관리단 집회 결의 없이 정한 관리비 인상이 유효한가요 

안녕하세요 [서울대] 법무법인 도모 대표변호사 고준용입니다.

최근 상가나 오피스텔 같은 집합건물에서 관리사무소가 별다른 총회 절차 없이 관리비를 큰 폭으로 올려 고지하면서, 구분소유자와 임차인들 사이에 분쟁이 늘고 있습니다.

제가 상담한 구분소유자분들 중에는 “관리소장이 알아서 올린 거니까 어쩔 수 없다”, “다들 내고 있으니 나만 문제 삼기도 애매하다”는 생각으로 몇 달을 그냥 납부하다가, 뒤늦게 근거를 따져 물으니 관리단집회 회의록 자체가 없는 경우를 여러 차례 보았습니다. 반대로 관리비를 걷는 쪽에서도 “관리규약에 관리비 조정 권한이 있으니 이 정도는 재량으로 처리해도 된다”고 여겼다가, 구분소유자들이 집단으로 반환을 요구하면서 분쟁이 커지는 경우도 적지 않습니다.

최근 대법원은 관리단이 구분소유자들과는 별개의 독립된 권리·의무 주체라는 점을 분명히 해왔고, 이 법리는 관리단의 의사결정이 관리인 개인의 판단이 아니라 관리단집회라는 절차를 거쳐 형성되어야 한다는 원칙과 맞닿아 있습니다.

아래에서는 관리비 인상이 유효하려면 어떤 절차를 거쳐야 하는지, 그리고 결의 없이 걷은 인상분은 어떻게 되돌려받을 수 있는지 살펴보겠습니다.

1. 관리비 인상은 공용부분 관리사항으로 관리단집회 결의를 거쳐야 합니다

관리비는 관리인 개인의 재량이 아니라 관리단 전체의 의사결정 사항입니다.

집합건물에 구분소유 관계가 성립하면 구분소유자 전원을 구성원으로 하는 관리단이 당연히 설립됩니다(집합건물법 제23조). 관리비는 이 관리단이 건물과 부속시설을 관리하기 위해 걷는 비용이므로, 그 금액을 정하거나 올리는 것도 관리단 전체의 의사결정 사항입니다.

집합건물법 제16조 제1항은 공용부분의 관리에 관한 사항을 제38조 제1항에 따른 통상의 집회결의, 즉 구분소유자 및 의결권 각 과반수의 찬성으로 결정하도록 정하고 있습니다. 관리비를 걷는 기준이나 금액을 바꾸는 것은 전형적인 공용부분 관리사항이므로, 긴급한 보존행위가 아닌 한 이 결의 절차를 벗어날 수 없습니다.

관리인은 이 결의를 집행하는 자일 뿐입니다. 집합건물법 제25조 제1항 제1호의2는 관리인의 권한을 “공용부분의 관리 및 변경에 관한 관리단집회 결의를 집행하는 행위”로 규정하고 있어, 관리인 스스로 인상 여부나 폭을 정할 권한까지 주는 것은 아닙니다. 관리비용의 분담 자체도 제17조에 따라 원칙적으로 지분비율에 따르되, 이를 달리 정하려면 역시 규약이나 결의라는 절차를 거쳐야 합니다.

관리비 인상은 관리인 개인의 재량이 아니라, 관리단집회의 결의를 거쳐야 하는 공용부분 관리사항입니다.

2. 결의 정족수를 채우지 못한 인상 고지는 효력을 인정받기 어렵습니다

집회를 열지 않고 서면으로 갈음하려면 오히려 더 높은 정족수가 필요합니다.

관리단집회를 직접 열어 결의하는 경우에는 구분소유자 및 의결권 각 과반수로 충분합니다(제38조 제1항). 그런데 실무에서는 이 정족수를 채우기 번거롭다는 이유로 아예 집회를 생략하고 관리사무소 게시판 공지나 개별 고지서만으로 인상을 통보하는 경우가 있는데, 이런 방식은 애초에 결의 자체가 성립하지 않은 것이어서 그 인상은 효력을 인정받기 어렵습니다.

집회를 열지 않고 서면이나 전자적 방법의 합의로 결의를 갈음하려는 경우라면 오히려 정족수가 더 올라갑니다. 집합건물법 제41조 제1항은 이 경우 구분소유자 및 의결권 각 4분의 3 이상의 합의가 있어야 관리단집회를 소집하여 결의한 것으로 본다고 정하고 있습니다. 즉 “서면으로 처리하면 더 간단하다”는 생각과 반대로, 집회 없이 서면만으로 처리하려면 과반수가 아니라 4분의 3이라는 더 엄격한 기준을 충족해야 합니다.

결국 인상 고지서에 결의일자·결의 방법·찬성 비율이 특정되어 있지 않다면, 그 인상은 관리단의 적법한 의사결정을 거친 것으로 보기 어렵습니다. 관리사무소장이나 위탁관리업체의 공지, 관리위원회 내부 협의만으로는 관리단집회의 결의를 대체할 수 없습니다.

과반수 결의로 집회를 열거나 4분의 3 이상의 서면합의를 거치지 않은 인상 고지는, 그 자체로 절차적 하자를 안고 있습니다.

3. 관리규약에 미리 정한 인상 기준이 있다면 이야기가 달라질 수 있습니다

규약 자체가 4분의 3 이상 결의로 만들어졌다면, 그 기준에 따른 인상은 매번 새 결의가 필요 없습니다.

집합건물법 제16조 제3항은 공용부분 관리에 관한 사항을 규약으로 달리 정할 수 있다고 규정합니다. 예를 들어 관리규약에 “물가상승률이나 전년도 관리비 집행 실적에 연동해 관리비를 조정한다”는 구체적인 산정 공식을 미리 정해 두었다면, 그 규약에 따른 인상은 매번 새로운 집회 결의를 거치지 않아도 유효하다고 볼 여지가 있습니다.

다만 이때 전제가 있습니다. 그 관리규약 자체가 집합건물법 제29조가 정한 절차, 즉 구분소유자 및 의결권 각 4분의 3 이상의 찬성으로 적법하게 제정되었어야 합니다. 규약 제정 과정 자체에 하자가 있다면, 그 규약이 위임한 인상 권한도 함께 효력을 의심받게 됩니다.

또한 규약의 위임 문구가 “관리인이 필요하다고 인정하는 범위에서 조정할 수 있다”처럼 추상적이라면, 이는 관리비 결정권을 관리인에게 사실상 백지위임한 것과 다르지 않아 그 조항 자체의 효력이 다시 다툼의 대상이 될 수 있습니다. 산정 기준과 상한이 구체적으로 특정되어 있는지가 핵심입니다.

규약에 근거한 자동 조정과 관리인의 임의 인상은 구분해야 하며, 그 경계는 규약 자체의 적법성과 위임 문구의 구체성에 있습니다.

4. 결의 없이 걷은 인상분은 부당이득으로 반환을 구할 수 있습니다

누적 기간이 길어질수록 반환청구액과 관리인의 개인 책임 범위도 함께 커집니다.

적법한 결의 없이 인상된 관리비를 납부해 왔다면, 그 인상분은 법률상 원인 없이 지급된 것이어서 민법 제741조에 따른 부당이득으로 반환을 구할 수 있습니다. 구분소유자나 임차인 입장에서는 그동안 납부한 관리비 고지서와 이체 내역을 모아 인상 전후 금액 차이를 정리해 두는 것이 반환청구의 출발점이 됩니다.

매달 소액이라도 인상분이 누적되면 반환청구액은 생각보다 커질 수 있습니다. 세대수나 점포 수가 많은 건물일수록, 결의 없는 인상이 뒤늦게 문제 될 경우 관리단 전체가 상당한 금액을 반환해야 하는 상황에 놓일 수 있습니다.

관리인이 이런 사정을 알면서도 독단적으로 인상을 강행했다면, 그 개인이 관리단이나 구분소유자에 대해 별도의 손해배상책임을 질 수도 있습니다. 나아가 이런 행위가 반복되면 집합건물법 제24조 제5항에 따라 각 구분소유자가 관리인의 해임을 법원에 청구하는 사유가 될 수 있습니다.

결의 없는 인상은 반환 대상일 뿐 아니라, 그 인상을 주도한 쪽에 개인적인 책임까지 남길 수 있습니다.

5. 이의가 있다면 이런 순서로 근거부터 확인하는 것이 안전합니다

감정적으로 항의하기 전에, 결의 여부를 뒷받침할 자료부터 확보해야 합니다.

관리비 인상에 의문이 든다면 ①관리규약과 최근 관리단집회 회의록을 열람해 인상에 관한 결의가 있었는지부터 확인하고, ②결의가 없거나 정족수가 불분명하다면 관리인이나 위탁관리업체에 내용증명으로 결의 근거 자료 제공을 요청합니다. ③자료 제공이 없거나 근거가 부족하면 인상분 납부를 유보하고 이의를 명시한 뒤 종전 금액만 납부하며, ④그래도 해결되지 않으면 민사소송(채무부존재확인 또는 관리비 등 반환청구)을 검토하게 됩니다. 관할은 통상 건물 소재지 법원(수원 지역이라면 수원지방법원)이 됩니다.

감정적으로 항의부터 하기보다, 서면으로 근거를 요청하고 그 회신 내용을 남겨 두는 것이 이후 절차에서 훨씬 유리합니다. 관리인이 자료 제공 요청에 침묵하거나 회피한다면, 그 자체가 결의 없이 인상이 이뤄졌음을 뒷받침하는 정황이 될 수 있습니다.

1. 관리규약과 최근 관리단집회 회의록을 열람해, 관리비 인상에 관한 결의가 있었는지와 구분소유자·의결권 각 과반수(서면합의라면 4분의 3 이상) 요건을 충족했는지 확인합니다.

2. 인상 고지서나 관리비 명세서에 결의일자와 결의 방법이 명시돼 있는지, 관리규약상 위임 근거가 있다면 그 산정 기준이 구체적인지 확인합니다.

3. 근거가 불분명하면 내용증명으로 결의 자료 제공을 요청하고, 회신이 없거나 부실하면 인상분 납부를 유보한 채 반환청구나 채무부존재확인 절차를 준비합니다.

이러한 자료를 바탕으로 집합건물 관리 분쟁에 전문성 있는 변호사의 도움을 받는다면, 결의 절차의 하자 여부를 구체적으로 짚어 반환청구와 향후 관리비 정상화를 함께 도모할 수 있습니다.

마치며

관리비 문제는 몇 만원 차이로 여겨져 초기 대응이 늦어지는 경우가 많습니다. “다들 그냥 내고 있으니까”라는 생각으로 몇 달, 몇 년을 넘기다 보면 절차 하자를 다툴 시점 자체를 놓치기 쉽습니다.

인상분을 낸 구분소유자·임차인 입장에서는 결의 여부를 몰랐다 하더라도, 회의록과 고지서 등 자료를 확보하는 것이 반환청구의 성패를 가릅니다. 반대로 관리비를 걷어야 하는 관리인·관리단 입장에서도, 정상적인 결의 절차를 건너뛰면 나중에 인상분 전부를 반환해야 하는 부담을 질 수 있다는 점에서 결코 가벼운 문제가 아닙니다.

저는 관리비를 낸 쪽과 걷은 쪽 양쪽 사건을 모두 다뤄온 변호사로서, 결의 절차 하나의 유무가 사건 전체의 결론을 뒤바꾸는 것을 여러 번 보아 왔습니다.

지금 관리비 인상 근거가 석연치 않다면, 그게 바로 확인이 필요한 시점입니다. 결론이 달라질 수 있는 지점에서, 고준용 변호사를 찾아주시기 바랍니다.

자주 묻는 질문

Q. 관리비 인상 고지서를 받았는데 결의가 있었는지 어떻게 확인하나요?

A. 관리규약과 최근 관리단집회 회의록의 열람을 관리인에게 요청할 수 있습니다. 정당한 이유 없이 열람을 거부한다면 그 자체로 절차 하자를 의심할 사정이 됩니다.

Q. 관리단집회를 열지 않고 서면으로만 동의를 받아도 되나요?

A. 됩니다. 다만 집합건물법 제41조에 따라 구분소유자 및 의결권 각 4분의 3 이상이 서면이나 전자적 방법으로 합의해야 하며, 집회를 여는 경우의 과반수 요건보다 정족수가 더 높습니다.

Q. 관리비가 오른 지 한참 지나서 알았는데, 그동안 낸 돈도 돌려받을 수 있나요?

A. 법률상 원인 없이 초과 납부한 금액은 원칙적으로 부당이득으로 반환을 구할 수 있습니다. 다만 그동안 이의 없이 납부해 온 정황이 묵시적 동의로 평가될 여지가 없는지도 함께 검토해야 합니다.

Q. 관리규약에 “물가상승률에 따라 자동으로 인상한다”는 조항이 있으면, 매번 결의 없이 인상해도 되나요?

A. 그 규약 자체가 4분의 3 이상 결의로 적법하게 제정됐고 인상 폭 산정 기준이 구체적이라면, 별도 결의 없는 인상도 유효할 수 있습니다. 반대로 기준이 추상적이거나 관리인 재량에 맡겨져 있다면 그 조항 자체의 효력이 다툼의 대상이 될 수 있습니다.

Q. 임차인인데 관리비 인상에 이의를 제기할 자격이 있나요?

A. 구분소유자의 승낙을 받아 전유부분을 점유하는 임차인은 집합건물법 제16조 제2항에 따라 집회에 참석해 의결권을 대신 행사할 수 있는 경우가 있고, 그렇지 않더라도 임대차계약상 관리비 부담 근거를 들어 임대인에게 결의 여부 확인을 요구할 수 있습니다.

Q. 관리인이 일방적으로 인상을 강행하면 어떻게 대응해야 하나요?

A. 내용증명으로 결의 근거 제공을 요청하고, 응하지 않으면 인상분 납부를 유보한 채 채무부존재확인이나 관리비 등 반환청구 소송을 검토할 수 있습니다. 부정한 직무수행이 반복되면 집합건물법 제24조 제5항에 따라 관리인 해임을 법원에 청구하는 방법도 있습니다.