법인설립 할 때 준비해야할 법인설립 서류 총정리

법인설립을 준비하는 여러분들이 가장 입력하는 검색어 중 하나는 “법인설립서류”이더군요. 그래서 등기맨에서 법인설립을 위한 필수 법인설립서류에 대한 칼럼을 준비해봤습니다. 법인설립은 설립 이후에 진행하는 변경등기에 비해 비교적 필수 서류가 더 많은 편입니다. 등기맨이 스타트업, 중소기업을 설립하는 여러분들에게 하나하나 꼼꼼히 챙겨드리겠습니다.

1.법인설립 필요서류 9가지 정리

1) 설립등기신청서

법인설립에 필요한 모든 정보(상호, 목적, 주소, 주식 정보, 임원 정보 등)를 정하고 나면 등기소에 “주식회사 설립등기 신청서”를 작성해서 업로드 합니다. 인터넷 등기소에 해당 양식이 있기 때문에 미리 정한 정보를 기재만 하면 됩니다. 등기맨이 직접 수행한 설립등기신청서 실제 예시를 보여드릴게요.

2) 정관 

정관은 회사의 헌법 같은 문서입니다. 회사의 조직, 경영, 회계 등에 대해 대원칙을 정해놓는 것이죠. 또한, 회사가 일반 중소기업인지, 스타트업인지, 사회적기업인지 등에 따라 정관 내용이 달라질 수 있으니 주의해야 합니다.

3) 발기인총회의사록

이미 설립한 법인은 중요한 결정을 할 때 “주주총회”를 거쳐야 합니다. 법인설립 전에 설립을 위한 결정은 아직 주주총회가 없으니 “발기인 총회”를 해야 합니다. 최초 주주가 되는 사람들이 “발기인”입니다. 등기맨이 작성한 발기인총회의사록 예시를 보여드릴게요.

그리고, 만약 설립당시부터 사내이사가 3인 이상일 경우에는 설립부터 이사회가 형성됩니다. 이 경우 발기인총회의사록과 별도로 이사회의사록도 작성해야 합니다. 대표이사 선임과 본점 주소 결정은 아시회 결의사항이기 때문입니다.

4) 주식인수증

발기인총회를 통해 누가, 어떤 주식을, 몇 주를, 얼마에 발행 받는지 기재하여 해당 주식을 인수한다는 “주식인수증”을 작성해야 합니다. 일종의 영수증 같은 것인데요. 앞으로 여러분 회사가 투자를 받게 되어 신주발행을 통한 유상증자를 하게 될 경우에도 주식인수증을 작성해야 합니다.

5)주주명부

발기인은 법인이 설립이 된 후에는 주주가 되고 주주명부에 기재됩니다. 주주명부는 상법에 따라 이름, 주소, 주식의 종류와 수 등을 기재해야 합니다(상법 제352조).

6) 취임승낙서

주주가 되는 발기인은 회사의 소유자입니다. 주식을 통해 소유합니다. 그러나 회사의 경영은 임원이 합니다. 회사는 소유와 경영의 분리 원칙에 따라 주주와 임원을 구분하고 있습니다. 발기인총회에서 임원을 선임한 후 취임승낙서를 작성해서 해당 임원의 날인을 받고 등기소에 제출해야 합니다.

7) 조사보고서

조사보고서가 법인설립 절차 중에서 가장 까다로울 수 있는 부분입니다. 주식이 없는 이사 또는 감사가 없을 경우에는 100만원 이상은 큰 돈을 들여 공증을 받아야 합니다. 그러나 주식 없는 이사나 감사를 선임할 경우에는 그들이 공증인을 대신하여 조사보고서를 작성할 수 있으므로 통상 실무적으로도 주식없는 이사나 감사를 선임하도록 합니다.

8) 주식 발행사항 동의서

발기인들은 전원의 동의로 회사 설립시에 발행할 주식에 대한 사항을 결정한다는 문서를 작성해야 합니다. 주식의 종류와 수, 발행가액(설립시에는 액면가)를 기재한 후 발기인 전원이 기명 날인합니다.

9) 법인인감신고서

여러분 개인인감도장 만들때 기억하시나요? 개인인감을 만들거나 변경할 때 주민센터에 가서 인감을 등록합니다. 법인도 똑같습니다. 다만, 법인은 자연인이 아니니 주민센터가 아니라 법원 등기소에서 등록합니다. 따라서 법인을 설립할 때는 물론 인감이 변경될 때에도 인감신고서를 작성해서 제출해야 합니다.

2. 주주와 임원의 서명방식_인감도장 vs 공인인증서

앞서 언급한 법인설립 필요서류들을 작성하면 모든 문서마다 말미에 해당 주주나 임원의 기명 날인이 필요합니다. 해당 날인은 개인 인감도장을 날인하는 것이 원칙입니다. 인감증명서도 같이 제출해야 합니다. 그러나 전자등기로 진행할 경우에는 번거롭게 인감도장 날인 및 인감증명서를 제출할 필요가 없습니다. 인터넷등기소에서 해당 서류를 업로드하고 서명이 필요한 부분에 “은행용 공인인증서”로 전자서명을 하면 간단히 끝납니다. 저희 등기맨에서도 가급적 시간과 비용이 적게 발생하는 전자등기를 권해드리고 있습니다.