지역주택조합 서면결의서만 제출해도 총회 의결이 유효할까? 

안녕하세요,

법무법인 심 대표변호사 심준섭입니다.

지역주택조합 총회에서 서면결의서를 이용해 의결권을 행사하는 것 자체가 항상 금지되는 것은 아닙니다. 조합규약에서 서면의결 절차를 인정하고 있다면 조합원은 정해진 방식에 따라 찬성 또는 반대 의사를 표시할 수 있습니다.

다만 서면으로 의결권을 행사할 수 있다는 것과 총회에 필요한 직접출석 인원을 충족했다는 것은 별개의 문제입니다.

현행 주택법령은 일반적인 총회의 경우 조합원 10% 이상이 직접 출석하도록 하고 있습니다. 창립총회 또는 법령에서 반드시 총회의 의결을 거치도록 정한 중요 사항을 의결하는 경우에는 20% 이상의 직접출석이 필요합니다.

따라서 서면결의서를 충분히 확보해 전체 의결정족수를 충족했더라도 실제 직접출석 조합원이 법정 기준에 미달했다면 총회 절차와 해당 결의의 효력이 다투어질 수 있습니다.

지역주택조합 총회에서 서면결의서를 제출하는 것 자체가 문제일까요?

지역주택조합에서는 조합원이 많고 거주지역도 서로 다르기 때문에 총회에 모든 조합원이 직접 참석하기 어려운 경우가 많습니다.

그래서 총회 전에 안건을 안내하고 찬성 또는 반대에 표시하도록 하는 서면결의 방식이 활용되기도 합니다.

현행 주택법령은 총회의 의결이 필요한 사항과 의결정족수, 의결절차 등을 조합규약에 포함하도록 하고 있습니다.

따라서 해당 조합의 규약이 서면에 의한 의결권 행사를 인정하고 있고 그 절차를 제대로 따랐다면 서면결의라는 이유만으로 곧바로 의결권 행사가 부정되는 것은 아닙니다.

그러나 서면결의의 유효성과 총회의 직접출석 요건은 구별해야 합니다.

법령은 총회 의결 과정에서 일정 비율의 조합원이 직접 참석하도록 별도의 기준을 두고 있습니다.

이는 조합원 대부분이 총회에 나오지 않은 상태에서 서면결의만으로 중요한 안건이 처리되는 것을 제한하고 총회 과정에서 조합원의 의사가 실질적으로 반영되도록 하기 위한 장치로 볼 수 있습니다.

예를 들어 조합원 500명 가운데 400명이 서면결의서를 제출했다고 가정해보겠습니다.

전체 의결정족수만 보면 충분해 보일 수 있지만, 실제 총회 현장에 조합원 본인이 몇 명 참석했는지는 별도로 확인해야 합니다.

직접출석자가 법정 기준보다 부족하다면 서면결의서가 많다는 사실만으로 직접출석 요건을 보완할 수는 없습니다.

따라서 지역주택조합 총회의 적법성을 확인하려면 전체 찬반 숫자뿐 아니라 서면결의자와 직접출석자를 구분해서 살펴봐야 합니다.

지역주택조합 총회의 직접출석 10%와 20% 기준은 어떻게 구분할까요?

현행 주택법 시행령은 일반적인 총회 의결의 경우 조합원 10% 이상이 직접 출석하도록 규정하고 있습니다.

조합원이 500명이라면 최소 50명 이상의 조합원이 직접 참석해야 하는 것입니다.

그러나 창립총회 또는 법령에서 반드시 총회의 의결을 거치도록 정한 중요 사항을 처리하는 총회에서는 기준이 높아집니다. 이러한 경우에는 조합원 20% 이상이 직접 출석해야 합니다.

조합규약의 변경, 자금의 차입과 그 방법, 예산 외에 조합원에게 부담이 되는 계약, 업무대행자 관련 중요 계약, 시공자 관련 계약, 조합임원의 선임과 해임, 사업비 분담 명세, 예산안, 조합 해산 등은 법령상 반드시 총회 의결이 필요한 사항인지 구체적으로 확인해야 합니다.

따라서 총회 결과에서 찬성표가 과반수를 넘었다는 사실만으로 결의가 적법하다고 판단해서는 안 됩니다.

예를 들어 법령상 20%의 직접출석이 필요한 안건인데 실제 조합원 본인의 현장 참석률이 15%에 불과하고 나머지 의결권이 서면으로 행사됐다면 직접출석 요건이 문제될 수 있습니다.

반대로 직접출석 기준을 충족했다고 해서 총회 결의가 언제나 유효한 것도 아닙니다.

총회 소집절차와 안건 통지가 적절했는지, 조합규약에서 정한 의결정족수를 충족했는지,

실제 의결된 내용과 사전에 안내된 안건이 일치하는지,

서면결의서의 작성과 집계에 문제가 없는지 등 다른 절차도 함께 확인해야 합니다.

따라서 총회 결의의 효력을 검토할 때는 직접출석 비율을 중요한 기준으로 보되 그것 하나만으로 결론을 내리기보다 전체 총회 절차를 확인하는 것이 필요합니다.

조합원 대신 대리인이 총회에 참석하면 직접출석으로 계산할 수 있을까요?

조합원이 총회에 참석하기 어려워 가족이나 다른 사람에게 위임장을 작성해주고 대신 참석하도록 하는 경우가 있습니다.

이 경우 대리인이 총회장에 실제로 참석했기 때문에 직접출석 인원에 포함할 수 있는지가 문제가 됩니다.

주택조합의 법정 직접출석 요건에서 말하는 직접출석은 조합원 본인의 출석을 의미하는 것으로 해석되고 있습니다. 따라서 대리인이 조합원을 대신해 현장에 참석했다고 하더라도 이를 조합원 본인의 직접출석으로 계산하기는 어렵습니다.

예를 들어 조합원 500명인 일반 총회에서 10%인 50명의 직접출석이 필요하다고 가정해보겠습니다.

조합원 본인이 직접 참석한 사람은 30명이고 나머지 20명은 위임장을 받은 대리인이라면 현장에 총 50명이 있다는 이유만으로 직접출석 요건을 충족했다고 보기는 어렵습니다.

여기서도 두 가지 문제를 구분해야 합니다.

대리인이 조합원을 대신해 의결권을 행사할 수 있는지는 조합규약과 위임절차 등을 확인해야 하는 별개의 문제입니다.

대리인을 통한 의결권 행사가 가능하더라도 그 대리인을 법령상 10% 또는 20%의 직접출석 조합원으로 계산할 수 있다는 의미는 아닙니다.

따라서 총회 참석자 명부를 검토할 때는 단순한 현장 인원만 확인할 것이 아니라 조합원 본인, 대리인, 서면결의자를 구분해서 확인할 필요가 있습니다.

서면결의가 많은 지역주택조합 총회는 어떤 자료를 확인해야 할까요?

서면결의가 총회 의결의 상당 부분을 차지했다면 먼저 총회 소집통지서와 조합규약을 확인하는 것이 좋습니다.

총회 일시와 장소, 의결하려는 안건이 사전에 제대로 안내됐는지 살펴보고 해당 조합규약이 서면에 의한 의결권 행사를 어떤 방식으로 정하고 있는지도 확인해야 합니다.

다음으로 직접출석자 수를 확인해야 합니다.

총 조합원 수가 몇 명인지, 해당 안건에 10%와 20% 중 어느 직접출석 기준이 적용되는지, 실제 현장에 참석한 조합원 본인이 몇 명인지 구분해야 합니다.

서면결의자나 위임장을 제출한 대리인을 직접출석자 숫자에 포함해 계산하지 않았는지도 중요한 확인사항입니다.

서면결의서 자체의 작성 과정도 살펴볼 필요가 있습니다.

조합원이 실제 안건을 확인한 뒤 찬반 의사를 표시했는지, 서면결의서에 적힌 안건과 실제 총회에서 의결한 내용이 일치하는지, 서면결의서 집계 과정에 문제가 없는지를 확인해야 합니다.

특히 중요한 사업비 변경이나 자금 차입, 조합원 부담 증가와 관련된 안건이라면 단순히 최종 찬성 숫자만 확인하기보다 의결과정 전체를 살펴볼 필요가 있습니다.

현행 주택법은 조합총회 의사록을 공개 대상 자료로 정하고 있습니다. 또한 조합원이 주택조합사업 시행에 관한 자료의 열람과 복사를 요청한 경우 법에서 정한 범위에서는 원칙적으로 15일 이내에 요청에 따라야 합니다.

따라서 총회 결의에 의문이 있다면 조합규약, 총회 소집통지서, 서면결의서, 위임장, 총회 의사록, 의결결과와 참석자 관련 자료를 가능한 범위에서 확보한 뒤 검토하는 것이 좋습니다.

마치며

지역주택조합 총회에서 서면결의서를 제출하는 것 자체가 항상 금지되는 것은 아닙니다.

그러나 서면결의가 가능하다는 이유만으로 법에서 요구하는 직접출석 기준까지 대신할 수는 없습니다.

따라서 총회 결의에 문제가 있다고 생각한다면 찬성과 반대 숫자만 볼 것이 아니라 직접출석자 수,

안건의 종류, 조합규약, 서면결의 절차를 함께 확인해야 합니다.

자주 묻는 질문

Q. 지역주택조합 총회에 가지 않고 서면결의서만 제출해도 되나요?

조합규약에서 서면에 의한 의결권 행사를 인정하고 있고 정해진 절차를 따랐다면 서면으로 의결권을 행사할 수 있습니다. 다만 별도로 법에서 요구하는 직접출석 인원은 충족해야 합니다.

Q. 서면결의서를 많이 받으면 직접출석 10% 기준을 채울 수 있나요?

그렇지 않습니다. 서면으로 의결권을 행사한 조합원과 총회에 직접 참석한 조합원은 직접출석 기준을 판단할 때 구분해야 합니다.

Q. 가족에게 위임장을 주고 대신 총회에 보내면 직접출석으로 인정되나요?

대리인의 참석은 법령상 직접출석 조합원 수에 포함되지 않는 것으로 해석됩니다. 대리인을 통한 의결권 행사 가능 여부는 조합규약과 위임절차를 별도로 확인해야 합니다.

Q. 직접출석 인원이 부족하면 총회 결의는 무조건 무효인가요?

직접출석 요건을 충족하지 못했다면 법령상 총회 절차 위반이 문제되어 결의의 효력이 다투어질 수 있습니다. 다만 구체적인 효력을 판단하려면 안건의 종류와 조합규약, 실제 참석자 수, 의결정족수와 전체 총회 절차를 함께 검토해야 합니다.