조건은 바꿨는데 계약서를 못 줬다면, 지금 줘도 늦지 않을까요 

뒤늦게 교부하면 정리되는 것 아닙니까

근로조건이 바뀐 직원에게 변경 근로계약서를 교부하지 못한 채 노동청 진정 소식이 들려왔다면, 인사담당자는 지금이라도 계약서를 써서 주면 정리되는 것 아니냐고 묻게 됩니다.

이 질문을 받을 때마다 먼저 확인하는 것이 있습니다. 서면 교부 의무가 언제 발생했고, 그 시점에 무엇이 이행되었는지입니다. 답부터 말씀드리면 뒤늦은 교부로 이미 성립한 위반이 사라지지는 않습니다. 다만 교부가 시정으로 평가되어 사건이 종결되는 구조가 있으므로, 무엇이 정리되고 무엇이 남는지를 구분해서 보셔야 합니다.

변경된 조건도 교부해야 합니다

근로기준법 제17조 제1항은 "사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다"고 정합니다. 서면 교부의 시기에 관해 법원은 이 문언을 근거로 근로계약을 체결할 때가 기준이라고 보았습니다. 명시 대상 근로조건의 범위, 변경 시 명시 문언, 서면 교부 대상은 [법령확인-A: 제17조 제1항의 명시 대상·변경 시 명시 문언 및 제2항의 서면 교부 대상]로 확정합니다.

이 의무는 최초 체결로 끝나지 않습니다. 법원은 근로조건이 변경될 무렵 서면을 교부하지 않은 사실과, 다른 변경 시점에 계약서 초안에 서명만 받고 완성된 계약서를 교부하지 않은 사실을 각각 인정해 근로기준법 위반을 유죄로 판단했습니다. 회사는 기간이 정해진 계약서가 이미 있어 변경 시 재작성해야 하는지 몰랐다고 주장했으나 받아들여지지 않았습니다. 최초 계약서가 있다는 사정만으로는 변경분의 미교부가 정당화되지 않았습니다.

재판에서는 이 위반에 근로기준법 제114조 제1호가 적용되어 벌금형이 선택된 사례가 있습니다. 과태료가 아니라 형사처벌 대상이라는 점이 이 문제의 성격이며, 법정형은 [법령확인-C: 제114조 제1호의 법정형]로 확정합니다.

진정 이후의 교부는 시정일 뿐입니다

노동청에 미교부 민원이 제기된 뒤에야 등기우편으로 계약서를 발송한 사안에서, 법원은 이를 교부 의무를 제대로 이행한 것으로 볼 수 없다는 취지로 판단했습니다. 위반이 성립하는 시점은 근로조건이 변경된 무렵이고, 진정 이후의 교부는 사후적 시정에 해당합니다.

근로감독관 집무규정 제40조에 따르면 근로감독관은 조사 후 법 위반 사실이 확인되면 사용자에게 시정기간을 정해 서면으로 시정을 지시합니다. 기한 내에 시정이 완료되면 내사종결(수사로 나아가지 않고 사건을 마치는 처리)하고, 시정되지 않으면 범죄인지 보고 후 수사에 착수하거나 과태료를 부과합니다.

따라서 조사 도중의 교부는 시정 완료로 평가되어 사건이 종결될 수 있습니다. 다만 종결 여부는 조사 결과와 기한 내 이행 여부에 따라 달라지며, 시정기간의 길이와 지시 방식은 [규정확인-E: 집무규정 제40조 원문 대조]로 확정합니다. 종결되더라도 위반 사실이 확인되었다는 기록은 남을 수 있고, 이후 부당해고나 임금 분쟁 등 다른 분쟁에서 불리한 정황으로 작용할 수 있습니다. 또한 교부로 정리되는 것은 서면 의무에 한정되고, 임금 등 변경된 조건의 실질 이행 문제는 그대로 남습니다.

교부에 앞서 확인할 실무 사항

기업은 먼저 접수된 진정의 기재 범위가 미교부에 한정되는지, 임금 등 실질 청구를 함께 담고 있는지 확인해야 합니다. 조사는 진정 내용에 기재된 범위를 중심으로 진행되기 때문입니다. 이어 변경된 근로조건의 내용과 변경 시점을 정리하고, 서면에 적는 조건이 실제 적용되어 온 내용과 일치하는지 대조해야 합니다.

근로기준법 제19조는 명시된 근로조건이 사실과 다르면 근로자가 손해배상을 청구하거나 근로계약을 즉시 해제할 수 있다고 정하며, 노동위원회 신청 경로도 마련되어 있습니다. 재촉에 쫓겨 실제와 다르게 기재하면 별개의 분쟁을 만드는 선택이 될 수 있습니다.

교부는 수령 시점이 객관적으로 남는 방식으로 진행해야 합니다. 교부 확인서에 실제 수령일을 기재하거나 등기우편·택배 수령 기록을 남기는 방법이 있습니다. 서명만 받고 완성된 계약서를 전달하지 않는 것은 그 자체로 위반이 인정된 유형이므로, 담당 직원에게 맡겼더라도 완성본 한 부가 근로자에게 실제 전달되었는지 회사가 확인해야 합니다. 작성일자와 실제 교부일자는 구분해 기록하고 지연 경위도 남겨 두어야 합니다.

근로기준법 제42조에 따라 사용자는 근로자 명부, 근로계약서, 임금대장 등 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다. 근로감독관은 특별사법경찰관으로서 사용자와 근로자를 심문하고 현장조사와 장부·서류 제출을 요구할 수 있습니다.

구두로만 처리된 절차는 이후 분쟁에서 회사를 보호하지 못합니다.

교부 전에 전문가 검토를 받으십시오

이런 경우라면 법률 전문가와 확인해 보시기 바랍니다. 변경된 근로조건의 범위가 불분명하거나, 이미 진정이 접수되었거나, 사후 교부를 준비 중인 경우가 이에 해당합니다. 사안의 성격에 따라 조사 방식과 조치 수위가 달라집니다. 조사 설계 단계에서 법률 전문가의 검토를 받으시면 절차상 하자로 인한 추가 리스크를 사전에 차단할 수 있습니다.