오피스텔관리단 구성, 처음 한 번을 제대로 해야 합니다 

안녕하세요, 이현조 변호사입니다.

저희 오피스텔에는 관리단이 없는데, 어떻게 만들어야 하나요?

이런 질문을 가지고 찾아오시는 분들이 많습니다. 그런데 사실 이 질문 자체에 이미 오해가 담겨 있습니다.

집합건물인 오피스텔에는 구분소유 관계가 성립하는 순간, 별도의 창립 절차 없이 법률상 관리단이 이미 존재합니다. 만들어야 하는 것이 아니라 이미 존재하는 관리단을 실질적으로 작동시켜야 하는 것입니다.

문제는 많은 오피스텔이 관리단을 실질적으로 운영하지 못한 채, 시행사나 분양사가 임의로 선정한 관리업체에 의해 수년째 운영되고 있다는 점입니다.

관리단집회 한 번 열린 적 없이 관리비가 부과되고 적법한 선임 절차 없이 관리인이 업무를 수행하는 구조입니다. 이는 구분소유자의 권리가 사실상 행사되지 못하고 있는 상태입니다.

관리단을 제대로 운영하기 시작해야 비로소 관리비 부과 기준을 구분소유자가 직접 결정하고 관리업체를 선택하고, 회계를 투명하게 감시할 수 있습니다. 그리고 그 출발점은 관리단집회를 적법하게 여는 것입니다.

시작 전에 현황부터 파악해야 합니다

무작정 집회부터 열려고 하시는 분들이 있는데, 그 전에 먼저 확인해야 할 것들이 있습니다.

현재까지 관리단집회가 열린 적이 있는지, 적법하게 관리인이 선임된 적이 있는지, 집합건물관리규약이 존재하는지를 먼저 확인해야 합니다.

오피스텔의 경우 분양 초기에 시행사가 임의로 관리인을 선임하거나 관리업체를 지정한 경우가 많기 때문에 현황을 정확히 파악하지 않으면 이후 절차가 꼬이게 됩니다.

현황 파악이 끝나면 등기부등본을 통해 각 호실의 소유자를 확인하고 연락처를 확보하는 작업이 필요합니다. 구분소유자 명부 없이는 소집 통지 자체가 불가능하기 때문입니다.

관리단집회, 이렇게 준비해야 합니다

뜻을 함께하는 구분소유자들이 먼저 모여야 합니다. 구분소유자 5분의 1 이상이 동의하면 관리단집회 소집을 청구할 수 있습니다.

집회에서 관리규약을 제정하려면 사전에 초안을 마련해야 합니다. 관리비 부과 기준, 관리인의 권한과 의무, 집회 운영 방식 등을 담은 규약 초안을 구분소유자들이 미리 검토할 수 있도록 배포하는 것이 좋습니다.

소집 통지는 집회 개최 최소 1주일 전에 구분소유자 전원에게 일시·장소·안건을 명시하여 발송해야 합니다. 오피스텔은 구분소유자 수가 많아 통지 누락이 생기기 쉽습니다. 한 명이라도 빠지면 이후 결의 효력을 다투는 빌미가 됩니다.

오피스텔에서 가장 어려운 부분이 의결정족수 확보입니다.

실거주자보다 투자 목적 소유자가 많아 집회 참석률이 낮고, 정족수를 채우지 못해 집회가 무산되는 경우도 적지 않습니다.

관리인 선임은 과반수, 관리규약 제정·변경은 4분의 3 이상의 찬성이 필요합니다.

직접 참석이 어려운 구분소유자를 위한 위임장을 사전에 충분히 확보하는 것이 핵심입니다. 다만 위임장의 형식 요건과 대리인 자격을 꼼꼼히 검토해야 나중에 의결권 효력 문제가 생기지 않습니다.

집회 당일에는 의장 선출, 안건 상정, 토론, 표결 순서로 진행합니다. 반대 구분소유자의 이의 제기나 돌발 상황에도 절차적 하자 없이 대응해야 합니다.

집회가 끝나면 반드시 의사록을 작성하고 의장과 구분소유자 2인 이상의 서명을 받아 보관해야 합니다. 의사록은 관리인 선임의 효력을 증명하는 핵심 서류입니다.

관리인 선임, 이것만은 알아두세요

적법하게 선임된 관리인은 공용부분 관리, 관리비 부과·징수, 관리업체와의 계약 체결 등 관리단을 대표하는 업무를 수행합니다. 관리인은 반드시 구분소유자일 필요는 없으며, 법인도 관리인이 될 수 있습니다.

그러나 관리단집회 절차를 제대로 거치지 않은 선임은 효력이 부정될 수 있습니다.

선임 무효 확인 소송이나 직무집행정지 가처분으로 이어지면 관리단 운영 전체가 마비됩니다.

또한 관리인의 임기는 관리규약으로 정하며, 임기 만료 후 아무런 조치 없이 업무를 계속하면 권한 없는 행위가 됩니다. 임기 관리도 소홀히 해서는 안 됩니다.

오피스텔 관리단에서 반복되는 문제들

실무에서 자주 확인되는 상황들을 정리해 드립니다.

분양 초기에 시행사가 임의로 선정한 관리업체가 수년째 운영되는 경우, 구분소유자들은 관리비 부과 기준을 알 수 없고 관리업체 교체도 사실상 불가능한 상황에 놓입니다. 이 경우 관리단집회를 열어 관리인 선임부터 다시 시작해야 합니다.

관리단집회를 거치지 않고 관리인이나 관리업체가 임의로 결정한 관리비 인상, 업체 계약, 공사 발주 등은 법적 효력이 없습니다. 소급하여 문제를 제기하는 것도 가능합니다.

관리규약이 없는 오피스텔도 많습니다. 규약이 없으면 관리비 부과 기준, 관리인 권한 범위 등 모든 것이 불분명해지고, 분쟁이 발생했을 때 해결의 기준 자체가 없어집니다.

마치며

오피스텔 관리단은 처음 한 번을 제대로 만들어야 이후 분쟁 없이 운영할 수 있습니다. 절차가 허술한 집회는 언제든 상대방의 공격 대상이 됩니다. 반대로 처음부터 적법하게 구성된 관리단은 흔들리지 않습니다.

관리단 구성을 처음 준비하고 계신 분, 또는 기존 관리 구조에 문제가 있다고 느끼시는 분 모두 언제든지 상담을 통해 현황을 함께 점검해 드리겠습니다.