개인정보분쟁조정위원회 조사에서 회사는 어떻게 대응해야 할까?

안녕하세요.

새로운 시대를 위한 새로운 로펌을 모토로,

개인정보·정보통신망 사건을 주력으로 수행하는

뉴로이어 법률사무소 김수열 대표변호사입니다.

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개인정보 전문 변호사로 출연한 KTV

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기업에서는 고객이나 회원, 임직원 등 다양한 사람의 개인정보를 처리하고 있습니다.

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이 과정에서 개인정보가 잘못 전달되거나 외부에 노출되는 사고가 발생하면 피해자가 문제를 제기하면서 개인정보 침해 신고나 분쟁조정 절차로 이어질 수 있는데요.

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회사의 입장에서는 개인정보와 관련된 문제가 발생했다면 조사에 앞두고 책임 과실을 다툴 준비를 철저히 해야 합니다.

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실제로 개인정보 보호법을 위반한 행위가 있었는지부터 확인해야 하고, 문제가 발생한 경위와 회사가 당시 취했던 보호조치 등을 구체적으로 살펴봐야 하는 것입니다.

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특히 개인정보 관련 분쟁은 이후 손해배상이나 개인정보보호위원회의 조사 및 처분으로 이어질 가능성도 있기 때문에 처음 사실관계를 확인하는 단계에서부터 회사의 입장을 명확히 설명하는 과정이 필요합니다.

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그렇다면 회사에서는 어떠한 부분을 중심으로 대응해야 할까요? 개인정보분쟁조정위원회 조사 대응 방법에 대해 말씀드리겠습니다.

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01. 개인정보 보호법 위반 여부부터 정확하게 확인해야 합니다

개인정보 관련 조사가 시작됐다면 실제로 개인정보보호법 위반에 해당하는 행위를 한 것인지부터 판단해야 합니다.

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개인정보 보호법상 개인정보에 해당하는 정보인지, 회사가 해당 정보를 어떠한 목적으로 수집하고 이용했는지, 제3자에게 제공하거나 외부로 유출된 사실이 있는지 등을 구체적으로 확인해야 하는데요.

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특히 개인정보란 성명, 주민등록번호 등 개인을 알아볼 수 있는 정보를 뜻하며, 해당 정보만으로 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 대상을 특정할 수 있는 정보를 뜻합니다.

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만약 해당 정보가 개인정보에 해당하는 것이 맞다면 다음으로는 개인정보 처리 방식에 대해서 확인해야 합니다.

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개인정보 수집·이용 동의 내역이나 개인정보처리방침, 시스템 접속기록, 내부 업무기록 등을 통해 회사가 실제로 어떻게 개인정보를 처리했는지 설명하는 것입니다.

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직원의 실수나 시스템상의 문제로 개인정보가 외부에 노출된 사안이라면 사고가 발생한 구체적인 원인도 확인해야 하는데요.

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이는 누가 해당 정보에 접근했는지, 언제 어떠한 경로로 문제가 발생했는지, 회사가 당시 어떠한 안전조치를 취하고 있었는지를 확인해야 회사의 책임 범위를 판단할 수 있기 때문입니다.

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따라서 전체적인 사실관계를 분석하여 개인정보보호법위반에 해당하는지를 판단하는 게 먼저라는 뜻입니다.

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02. 회사가 취했던 보호조치와 사고 이후 대응도 입증해야 합니다

1. 회사가 개인정보 보호를 위해 어떠한 조치를 취하고 있었는지가 중요한 쟁점이 됩니다.

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개인정보 보호법상 손해배상책임이 문제되는 경우 개인정보처리자는 고의 또는 과실이 없었다는 점을 입증해야 책임을 면할 수 있기 때문입니다.

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따라서 사고가 발생하기 전 회사가 운영하고 있던 개인정보 보호체계와 함께 문제가 발생한 이후 어떠한 조치를 취했는지를 자료로 남겨두어야 합니다.

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내부 접근권한은 어떻게 관리하고 있었는지, 개인정보를 취급할 수 있는 직원의 범위는 어떻게 제한했는지, 관련 교육이나 내부 관리절차는 제대로 운영했는지 등을 확인할 필요가 있습니다.

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2. 사고가 발생한 이후의 대응도 함께 살펴봐야 합니다.

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문제를 인지한 시점, 유출 사실을 신고한 시점, 추가적인 개인정보 노출을 막기 위해 취한 조치 등을 시간 순서대로 정리해두는 것이 좋습니다.

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회사가 개인정보 보호 의무를 제대로 이행했다면 혐의를 다툴 가능성이 생기기 때문입니다.

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따라서 회사가 개인정보를 보호하기 위해 취했던 조치를 객관적인 자료로 입증하고, 문제가 발생한 부분에 대해서는 신속하게 시정하여 추가적인 책임이 발생하지 않도록 대응해야 합니다.

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저희의 개인정보보호법위반 관련 업무사례 중 일부

03. 조사 단계에서 제출하는 자료와 답변을 신중하게 준비해야 합니다

개인정보분쟁조정위원회 조사가 시작되면 회사에서는 어떤 부분이 문제가 되는지 정확히 파악하고 대응 방향을 정해야 합니다

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사실관계를 충분히 확인하지 않은 상태에서 담당자가 섣불리 대응하면 상황이 악화될 위험이 있기 때문입니다.

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따라서 현 상황을 정확히 파악하고 어떤 개인정보가 유출되었는지, 그 경로는 어떻게 되는지, 회사 측의 보호 조치가 제대로 이루어졌는지, 사후 조치는 어떠하였는지 등을 먼저 검토해야 합니다.

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이후 조사기관에서 요구하는 자료가 무엇을 확인하기 위한 것인지 확인하고, 조사 흐름에 따라 회사측에서 할 수 있는 최선의 대응을 해나가야 합니다.

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특히 사건 초기에 섣불리 혐의를 부인하는 등 행위로 상황을 악화시켜서는 안 되고 가급적 신속한 대응이 중요한데요.

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이를 위해서는 개인정보보호법 전문 변호사의 도움을 받아서 필요한 조치를 체계적으로 해나가야 합니다.

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개인정보 관련 문제가 발생하면 회사에서도 금전적으로나 이미지적으로 상당한 타격이 발생하기 때문에 손실이 클 수 있습니다.

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이러한 상황에서 개인정보분쟁조정위원회 조사가 시작되면 당황하여 제대로 된 조치를 취하지 못하는 경우가 있습니다.

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따라서 혐의를 부인하든, 인정하고 대응하든 전문가의 도움을 받아서 초기부터 제대로 대응해나가는 게 중요합니다.

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저희는 개인정보보호법 사건과 관련하여 다수 성공사례와 노하우를 보유하고 있으니 도움이 필요하다면 연락주시기 바랍니다.

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의뢰인분의 상황을 고려하여 불이익을 최소화할 수 있도록 도움을 드리겠습니다.

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긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

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