소수주주분들께서 자주 상담을 오시는 장면은 대체로 두 가지입니다.
하나는 회계장부 열람·등사 청구 등 소수주주권 행사를 검토하시다가 지분율 요건에서 막히신 경우입니다. 상법상 회계장부 청구 등은 발행주식 총수의 100분의 3 이상을 보유해야 가능한데(상법 제466조 제1항, 단 상장회사 특례 존재), 이 문턱을 넘지 못해 같은 문제의식을 가진 다른 주주들과 지분을 합치려 하지만 누가 주주인지 알 수가 없어 움직이지 못하시는 경우입니다.
다른 하나는 주주총회를 앞두고 현 경영진 측 안건에 반대하거나 특정 안건을 관철하시려는 경우입니다. 위임장을 받아 의결권을 결집하고 싶은데 주주들의 연락처는 물론 명단조차 회사가 내주지 않아 출발선에서 발이 묶이시는 상황입니다.
두 경우 모두 해답은 회계장부 청구나 주총 대응 그 자체가 아니라, 그 앞 단계에 있는 주주명부 열람·등사청구권(상법 제396조 제2항)입니다. 이 권리는 지분율 요건이 없어 1주만 가지고 있어도 행사할 수 있고, 회사가 거절하려면 정당한 사유를 회사가 증명해야 하는 구조입니다. 그럼에도 실무에서는 회사 측이 이를 거절하거나 지연시키는 경우가 많아 사건이 가처분까지 가는 일이 드물지 않습니다. 오늘은 이 청구권의 요건과 두 가지 대표적 활용 국면을 함께 짚어보겠습니다.
조문부터 — 보유 지분과 무관한 권리입니다
먼저 근거 조문을 보겠습니다.
상법 제396조(정관 등의 비치, 공시의무) ①이사는 회사의 정관, 주주총회의 의사록을 본점과 지점에, 주주명부, 사채원부를 본점에 비치하여야 한다. 이 경우 명의개서대리인을 둔 때에는 주주명부나 사채원부 또는 그 복본을 명의개서대리인의 영업소에 비치할 수 있다. ②주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 제1항의 서류의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다.
청구권자는 "주주와 회사채권자"입니다. 회계장부 청구(상법 제466조 제1항)와 달리 지분율 요건이 없습니다. 1주를 보유한 주주든, 10%를 보유한 주주든 조문상 청구 권한은 같습니다.
또한 회계장부 청구는 "이유를 붙인 서면"으로 해야 한다고 명문으로 규정되어 있지만, 주주명부 열람·등사청구권에는 그런 요건이 없습니다. 청구인이 청구 이유를 상세히 밝힐 법적 의무가 원칙적으로는 없다는 뜻입니다.
회사는 원칙적으로 거절하지 못합니다 — 증명책임의 구조
주주명부 열람·등사청구권의 실무적 핵심은 증명책임이 회사에 있다는 점입니다.
대법원은 주주 또는 회사채권자가 상법 제396조 제2항에 따라 주주명부 등의 열람·등사청구를 한 경우, 회사는 그 청구에 정당한 목적이 없는 등의 특별한 사정이 없는 한 이를 거절할 수 없고, 정당한 목적이 없다는 점에 관한 증명책임은 회사가 부담한다고 판시하고 있습니다(대법원 1997. 3. 19.자 97그7 결정).
구조를 정리하면 다음과 같습니다. 청구인(주주)은 "내가 주주다"라는 사실만 보이면 됩니다. 회사가 거절하려면 "이 청구에 정당한 목적이 없다"는 점을 회사가 직접 증명해야 합니다. 회사가 이를 증명하지 못하면 회사는 응할 의무를 집니다.
대법원은 이 청구권의 기능을 다음과 같이 정리한 바 있습니다.
주주가 주주권을 효과적으로 행사할 수 있게 함으로써 주주를 보호함과 동시에 회사의 이익을 보호하려는 데에 그 목적이 있다. 그와 함께 소수주주들로 하여금 다른 주주들과의 주주권 공동행사나 의결권 대리행사 권유 등을 할 수 있게 하여 지배주주의 주주권 남용을 방지하는 기능도 담당한다(대법원 2017. 11. 9. 선고 2015다235841 판결).
여기서 대법원이 직접 언급한 "주주권 공동행사"와 "의결권 대리행사 권유"가 이 청구권의 양대 활용 국면에 해당합니다.
활용 국면 ① — 주주총회 앞두고 위임장 권유·의결권 결집
주주총회를 앞둔 상황은 주주명부 열람·등사청구권이 가장 실무적으로 활용되는 국면입니다. 상법 제368조 제3항은 주주의 의결권 대리행사를 허용하고 있고, 자본시장법은 의결권 대리행사 권유에 관한 별도 규율을 두고 있습니다. 다른 주주에게 위임장을 권유하기 위해서는 누가 주주인지, 어디로 연락해야 하는지부터 확보되어야 합니다.
앞서 본 대법원 2015다235841 판결은 "소수주주들로 하여금 다른 주주들과의 (…) 의결권 대리행사 권유 등을 할 수 있게 하여 지배주주의 주주권 남용을 방지하는 기능"을 이 청구권의 본질적 목적으로 명시하였습니다. 즉, 의결권 대리행사 권유 목적은 판례가 정면으로 인정한 정당한 목적의 전형입니다.
다만 주총 대응 국면에서는 시간 설계가 사건 전체의 성패를 좌우합니다. 실무에서 유의해야 할 지점은 다음과 같습니다.
기준일과의 관계. 의결권을 행사할 주주는 기준일에 주주명부에 기재된 주주로 정해집니다(상법 제354조). 위임장 권유 대상을 확정하려면 기준일 이후 확정된 주주명부를 확보하는 것이 실무적으로 의미 있는 경우가 많습니다. 청구 시점을 기준일 전후 어느 시점에 둘 것인지는 사안에 따라 달라집니다.
주총일 역산. 위임장 발송, 수집, 본인확인, 검토, 총회장 제출까지의 전 과정을 역산하면 주주명부 확보 시점은 생각보다 훨씬 앞당겨져야 합니다. 회사가 임의로 응하지 않을 가능성까지 염두에 두고 가처분 신청 시점을 포함해 일정을 짜는 것이 안전합니다.
"지나치게 불리한 시기" 논리에 대한 대비. 회사 측에서는 "주총 직전에 청구한 것 자체가 회사에 지나치게 불리한 시기에 행사된 것으로 정당한 목적이 없다"고 다투는 경우가 있습니다. 이 주장에 대비하려면 청구 이유와 시기 선택의 합리성을 사전에 정리해 두셔야 합니다.
활용 국면 ② — 회계장부 3% 문턱을 넘기 위한 지분 결집
두 번째 전형적 활용 국면은 소수주주들의 공동행사입니다. 회계장부 열람·등사 청구(3%), 주주제안(3%, 상법 제363조의2), 이사 해임 청구(3%, 상법 제385조 제2항), 임시주주총회 소집청구(3%, 상법 제366조) 등 상법상 주요 소수주주권은 일정 지분율 요건을 두고 있습니다.
지분을 혼자 채우기 어려우신 경우 다른 주주들과 연대해 요건을 충족하는 방법이 있지만, 이를 위해서는 먼저 다른 주주가 누구인지를 알아야 합니다. 주주명부 열람·등사청구권이 이 단계에서 기능합니다.
앞서 인용한 대법원 2015다235841 판결은 "소수주주들로 하여금 다른 주주들과의 주주권 공동행사 (…) 를 할 수 있게" 한다는 점을 이 청구권의 기능으로 명시하였습니다. 지분 결집 목적 역시 판례가 정당한 목적으로 정면 인정하는 범주에 속합니다.
그 외 정당한 목적으로 인정되는 대표적 유형
주주대표소송 참여 권유 목적. 이사의 회사에 대한 책임을 추궁하기 위해 다른 주주들에게 대표소송 참여를 권유하려는 목적도 회사 기관 감시 및 주주 이익 보호와 무관하다고 보기 어렵습니다.
경영권 확보 목적. 회사 측에서는 "경영권 분쟁 의도가 있으니 거절해야 한다"고 맞서는 경우가 많습니다. 그러나 경영권 확보를 염두에 둔 청구라 하더라도 그 목적이 단순한 압박이 아니라 회사 경영 감독을 통해 회사와 주주의 이익을 보호하려는 것이라면 허용되어야 한다는 하급심 판단이 있습니다.
회사가 거절할 수 있는 예외 — "정당한 목적이 없는 경우"
원칙은 회사가 거절할 수 없다는 것이지만, 회사가 청구인의 목적이 정당하지 않다는 점을 증명하면 거절이 가능합니다.
회계장부 열람·등사 사건에서 제시된 판단 기준이 주주명부 사건에도 참고될 수 있을 것입니다. 법원은 행사에 이르게 된 경위, 행사의 목적, 악의성 유무 등 제반 사정을 종합적으로 고려하며, 특히 다음의 경우 정당한 목적을 결한 것으로 봅니다(대법원 2018. 2. 28. 선고 2017다270916 판결 등).
회사 업무 운영 또는 주주 공동의 이익을 해치는 경우
주주가 회사의 경쟁자로서 취득한 정보를 경업에 이용할 우려가 있는 경우
회사에 지나치게 불리한 시기를 택하여 행사하는 경우
청구 대상 — 어디까지 요구할 수 있는가
조문상 열람·등사의 대상은 정관, 주주총회 의사록, 주주명부, 사채원부입니다. 주주명부의 기재사항은 상법 제352조 제1항에 따라 주주의 성명과 주소, 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수 등이며, 이 기재사항이 열람·등사의 대상이 됩니다.
다만 현재 본점에 비치된 주주명부를 의미하며, 과거의 주주명부는 원칙적으로 여기에 포함되지 않는 것으로 봅니다. 특정 시점의 주주 구성을 확인하려는 목적이라면 청구 설계 단계에서 조정이 필요한 부분입니다.
회사가 응하지 않을 때 — 가처분과 간접강제
실무에서는 회사가 청구서를 받고도 응하지 않거나, 형식적인 답변만 보내는 경우가 적지 않습니다. 이때 활용되는 절차가 몇 가지 있습니다.
첫째, 주주명부 열람·등사 가처분입니다. 본안 판결까지 기다리기 어려운 사정(특히 주주총회 임박)이 있는 경우, 가처분으로 신속히 열람·등사를 관철하는 절차입니다. 주총일이 잡혀 있거나 주주제안 기한이 임박한 상황에서는 사실상 가처분이 기본 경로가 됩니다.
둘째, 결정이 난 이후에도 회사가 응하지 않으면 간접강제 신청을 고려할 수 있습니다. 일정 기간 내 이행하지 않을 경우 배상금을 지급하도록 하는 압박 수단입니다.
셋째, 거절한 이사에 대해서는 별도의 제재가 있습니다. 이사가 정당한 이유 없이 주주명부 열람·등사를 거부한 경우 500만 원 이하의 과태료에 처해질 수 있습니다(상법 제635조 제1항 제4호). 금액 자체가 크지는 않지만, 거절에 대한 억제 장치로 기능합니다.
다만 회사가 주주명부 열람·등사를 거부했다는 사정만으로 곧바로 주주총회 결의 취소 사유가 되지는 않는다는 점은 실무적으로 참고하셔야 합니다. 거절 자체의 위법성과 주주총회 결의의 효력은 별개의 문제로 다루어집니다.
청구 설계 시 유의하실 부분
주주명부 열람등사 청구의 경우, 청구서 작성 자체는 큰 어려움을 요하는 것은 아니지만, 어떻게 설계하느냐가 회사의 거절 가능성을 좌우합니다. 실무에서 자주 부딪히는 지점들입니다.
청구 이유의 기재 수준. 조문상 이유를 붙일 의무는 없지만, 청구서에 목적을 어떻게 표현할 것인지가 이후 분쟁에서 쟁점이 됩니다. 과하게 상세히 쓰면 회사가 그 표현을 근거로 "경업 목적이다", "경영권 탈취 목적이다"라고 공격할 빌미가 생깁니다. 반대로 너무 추상적으로 쓰면 가처분 단계에서 목적의 정당성을 입증하기 어려워질 수 있습니다.
시기 선택. 주주총회 직전, 또는 공시 임박 시점 등 회사가 "지나치게 불리한 시기"라고 주장할 만한 시점은 신중하게 설계해야 합니다. 실무상 총회 대응을 위해 부득이 그 시기에 청구하게 되는 경우가 많기 때문에, 청구 이유와 시기의 연결 논리를 사전에 정리해 두시는 것이 좋습니다.
경업 관계의 차단. 청구인이 회사와 경업 관계에 있거나 있다고 의심받을 수 있는 지위라면, 경업 목적이 아니라는 점을 어떻게 소명할지 미리 준비하셔야 합니다.
병행 절차 설계. 주주명부 청구는 보통 독립적으로 끝나지 않습니다. 주주총회 안건 대응, 의결권 대리행사 권유, 이후 회계장부 청구, 주주제안, 임시주주총회 소집청구, 이사 해임 청구 등으로 이어지는 경우가 많아, 처음부터 전체 절차를 염두에 두고 청구 시점과 내용을 설계해야 효율적입니다.
이 지점들은 사안마다 최적의 답이 달라지므로, 청구서 발송 전에 한번 점검하시기를 권해드립니다.
자주 묻는 질문
Q. 지분이 아주 적은데 주주명부 열람·등사가 정말 가능합니까? A. 가능합니다. 주주명부 열람·등사청구권은 상법 제396조 제2항에 근거한 권리로, 보유 지분 수와 관계없이 1주만 가지고 있어도 청구할 수 있습니다.
Q. 주주총회에서 위임장을 받기 위해 다른 주주들의 명단이 필요한데, 이 목적으로도 청구할 수 있습니까? A. 의결권 대리행사 권유 목적은 대법원이 이 청구권의 본질적 기능으로 정면 인정한 정당한 목적입니다(대법원 2015다235841 판결). 다만 주총일이 임박한 상황일수록 회사가 시기 부당성을 다툴 수 있으므로, 가처분 시점까지 포함한 일정 설계가 중요합니다.
Q. 회사가 "청구 이유를 구체적으로 밝히지 않았다"는 이유로 거절할 수 있습니까? A. 원칙적으로 어렵습니다. 주주명부 청구는 회계장부 청구와 달리 "이유를 붙인 서면"이 요구되지 않으며, 정당한 목적이 없다는 점에 대한 증명책임도 회사가 부담합니다.
Q. 경영권 분쟁 중인데 상대 측이 주주라는 이유로 청구하면 회사가 거절할 수 있습니까? A. 단순히 경영권 분쟁 중이라는 사정만으로 거절이 정당화되기는 어렵습니다. 경영권 확보를 염두에 둔 청구라도 회사 경영 감독 및 주주 이익 보호 목적이 인정되면 허용되어야 한다는 하급심 판단이 있습니다. 다만 구체적 표현과 경위에 따라 결론이 달라질 수 있어 청구 단계에서 신중한 설계가 필요합니다.
Q. 회사가 응하지 않을 때 얼마나 걸리나요? A. 본안 소송으로 가면 상당한 시간이 소요되므로, 주주총회 대응 등 시간이 급한 경우 보통 가처분 절차를 활용합니다. 가처분은 사안에 따라 빠르면 수 주 내 결정이 나오기도 합니다.
Q. 과거 시점의 주주명부도 청구할 수 있습니까? A. 열람·등사 대상은 원칙적으로 현재 본점에 비치된 주주명부입니다. 특정 과거 시점의 주주 구성 확인이 목적이라면 청구 설계 자체를 달리 가져가야 하며, 사안별 검토가 필요합니다.
정리하며
주주명부 열람·등사청구권은 두 국면에서 가장 자주 활용됩니다. 주주총회를 앞두고 위임장을 받아 의결권을 결집하려는 경우, 그리고 회계장부 청구 등 소수주주권의 지분율 요건을 채우기 위해 다른 주주들과 지분을 합치려는 경우입니다. 두 국면 모두 다른 주주가 누구인지 확인하는 단계에서 출발하며, 이 단계에서 회사가 응하지 않으면 그다음 절차가 모두 지연됩니다.
지분율 요건이 없고 이유 기재 의무도 없으며 거절하려면 회사가 정당한 사유를 증명해야 하는 구조임에도, 실무에서 회사 측은 다양한 근거로 거절 또는 지연을 시도합니다. 청구서의 이유 기재 수준, 청구 시점의 설정, 기준일·주총일과의 관계, 이후 절차와의 연결 방식 등 설계 요소에 따라 결과가 크게 달라집니다. 특히 주주총회 대응처럼 시간이 급한 상황에서는 가처분 활용 여부와 시점이 사건 전체의 결과를 좌우하기도 합니다.
청구를 고민하고 계시다면, 단순히 청구서 한 장을 보내는 문제가 아니라 위임장 권유, 회계장부 청구, 주주제안, 임시총회 소집청구 등 전체 절차의 설계 단계에서 변호사와 함께 시작하시는 것을 권해드립니다.
맹조영 변호사는 국내 3대 대형로펌인 세종에서의 실무 경험을 바탕으로, 주주명부 열람·등사 청구 및 가처분, 회계장부 열람·등사 청구 및 가처분, 의결권 대리행사 권유(위임장 권유) 자문, 주주총회 대응, 주주제안권 행사, 임시주주총회 소집청구, 이사·감사 해임 청구, 주주대표소송, 경영권 분쟁 대응, 소수주주 공동행사 전략 설계까지 사안별 사실관계 분석을 통해 체계적인 대응을 지원하고 있습니다.
※ 본 포스팅은 일반적인 법률 정보를 제공하기 위한 것으로, 구체적인 사안에 대한 법적 자문이 아닙니다. 개별 사안에 따라 법적 판단이 달라질 수 있으므로, 반드시 변호사와 상담하시기 바랍니다.
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