안녕하세요. [집합건물 전문/ 집합건물분쟁조정위원 출신/ 건축기사 보유] 유수완 변호사입니다.
집합건물 분쟁에서 가장 자주 문제 되는 부분 중 하나가 관리단집회가 적법하게 열렸는지 여부입니다. 아무리 다수의 찬성으로 결의가 이루어졌더라도, 절차를 위반하면 총회 결의 자체가 무효로 판단되는 사례가 적지 않습니다. 오늘은 관리단집회를 진행할 때 반드시 알아야 할 4가지를 설명해 드리려고 합니다.
1. 관리단집회의 소집주체와 소집방법
(1) 관리인에 의한 관리단집회 소집
집합건물법 제32조(정기 관리단집회) 관리인은 매년 회계연도 종료 후 3개월 이내에 정기 관리단집회를 소집하여야 한다.
집합건물법 제33조(임시 관리단집회) ① 관리인은 필요하다고 인정할 때에는 관리단집회를 소집할 수 있다.
② 구분소유자의 5분의 1 이상이 회의의 목적 사항을 구체적으로 밝혀 관리단집회의 소집을 청구하면 관리인은 관리단집회를 소집하여야 한다. 이 정수(定數)는 규약으로 감경할 수 있다.
③ 제2항의 청구가 있은 후 1주일 내에 관리인이 청구일부터 2주일 이내의 날을 관리단집회일로 하는 소집통지 절차를 밟지 아니하면 소집을 청구한 구분소유자는 법원의 허가를 받아 관리단집회를 소집할 수 있다.
관리인이 선임되어 있을 경우 관리단집회는 기본적으로 관리인에 의해 소집됩니다. 관리인은 기본적으로 매년 회계연도 종료 후 3개월 이내에 정기 관리단집회를 소집해야 하며, 그 외에도 필요하다고 인정할 경우 임시관리단 집회를 소집할 수 있으며, 구분소유자 1/5 이상의 청구를 받으면 임시관리단집회를 소집해야 합니다.
(2) 분양자에 의한 관리단집회 소집
집합건물법 제9조의3(분양자의 관리의무 등) ① 분양자는 제24조제3항에 따라 선임(選任)된 관리인이 사무를 개시(開始)할 때까지 선량한 관리자의 주의로 건물과 대지 및 부속시설을 관리하여야 한다.
② 분양자는 제28조제4항에 따른 표준규약 및 같은 조 제5항에 따른 지역별 표준규약을 참고하여 공정증서로써 규약에 상응하는 것을 정하여 분양계약을 체결하기 전에 분양을 받을 자에게 주어야 한다.
③ 분양자는 예정된 매수인의 2분의 1 이상이 이전등기를 한 때에는 규약 설정 및 관리인 선임을 위한 관리단집회(제23조에 따른 관리단의 집회를 말한다. 이하 같다)를 소집할 것을 대통령령으로 정하는 바에 따라 구분소유자에게 통지하여야 한다. 이 경우 통지받은 날부터 3개월 이내에 관리단집회를 소집할 것을 명시하여야 한다.
④ 분양자는 구분소유자가 제3항의 통지를 받은 날부터 3개월 이내에 관리단집회를 소집하지 아니하는 경우에는 지체 없이 관리단집회를 소집하여야 한다.
집합건물의 경우 시행사가 주로 분양자가 되는 경우가 많은데, 실무상 본격적으로 관리단이 형성되기 전에는 집합건물법 제9조의3에 근거해 분양자에 의해 관리행위가 이루어지는 경우가 많습니다. 분양자는 예정된 매수인의 1/2 이상이 이전등기를 한 때에는 구분소유자들에게 규약 설정 및 관리단 선임을 위한 관리단 집회를 개최하라는 취지의 통지를 해야하며, 만약 구분소유자들이 위 통지를 받은 날로부터 3개월 이내에 관리단집회를 소집하지 않을 경우 분양자 본인이 관리단집회를 소집할 수 있습니다.
(3) 구분소유자에 의한 관리단집회 소집
집합건물법 제33조(임시 관리단집회) ② 구분소유자의 5분의 1 이상이 회의의 목적 사항을 구체적으로 밝혀 관리단집회의 소집을 청구하면 관리인은 관리단집회를 소집하여야 한다. 이 정수(定數)는 규약으로 감경할 수 있다.
③ 제2항의 청구가 있은 후 1주일 내에 관리인이 청구일부터 2주일 이내의 날을 관리단집회일로 하는 소집통지 절차를 밟지 아니하면 소집을 청구한 구분소유자는 법원의 허가를 받아 관리단집회를 소집할 수 있다.
④ 관리인이 없는 경우에는 구분소유자의 5분의 1 이상은 관리단집회를 소집할 수 있다. 이 정수는 규약으로 감경할 수 있다.
원칙적으로 구분소유자들은 자체적으로 관리단집회를 소집할 수 없습니다. 다만, 다음과 같은 특수한 경우에 한하여 구분소유자가 관리단집회를 소집할 수 있습니다.
구분소유자의 1/5이상이 회의의 목적사항을 구체적으로 밝혀 관리인에게 관리단집회의 소집을 청구하였으나, 관리인이 그로부터 1주일 이내에 관리단집회 소집통지를 하지 않았고, 이를 이유로 소집청구를 한 구분소유자가 관할법원에 관리단집회 소집허가청구를 하여 인용결정을 받은 경우
관리인이 존재하지 않아 구분소유자 1/5이상(규약으로 감경 가능)의 구분소유자의 의사합치가 이루어져 관리단집회를 개최하고자 하는 경우
2. 관리단집회 소집통지
(1) 소집통지의 대상
관리단집회 소집통지는 총회의 효력을 좌우하는 핵심 단계입니다. 소집통지는 모든 구분소유자에 대하여 이루어 져야 하며, 특히 안건이 관리인의 선임 및 해임과 관련된 경우에는 집합건물법 제24조 제4항에 따 구분소유자 외 점유자(임차인)에게도 소집통지를 해야합니다. 특정 구분소유자를 배제하거나 일부 구분소유자에게만 통지한 경우 관리단집회결의는 무효로 판단될 가능성이 매우 큽니다.
(2) 소집통지의 내용
관리단집회 소집통지에는 총회 목적, 구체적인 안건, 의결권 행사 방법(직접 참석, 위임 등)이 반드시 포함되어야 합니다.
특히 안건에 관리규약의 제정·개정이 포함되어 있다면 그 제정안 또는 개정안의 취지와 내용을 첨부하여 통지해야 합니다. 절차를 지키지 않으면,설령 과반수 이상의 찬성으로 결의가 이루어졌더라도 총회 결의가 무효화될 수 있습니다.
3. 관리단집회에서 위임장 활용
현실적으로 모든 구분소유자가 한자리에 모여 관리단집회를 여는 것은 거의 불가능합니다.
따라서 실무에서는 위임장에 의한 의결권 행사가 일반적입니다.
(1) 위임장 필수 기재사항
위임장에는 다음 사항이 명확히 기재되어야 추후 분쟁 시 효력을 부정 당할 위험을 줄일 수 있습니다.
위임인
위임 사항 : 어느 관리단집회에서 어떻게 의결권을 행사하는지에 대해 최대한 자세히 기술하면 좋습니다.
위임 범위 : 막연하게 포괄적으로 위임하면 안되고, 구체적으로 위임의 범위가 어디까지인지 명시하여야 합니다.
(2) 위임장의 진정성립
실무에서 위임장의 진정성립 여부로 총회결의 효력이 갈리는 경우도 적지 않습니다. 위임장의 진정성립이란 위임장이 실제 위임인의 의사에 따라 작성된 것인지, 위임장이 위조되거나 변제된 것은 아닌지의 문제입니다. 따라서 위임장을 작성할 때 아래 사항을 염두에 두시면 좋습니다.
자필 서명, 날인
신분증 사본 첨부
위임 경위에 대한 입증자료
4. 관리단집회 진행방법
(1) 관리단 집회 개회
소집권자나 임시진행자가 개회를 선언하고 집회 성립여부를 확인합니다.
(2) 의장 선출
관리인이 존재하면 통상 관리인이 의장이 되고, 관리인이 없다면 구분소유자 중 의장이 선출됩니다.
(3) 출석 및 의결권 확인
가장 핵심적인 절차로 집회에 출석한 구분소유자 수를 확인하고 전유면적 기준으로 한 의결권 비율을 확인합니다. 더불어 위임장을 제출한 구분소유자가 있다면 위임장의 진정성립 여부를 확인합니다.
(4) 안건 상정 및 심의
이 때 당초 소집통지된 안건에 대해서만 상정이 가능하며, 해당 안건에 대해 구분소유자들의 심의가 이루어집니다.
(5) 표결 및 결과선언
안건 발표 후 구분소유자들의 투표가 이루어집니다. 표결방식은 거수, 기명투표 등 크게 제한이 없고 서면결의서와 병행이 가능합니다. 표결은 안건에 따라 다음의 기준으로 계산되며, 정족수 이상이면 해당 안건은 의결되며, 정족수 미달이면 그 안건은 의결 불가입니다.
일반결의 → 구분소유자 과반수 + 의결권 과반수
특별결의 → 3/4 또는 4/5 등 (사안별 상이)
의장은 의결이 확정되면 결과를 선언합니다.
(6) 의사록 작성
의사록에는 다음과 같은 사항이 작성되어야 하고 의장 및 구분소유자 2인 이상의 서명 내지 날인이 필요합니다.
일시, 장소
출석자
의결권 현황
안건별 표결 결과
추후 관리단집회 의결의 효력에 다툼이 생겼을 경우 의사록이 핵심 증거가 되는 경우가 많기에 의사록은 매우 중요합니다.
관리단집회와 관리단총회 절차에 관한 집합건물법 규정은 대부분 강행규정으로 해석됩니다. 즉, “대충 했지만 다수 찬성이 있었으니 괜찮다”는 논리는 법원에서 받아들여지지 않는 경우가 많습니다. 관리단집회는 결과보다 절차가 훨씬 중요하고, 절차 위반은 곧 총회 무효로 이어질 수 있습니다. 처음부터 법에서 정한 절차를 철저히 지키는 것이 불필요한 분쟁과 소송을 예방하는 가장 확실한 방법입니다. 관리단 분쟁은 법리와 실무에 모두 능통한 전문가가 해결할 수 있습니다. 관리단 분쟁은 집합건물분쟁조정위원 출신 변호사, 부동산 전문 변호사 유수완 변호사에게 문의 바랍니다.
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