문서제출명령, 상대가 감춘 계약서와 장부를 법정에서 받아내는 법 

계약 상대방이나 채무자가 정작 결정적인 계약서 원본이나 회계장부를 손에 쥐고 있으면서도 소송에서는 내놓지 않는 경우가 적지 않습니다. 내가 갖고 있지 않은 증거라고 해서 처음부터 포기할 필요는 없습니다. 민사소송법은 상대방이나 제3자가 가진 문서를 법원이 결정으로 강제 제출하게 하는 문서제출명령 제도를 두고 있고, 요건만 갖추면 실제로 상당히 강하게 작동합니다. 이 글에서는 어떤 문서까지 강제로 받아낼 수 있는지, 신청서는 어떻게 구성해야 하는지, 상대가 끝까지 버티면 어떤 일이 벌어지는지를 짚어보겠습니다.

법무법인 도모 강대현 대표변호사

문서제출명령이란 — 상대가 가진 증거를 법원의 힘으로 받아내는 절차

민사소송에서 서증(書證)은 당사자가 직접 갖고 있는 문서를 법원에 내는 것이 원칙이지만, 정작 결정적인 증거가 상대방 수중에 있는 경우가 훨씬 많습니다. 대여금 소송에서 실제 지급내역이 담긴 거래장부, 물품대금 분쟁에서 발주서·납품확인서, 계약분쟁에서 계약 체결 당시 오간 협의 문서 등은 대개 상대방이나 제3자가 보관하고 있습니다. 민사소송법 제343조는 이런 상황에 대비해 서증신청 방법을 두 가지로 규정합니다. 문서를 직접 제출하는 방식과, 문서를 가진 사람에게 그것을 제출하도록 명할 것을 신청하는 방식입니다. 후자가 바로 문서제출명령입니다.

절차는 이렇게 진행됩니다. 신청인이 법원에 문서제출신청을 하면, 법원은 신청 요건과 제출의무의 존재 여부를 심사한 뒤 정당한 이유가 있다고 인정될 때 결정으로 문서 소지자에게 제출을 명합니다(제347조 제1항). 이 결정에 불복하는 쪽은 즉시항고로 다툴 수 있습니다(제348조). 상대방이 소송당사자인 경우와 관련 없는 제3자인 경우 절차와 불응 시 효과가 다르다는 점은 뒤에서 구체적으로 설명하겠습니다.

문서제출명령은 내가 새로운 증거를 만들어내는 절차가 아니라, 상대가 이미 갖고 있는 증거를 법원의 결정으로 끌어내는 절차다 — 그래서 신청 전에 그 문서가 실제로 존재한다는 사실부터 구체적으로 뒷받침해야 한다.

문서제출의무의 범위 — 어떤 문서까지 강제로 낼 수 있나

민사소송법 제344조 제1항은 문서를 가진 사람이 제출을 거부하지 못하는 경우를 열거합니다. 상대방이 소송에서 이미 인용한 문서, 신청자가 그 문서를 넘겨받거나 볼 수 있는 사법상 권리를 가진 경우, 그리고 신청자의 이익을 위해 작성됐거나 신청자와 소지자 사이의 법률관계에 관해 작성된 이른바 이익문서·법률관계문서가 여기에 해당합니다. 계약서 원본, 정산서, 영수증, 확인서처럼 두 사람 사이의 거래관계를 직접 담은 문서 대부분이 이 범주에 들어갑니다.

여기서 실무상 더 중요한 것은 제344조 제2항입니다. 과거에는 제1항에 열거된 문서만 제출의무가 인정됐지만, 지금은 공무원이 직무상 보관하는 문서를 제외한 모든 문서에 대해 원칙적으로 제출의무가 인정되고, 자기이용문서 등 일부 예외에 해당할 때만 거부할 수 있는 구조로 확대돼 있습니다. 즉 오늘날 다툼의 무게중심은 "이 문서가 이익문서에 해당하는가"가 아니라 "이 문서가 예외 사유에 해당하는가"로 옮겨져 있습니다. 상대가 갖고 있는 문서라면 일단 제출의무가 있다고 보고 접근하는 편이 실제 소송 전략에 가깝습니다.

• 인용문서 — 상대방이 소송에서 그 내용을 언급하거나 근거로 삼은 문서

• 인도·열람청구권이 있는 문서 — 계약이나 법률상 원래 내가 넘겨받거나 볼 권리가 있던 문서

• 이익문서·법률관계문서 — 나를 위해 작성됐거나 나와 상대방 사이 법률관계를 담은 문서(계약서·정산서 등)

• 그 밖의 문서 — 자기이용문서 등 예외에 해당하지 않는 한 제2항에 따라 원칙적으로 제출의무 있음

2002년 민사소송법 개정으로 문서제출의무는 열거된 문서만 내면 되는 구조에서, 예외 사유가 없는 한 원칙적으로 모든 문서를 내야 하는 구조로 바뀌었다.

신청서에 담아야 할 다섯 가지 — 문서제출신청의 법정 요건

민사소송법 제345조는 문서제출신청서에 밝혀야 할 사항을 다섯 가지로 못박습니다. 문서의 표시, 문서의 취지, 문서를 가진 사람, 그 문서로 증명할 사실, 그리고 제출의무의 발생 원인입니다. 다섯 항목 모두 법원이 신청의 당부를 곧바로 판단할 수 있을 만큼 구체적이어야 하며, "관련 서류 일체"처럼 막연하게 적으면 특정이 안 됐다는 이유로 신청 자체가 받아들여지지 않을 수 있습니다.

문제는 상대가 정확히 어떤 명칭의 문서를 갖고 있는지조차 모를 때입니다. 이럴 때 쓰는 것이 제346조의 문서목록제출명령입니다. 신청대상 문서의 취지나 증명할 사실을 개괄적으로만 표시해도, 법원은 상대방에게 관련 내용과 관계된 문서의 표시와 취지 등을 적은 목록을 제출하도록 명할 수 있습니다. 예를 들어 거래처 회사의 정확한 장부 명칭을 모른다면, 우선 문서목록제출명령으로 그 회사가 보관 중인 관련 문서 목록을 받아본 뒤, 그 목록에서 필요한 문서를 콕 집어 다시 문서제출명령을 신청하는 2단계 접근이 유효합니다.

• 문서의 표시 — 제목이나 작성 형식 등으로 특정

• 문서의 취지 — 그 문서에 어떤 내용이 담겨 있는지

• 문서를 가진 사람 — 상대방 당사자 또는 제3자

• 증명할 사실 — 그 문서로 무엇을 입증하려는지

• 제출의무의 원인 — 제344조 어느 호에 해당하는지

문서의 정확한 명칭도 모른 채 "회사 장부 전부"라는 식으로 신청하면 특정이 안 됐다는 이유로 받아들여지지 않을 수 있다 — 이때는 문서목록제출명령으로 먼저 목록을 받아낸 뒤 구체적으로 다시 신청하는 2단계 전략이 유효하다.

법원의 심사와 재판 — 인카메라 열람, 일부 인용, 즉시항고

제347조는 심사 절차도 세밀하게 규정합니다. 신청에 정당한 이유가 있으면 법원은 결정으로 제출을 명하고, 신청 이유가 문서의 일부에 대해서만 인정된다면 그 부분만의 제출을 명해야 합니다(제2항). 제3자를 상대로 제출을 명하는 경우에는 반드시 그 제3자나 그가 지정하는 사람을 심문해야 합니다(제3항). 소지자가 영업비밀이나 사생활을 이유로 문서 열람 자체를 거부하려 할 때를 대비해, 법원은 그 문서가 제344조의 제출의무 대상에 해당하는지 판단하기 위해 필요하면 소지자에게 문서를 제시하도록 명하고 상대방에게는 보여주지 않은 채 법관만 확인하는 절차를 쓸 수 있습니다(제4항, 이른바 인카메라 심사).

결정에 불복하는 방법도 마련돼 있습니다. 문서제출 신청에 관한 결정에는 즉시항고를 할 수 있어(제348조), 신청이 기각·각하되면 신청인이, 인용되면 소지자가 각각 다툴 수 있습니다. 다만 항고심으로 넘어가면 본안 소송과 별도로 시간이 소요되므로, 신청 단계에서 요건을 최대한 촘촘히 갖춰 두는 편이 결과적으로 더 빠릅니다.

영업비밀이나 사생활이 걸려 있다는 이유로 문서 자체를 볼 수 없다면, 법관이 당사자 몰래 문서를 직접 확인하는 인카메라 절차로 판단할 수 있으므로 "비밀이라서 못 낸다"는 항변만으로 제출의무를 피하기는 어렵다.

"내부용 문서라서 못 낸다"는 항변 — 자기이용문서 법리

실무에서 회사가 문서제출명령을 거부할 때 가장 흔히 내세우는 근거가 제344조 제2항 제2호의 자기이용문서, 즉 "오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서"라는 예외입니다. 내부 결재문서, 이사회 회의록, 내부 검토보고서라는 이름만 붙으면 이 예외에 해당한다고 주장하는 경우가 많습니다.

대법원 2016. 7. 1.자 2014마2239 결정은 이런 주장에 제동을 걸었습니다. 기업의 문서가 내부적인 의사결정을 위해 결재를 거쳐 작성됐다는 사정만으로는 자기이용문서에 해당한다고 단정할 수 없다는 것이 요지입니다. 이 결정에 따르면 법원은 그 문서가 애초에 외부에 개시되는 것이 예정돼 있었는지, 이미 의사결정이 내려진 뒤 작성돼 공개하더라도 소지자에게 심각한 불이익이 생길 여지가 없는지를 객관적으로 따져 판단합니다. 상대 회사가 "내부용 자료라서 낼 수 없다"고 버틴다면, 단순히 이름표가 아니라 그 문서의 실제 작성 목적과 공개로 인한 불이익 유무를 구체적으로 따져야 한다는 점을 신청인이 적극적으로 주장할 필요가 있습니다.

"기업의 문서가 내부적인 의사결정을 위해 결재를 거쳐 작성됐다는 사정만으로는 자기이용문서에 해당한다고 단정할 수 없다" — 대법원 2016. 7. 1.자 2014마2239 결정.

상대가 명령에 불응하면 벌어지는 일 — 당사자와 제3자의 차이

문서제출명령에 따르지 않으면 어떤 제재가 따르는지는 소지자가 소송당사자인지 제3자인지에 따라 크게 갈립니다. 상대방 당사자가 법원의 문서제출명령에 따르지 않으면, 법원은 그 문서의 기재에 관한 신청인의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있습니다(제349조). 상대방의 사용을 방해할 목적으로 제출의무가 있는 문서를 훼손하거나 사용할 수 없게 만든 경우도 마찬가지입니다(제350조). 이는 사실상 그 쟁점의 승패를 결정지을 수 있는 강력한 제재입니다.

반면 소송당사자가 아닌 제3자가 불응하면 효과가 다릅니다. 제351조는 제318조를 준용하고, 제318조는 다시 제311조 제1항·제8항·제9항만을 준용하도록 정하고 있어, 결국 500만원 이하의 과태료에 그칩니다. 증인이 거듭 불출석할 때 적용되는 감치(제311조 제2항 이하)는 문서제출 거부에는 준용되지 않습니다. 이 차이는 실전에서 중요합니다. 상대방이 소송당사자인 사건에서는 문서제출명령이 사실상 진실 간주급 압박으로 작동하지만, 관련 없는 제3자가 문서를 쥐고 있는 사건이라면 과태료 정도의 부담뿐이라 순순히 응하지 않는 경우도 있어, 이럴 때는 다음 항목의 문서송부촉탁을 함께 검토하는 편이 낫습니다.

소송당사자가 문서제출명령에 불응하면 법원은 그 문서 내용에 관한 상대방 주장을 그대로 진실로 인정할 수 있어 사실상 그 쟁점에서 패소로 직결될 수 있지만, 제3자의 불응은 500만원 이하 과태료에 그친다.

문서송부촉탁이라는 대안 — 은행·병원·행정기관이 가진 자료

제352조는 문서제출명령과는 다른 길을 열어둡니다. 문서를 가진 사람에게 법원이 그 문서를 보내달라고 촉탁하는 방식입니다. 소지자를 상대로 한 '명령'이 아니라 '촉탁'이라 절차가 더 간편하고, 은행 거래내역, 병원 진료기록, 행정기관의 인허가 서류처럼 명칭과 형식이 정형화돼 있어 특정이 쉬운 문서에 흔히 활용됩니다. 다만 당사자가 법령에 따라 그 문서의 정본이나 등본을 직접 청구할 수 있는 경우에는 촉탁을 이용할 수 없고, 그 경우엔 직접 발급을 청구해야 합니다(제352조 단서).

촉탁을 받은 쪽에도 의무가 따릅니다. 제352조의2에 따라 문서송부촉탁을 받은 사람은 정당한 사유가 없는 한 이에 협력해야 하고, 문서를 보관하고 있지 않거나 보낼 수 없는 사정이 있으면 그 사유를 법원에 통지해야 합니다. 상대방이 직접 갖고 있지 않고 은행·거래처·행정기관처럼 제3의 기관이 보관 중인 자료라면, 대립적인 문서제출명령보다 문서송부촉탁 쪽이 더 신속하게 협조를 얻는 경우가 많습니다.

상대방이 직접 갖고 있지 않고 은행·병원·행정기관처럼 제3의 기관이 보관 중인 자료라면, 대립적인 문서제출명령보다 문서송부촉탁이 더 간편하고 협조를 얻기 쉬운 경우가 많다.

실전 적용 — 대여금·물품대금 소송에서 상대가 감춘 장부를 받아내는 순서

가정해보겠습니다. A가 B에게 사업자금을 여러 차례 나눠 빌려주면서 일부 금액에 대해서만 차용증을 썼는데, B는 "차용증에 적힌 금액 외에는 빌린 적이 없다"고 다투는 상황입니다. A는 B의 회사 계좌로 송금한 내역에 대응하는 입금 기록이 B의 매출·자금관리 장부에 남아 있을 것이라고 주장하고 싶지만, 그 장부는 B만 갖고 있습니다. 이럴 때 실무 순서는 이렇습니다. 먼저 소장·준비서면 단계에서 B가 법인이라면 상법상 보존의무가 있는 회계장부·전표류 중 어떤 것이 존재할 가능성이 높은지 최대한 특정합니다.

정확한 장부명까지 특정하기 어렵다면 제346조 문서목록제출명령으로 B에게 관련 장부의 목록 제출을 먼저 명하도록 신청합니다. 목록을 확보한 뒤에는 구체적인 장부명을 적시해 제347조 문서제출명령을 신청하면서, 신청서에 문서의 표시·취지·소지자·증명할 사실과 함께 그 장부가 A·B 사이의 법률관계에 관해 작성된 이익문서·법률관계문서에 해당한다는 제출의무 원인을 명시합니다. B가 "내부 회계자료라 낼 수 없다"고 버티면 앞서 본 대법원 2014마2239 결정의 법리를 근거로, 그 장부가 외부 공개를 예정하지 않은 문서라 해도 그것만으로 자기이용문서가 되는 것은 아니라고 반박할 수 있습니다. 그래도 끝내 불응한다면 제349조에 따라 A가 주장하는 대여금액을 진실로 인정해 달라고 요청하는 것이 마지막 단계입니다.

문서제출명령은 신청만 하면 저절로 나오는 것이 아니라, 그 문서가 실제로 존재하고 상대가 갖고 있다는 사실을 소장·준비서면 단계부터 구체적 정황으로 뒷받침해야 법원이 정당한 이유를 인정한다.

자주 묻는 질문

Q. 소송 상대방이 아니라 소송과 무관한 제3자가 문서를 갖고 있어도 문서제출명령을 신청할 수 있나요?

A. 네, 제347조 제3항에 따라 제3자에 대해서도 문서제출명령을 신청할 수 있고, 법원은 결정 전에 그 제3자나 그가 지정하는 사람을 심문합니다. 다만 제3자가 불응해도 진실 간주 효과는 없고 500만원 이하 과태료에 그치므로, 강제력이 약하다고 판단되면 문서송부촉탁을 함께 검토하는 것이 좋습니다.

Q. 상대가 가진 문서의 정확한 제목을 몰라도 문서제출명령을 신청할 수 있나요?

A. 취지와 증명할 사실을 개괄적으로 밝히면 제346조에 따라 법원이 상대방에게 관련 문서의 목록을 먼저 작성해 제출하도록 명할 수 있습니다. 그 목록을 받아본 뒤 구체적으로 어떤 문서를 낼지 특정해 다시 신청하면 됩니다.

Q. 상대 회사가 내부 회계자료라서 낼 수 없다고 주장하면 그대로 받아들여지나요?

A. 아닙니다. 대법원은 내부 의사결정을 위해 결재를 거쳐 작성됐다는 사정만으로 자기이용문서에 해당한다고 단정할 수 없다고 판시했고, 외부 개시가 예정돼 있었는지·공개로 심각한 불이익이 생기는지를 따져 판단합니다. 단순히 "내부용"이라는 이름표만으로 제출의무를 피하기는 어렵습니다.

Q. 문서제출명령을 상대가 계속 무시하면 소송은 어떻게 되나요?

A. 상대가 소송당사자라면 법원은 그 문서 기재에 관한 신청인의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있어(제349조), 사실상 그 쟁점에서 신청인이 유리해집니다. 다만 이는 법원의 재량 판단이라 다른 정황도 함께 고려됩니다.

Q. 문서제출명령과 문서송부촉탁은 뭐가 다른가요?

A. 문서제출명령은 상대방을 상대로 한 결정으로서 불응 시 진실 간주나 과태료 같은 제재가 따르지만, 문서송부촉탁은 은행·병원 등 제3기관에 보내달라고 부탁하는 절차라 대립적이지 않고 절차가 더 간편합니다. 다만 촉탁받은 기관도 정당한 사유 없이 거부하지 못하는 협력의무를 집니다.

Q. 문서제출명령 신청이 기각되면 더 이상 방법이 없나요?

A. 기각·각하 결정에 대해서는 즉시항고로 다툴 수 있고(제348조), 신청서의 특정 부족이 문제였다면 문서목록제출명령을 먼저 거치거나 신청 내용을 보완해 다시 신청하는 방법도 있습니다.

맺음말

문서제출명령은 내가 갖지 못한 증거를 포기하지 않고 법원의 힘으로 받아낼 수 있는 실효성 있는 제도지만, 신청 단계에서 문서를 구체적으로 특정하지 못하거나 제출의무의 근거를 제대로 밝히지 못하면 각하되기 쉽습니다. 상대가 당사자인지 제3자인지에 따라 불응 시 제재의 강도가 크게 달라진다는 점, "내부용 문서"라는 항변이 생각만큼 쉽게 통하지 않는다는 점도 함께 알아두어야 합니다.

대여금·물품대금·계약분쟁처럼 상대방 수중에 결정적 자료가 있는 사건에서는, 소장을 준비하는 단계부터 어떤 문서가 존재할 가능성이 높은지, 그 문서를 문서제출명령·문서목록제출명령·문서송부촉탁 중 어느 절차로 받아낼지 미리 설계해두는 쪽이 소송 전체의 흐름을 가릅니다. 수원지방법원 관할을 포함한 경기남부 지역에서 대여금이나 거래대금 분쟁을 진행하는 경우에도 이런 증거수집 전략은 소송 초기 단계부터 함께 검토해볼 만합니다.

의뢰인을 위한 최선의 전략을 끊임없이 고민합니다.