거로 청구하게 됩니다.

Q. 관리인이 개인정보가 있다며 전체 열람을 거부하는데 정당한가요?

A. 제26조 제3항은 고유식별정보 등 일부 정보를 제외하고 응하라고 정하므로, 해당 부분만 가리고 나머지를 보여 주는 것이 원칙입니다. 전체 서류를 일괄 거부하는 것은 정당한 사유로 인정되기 어렵습니다.

Q. 임차인도 관리비 장부를 볼 수 있나요?

A. 청구 주체는 이해관계인이고, 구분소유자의 승낙을 받아 전유부분을 점유하며 관리비를 부담하는 임차인도 이해관계가 인정될 여지가 큽니다. 다만 건물이 공동주택관리법상 의무관리대상 공동주택 등에 해당하면 제26조가 적용되지 않아 그 법의 열람 절차를 따라야 합니다.

Q. 과태료가 부과되면 제가 돈을 받나요?

A. 과태료는 지자체가 부과·징수하는 금액이므로 청구인에게 지급되지 않습니다. 자료를 받으려면 열람 이행 청구 소송이나 가처분을 하고, 관리비 사용처에서 손해가 확인되면 별도로 반환이나 손해배상을 청구해야 합니다.

Q. 장부는 몇 년 치까지 요구할 수 있나요?

A. 관리인은 해당 회계연도 종료일부터 5년간 장부와 증빙서류를 보관해야 하므로, 이 기간 안의 자료가 청구 대상입니다. 5년이 지난 자료는 보관 의무가 끝나 관리인이 갖고 있지 않아도 위반이 되지 않을 수 있습니다.

맺음말

관리비 장부와 증빙서류의 열람은 집합건물법 제26조 제3항이 이해관계인에게 인정한 권리이고, 정당한 사유 없이 응하지 않으면 제66조 제3항 제4호의3에 따라 200만원 이하의 과태료 대상이 됩니다. 다만 건물이 전유부분 50개 이상인지, 공동주택관리법 등의 적용 제외 건물이 아닌지에 따라 같은 거부라도 적용되는 규정이 달라집니다.

과태료는 제재이고 자료를 받아내는 수단은 아니라는 점도 기억해야 합니다. 서면 청구로 거부 증거를 남기고, 필요하면 열람 이행 청구나 관리인 해임 청구로 이어가는 순서가 현실적입니다. 수원·경기남부의 상가·오피스텔처럼 구분소유 건물이 많은 곳에서 관리비 문제로 고민하신다면, 청구서를 보내기 전에 건물이 어느 규정의 적용을 받는지부터 확인해 보시길 권합니다.

조력이 필요하시면 강대현 대표변호사에게 연락주십시오. 신속히 도와드리겠습니다.

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