시행사가 정한 상가 관리업체를 구분소유자가 바꿀 수 있나요 

상가를 분양받아 입점하고 보니, 시행사가 미리 정해 둔 관리업체가 그대로 관리를 맡고 있는 경우가 많습니다. 관리비는 예상보다 높은데 청소·시설 점검·주차 관리 내역은 불투명하고, 구분소유자들이 의견을 모아도 "이미 계약이 되어 있다"는 답만 돌아오는 일이 흔합니다. 업체를 바꾸고 싶어도 누가, 어떤 절차로 결정해야 하는지 몰라 몇 년씩 그대로 두는 분들도 적지 않습니다.

먼저 전체를 짚어보겠습니다: 시행사가 정한 관리업체, 관리단이 구성되면 바꿀 수 있습니다

결론부터 말씀드리면, 시행사(분양자)가 관리업체를 정해 둔 것은 어디까지나 임시 관리입니다. 건물에 구분소유 관계가 성립하면 구분소유자 전원을 구성원으로 하는 관리단이 법률상 당연히 설립되고(집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률 제23조 제1항), 그 이후 건물 관리의 주체는 시행사가 아니라 관리단입니다.

분양자는 관리인이 선임되어 사무를 시작할 때까지만 선량한 관리자의 주의로 건물과 대지, 부속시설을 관리할 의무를 집니다(같은 법 제9조의3 제1항). 즉 시행사가 업체를 지정해 관리하는 기간은 관리단이 제 기능을 하기 전의 과도기이고, 구분소유자들이 관리단집회를 열어 관리인을 선임하고 관리 방식을 정하면 그 지위는 끝납니다.

다만 "바꿀 수 있다"와 "당장 바꿀 수 있다"는 다릅니다. 업체 교체는 관리단집회의 결의라는 절차를 거쳐야 하고, 기존 업체와 맺은 계약이 어느 쪽 명의인지, 분양계약이나 규약에 관리업체를 지정하는 조항이 들어 있는지에 따라 풀어야 할 순서가 달라집니다.

법은 이렇게 판단합니다: 관리인 선임·규약·위탁계약 해지, 세 갈래로 나눠 봅니다

첫 번째 쟁점은 누가 관리단집회를 소집하느냐입니다. 분양자는 예정된 매수인의 2분의 1 이상이 이전등기를 한 때에는 규약 설정과 관리인 선임을 위한 관리단집회를 소집하겠다는 통지를 구분소유자에게 해야 하고, 그 통지에는 통지받은 날부터 3개월 이내에 집회를 소집한다는 점을 명시해야 합니다(같은 법 제9조의3 제3항). 구분소유자들이 그 기간 안에 집회를 소집하지 않으면 분양자가 지체 없이 직접 소집해야 합니다(같은 조 제4항). 시행사가 이 절차를 밀어 두고 있다면 구분소유자 쪽에서 움직일 수 있습니다. 관리인이 없는 경우 구분소유자의 5분의 1 이상이 관리단집회를 소집할 수 있고(같은 법 제33조 제4항), 관리인이 있어도 구분소유자 5분의 1 이상이 회의 목적 사항을 구체적으로 밝혀 소집을 청구하면 관리인은 집회를 소집해야 합니다(같은 조 제2항). 청구 후 1주일 안에 관리인이 청구일부터 2주일 이내의 날을 집회일로 하는 소집통지 절차를 밟지 않으면, 청구한 구분소유자들이 법원의 허가를 받아 직접 소집할 수 있습니다(같은 조 제3항).

두 번째 쟁점은 어떤 정족수로 결의하느냐입니다. 관리인은 관리단집회의 결의로 선임되거나 해임되고(같은 법 제24조 제3항), 구분소유자가 10인 이상이면 관리인을 반드시 선임해야 합니다(같은 조 제1항). 공용부분의 관리에 관한 사항은 통상의 집회결의, 즉 구분소유자의 과반수 및 의결권의 과반수로 결정합니다(같은 법 제16조 제1항, 제38조 제1항). 의결권은 규약에 특별한 정함이 없으면 전유부분의 지분비율(면적 비율)에 따르므로, 머릿수와 면적 비율 두 가지를 모두 충족해야 한다는 점이 상가에서 자주 걸림돌이 됩니다. 시행사가 미분양 호실을 다수 보유하고 있으면 시행사의 의결권만으로 과반수가 막힐 수 있기 때문입니다. 반대로 의결권은 서면, 전자적 방법 또는 대리인을 통해서도 행사할 수 있어서(같은 법 제38조 제2항), 집회에 직접 나오지 못하는 소유자의 표를 위임장·서면결의서로 모으는 것이 실무에서 결정적입니다.

세 번째 쟁점은 규약에 관리업체 지정 조항이 있는 경우입니다. 분양자는 분양계약 전에 공정증서로 규약에 상응하는 것을 정해 분양받을 자에게 주어야 하는데(같은 법 제9조의3 제2항), 여기에 "관리는 시행사가 지정하는 업체에 위탁한다"는 취지가 들어 있는 경우가 있습니다. 이 조항을 바꾸려면 규약의 변경이므로 관리단집회에서 구분소유자의 4분의 3 이상 및 의결권의 4분의 3 이상의 찬성이 필요하고, 일부 구분소유자의 권리에 특별한 영향을 미치면 그 소유자의 승낙도 받아야 합니다(같은 법 제29조 제1항). 서면이나 전자적 방법으로 4분의 3 이상이 합의하면 집회를 열지 않고도 결의한 것으로 봅니다(같은 법 제41조 제1항). 다만 규약 조항이라 하더라도 관리단집회의 결의 사항(같은 법 제31조)인 관리 방식 자체를 구분소유자들의 의사와 상관없이 시행사가 영구히 쥐도록 하는 것은 정당화되기 어렵다는 점에서, 조항의 문구와 취지를 따져 보아야 합니다.

네 번째로, 결의가 되었더라도 기존 위탁계약 자체는 별개로 정리해야 합니다. 시행사가 업체와 맺은 계약은 원칙적으로 시행사와 업체 사이의 계약이어서, 관리단이 당연히 그 당사자가 되는 것은 아닙니다. 관리단이 새로 구성되어 업체와 계약을 승계하거나 새로 맺은 경우라면 그 계약서의 해지 조항(해지 사유, 사전 통지 기간, 위약금)이 기준이 됩니다. 관리업무 위탁이 위임의 성격을 띠는 경우 민법상 각 당사자는 언제든지 계약을 해지할 수 있지만, 상대방에게 불리한 시기에 해지하면 부득이한 사유가 없는 한 손해를 배상해야 합니다(민법 제689조). 따라서 "결의했으니 내일부터 나가라"고 통보하는 방식은 분쟁을 키우기 쉽고, 해지 통지 시점과 인수인계 기간을 계약서와 함께 맞춰야 합니다.

마지막으로 관리인 자체에 문제가 있는 경우입니다. 시행사 측 인사가 관리인으로 있으면서 업체 교체를 막는다면, 관리인에게 부정한 행위나 그 밖에 직무를 수행하기에 적합하지 않은 사정이 있을 때 각 구분소유자는 법원에 해임을 청구할 수 있습니다(집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률 제24조 제5항). 또 이해관계인은 관리인에게 업무 보고 자료와 장부, 증빙서류의 열람·등본 교부를 청구할 수 있어서(같은 법 제26조 제3항), 관리비가 어디에 얼마나 쓰였는지, 업체에 지급된 대금이 적정한지를 확인하는 근거가 됩니다. 전유부분이 50개 이상인 건물의 관리인은 금원의 징수·보관·사용에 관한 장부를 월별로 작성해 증빙과 함께 5년간 보관해야 합니다(같은 조 제2항).

김상훈 변호사의 대응, 이렇게: 현황 파악부터 집회 결의·계약 정리까지 다섯 단계

상가 관리업체를 바꾸려는 경우, 실제로는 다음 순서로 진행합니다.

• 관리 현황과 서류부터 확보 — 분양계약서, 분양 당시 받은 규약(공정증서) 사본, 관리업체와의 위탁계약서, 관리인 선임 여부, 이전등기 비율, 시행사의 미분양 보유 호실 수를 먼저 확인합니다. 어느 서류에 "시행사 지정 업체" 문구가 있는지에 따라 필요한 정족수가 과반수인지 4분의 3인지 갈리기 때문입니다.

• 관리단집회 소집 요건 충족 — 관리인이 없다면 구분소유자 5분의 1 이상의 동의로 직접 소집하고, 관리인이 있으면 5분의 1 이상이 안건을 구체적으로 적어 소집을 청구합니다. 소집통지에는 서면·전자적 방법·대리인으로 의결권을 행사할 수 있다는 점과 구체적 방법을 반드시 적어야 하며(같은 법 제38조 제3항), 통지 절차에 하자가 있으면 결의 자체가 다퉈질 수 있어 이 부분을 가장 꼼꼼히 점검합니다.

• 안건을 나눠 결의 — 관리인 선임(또는 해임)과 관리업체 교체는 과반수, 규약 조항 변경은 4분의 3 이상으로 정족수가 다르므로 한 묶음으로 올리지 않습니다. 의사록은 의장과 구분소유자 2인 이상이 서명날인해야 하므로(같은 법 제39조 제3항) 결의 직후 빠짐없이 작성해 둡니다.

• 기존 업체와의 계약 정리 — 해지 조항과 통지 기간을 확인해 내용증명으로 해지·종료를 통지하고, 인수인계 범위(관리비 수납 내역, 장비 및 열쇠, 하자·점검 이력, 예치금)를 서면으로 정합니다. 미지급 대금이나 위약금 주장이 나오면 계약서 근거가 있는지 먼저 따져 필요 이상으로 양보하지 않습니다.

• 시행사가 협조하지 않을 때의 법적 수단 — 시행사가 집회 소집을 막거나 정보를 주지 않으면 소집 허가 신청, 관리인 해임 청구, 장부 열람 청구, 필요하면 관리비 정산·반환을 구하는 소송까지 단계적으로 진행합니다.

망설이는 사이, 시간은 불리해집니다: 관리단 구성과 정족수 확보가 먼저입니다

시행사가 정한 관리업체는 관리단이 구성되고 구분소유자들이 정족수를 갖춰 결의하면 바꿀 수 있습니다. 다만 업체를 바꾸는 일은 소집 요건, 의결 정족수, 기존 계약 정리가 모두 맞아야 가능하고, 하나라도 어긋나면 결의의 효력을 다투는 분쟁으로 번질 수 있습니다.

그 사이 관리비는 계속 부과되고, 시행사 보유 호실이 분양되어 소유자 구성이 바뀌면 필요한 의결권 계산도 달라집니다. 분양계약서와 규약, 위탁계약서를 먼저 확인하고 정족수 계산부터 해 보시기 바랍니다.

법률 문제는 초기 대응이 중요합니다. 도움이 필요하시면 언제든 김상훈 변호사에게 문의해 주시기 바랍니다.