정기 주주총회 일정 총정리 : 준비부터 개최, 후속 등기까지 

이 글에서는 비상장회사를 위한 정기 주주총회 일정표를 준비했습니다. 정기 주주총회 일정은 언제로 잡아야 하는지, 어떤 절차와 순서로 준비해야 하는지, 주주총회 이후 어떤 등기를 해야 하는지를 한눈에 정리해드립니다. 아래 일정표를 통해 정기 주주총회의 전체 흐름을 단계별로 확인하실 수 있습니다.

 정기 주주총회 일정표

정기 주주총회는 모든 주식회사가 매년 반드시 거쳐야 하는 법정 절차입니다. 결산 승인, 임원 보수한도 결정, 임원 선임 등 회사 운영에 직접적인 영향을 미치는 안건들이 이 자리에서 처리됩니다. 특히 결산기가 12월 31일인 회사라면, 정기 주주총회는 통상 다음 해 3월 이내에 개최해야 하므로 매년 이 시기에 관련 문의가 집중됩니다.

정기 주주총회 준비 과정에서는 개최 시기뿐만 아니라 소집 절차, 필수 안건, 의사록 작성, 그리고 주주총회 이후 진행해야 하는 등기까지 함께 고려해야 합니다. 절차를 놓치거나 시기를 넘길 경우 과태료 부과나 등기 지연 등 실무적인 문제가 발생할 수 있습니다.



1. 기준일 다음날부터 주주명부 폐쇄(연말~)

정기주주총회는 임시주총과는 달리 기준일과 주주명부 폐쇄가 중요한 요소입니다. 정기주총에서는 기준일(보통 영업년도 말일)에 주주로 확정된 사람만 의결권을 행사할 수 있습니다.

2. 영업보고, 재무제표 감사보고(D-30 이내)

정기주주총회에서 가장 중요한 의미는 주주들에게 지난 한 해에 대한 리뷰 즉, 보고를 하는 것입니다. 예를들어 필수적인 영업보고를 중심으로 감사보고, 외부감사인 선임보고, 흡수합병보고 등이 있습니다.

3. 이사회_영업보고 및 정기주주총회 소집(D-16 이내)

많은 회사들이 놓치는 부분이 이사회 소집입니다. 등기이사가 3인 이상이라면 이사회가 자동으로 결성되므로 반드시 정기주총 개최하기 2~3주 전에는 이사회 소집 및 결의를 해야 합니다. 이때 이사회에서는 재무제표, 영업보고서를 승인하고 정기주주총회 소집을 결의합니다.

4. 정기주주총회 소집통지(D-15 또는 D-11 이내)

정기주주총회 소집통지는 주주총회 일정의 핵심입니다. 주주총회 분쟁의 대부분은 소집통지 하자에서 발생합니다.

1) 주주총회 소집통지는 언제 해야 할까요?

주주총회 소집통지는 상법과 정관에 규정되어 있습니다. 일반적으로 주주총회일 14일 이전에 소집통지를 해야 합니다. 자본금이 10억 미만인 경우에는 10일 이전으로 단축할 수 있습니다.

2) 주주총회 소집통지는 어떻게 해야 할까요?

각 주주의 동의를 받은 경우에는 이메일 등 전자문서로도 발송할 수 있습니다.

참고 : 주주총회를 실제로 소집하지 않고 서면으로만 대신할 수도 있습니다. 앞서 말한 자본금 10억 미만인 회사인 경우 주주 전원이 동의한 경우에는 “주주 전원 동의에 의한 서면결의서”를 작성하여 주주총회를 갈음할 수 있습니다.



5. 정기주주총회 개최_본점주소에서 대면으로(D-day)

주주총회 개최 장소는 회사의 본점 주소지에서 보통 진행합니다. 이는 소집통지에도 명시해야 합니다. 정기주총의 컨퍼런스콜이나 화상과 같은 비대면 방식으로 진행하면 안되냐는 질문을 자주 받습니다. 현행법상 정기주주총회는 비대면을 방식만으로는 개최할 수 없습니다.

6. 정기주주총회 안건 결의(D-day)

1)정기 주주총회 결의 방법은 어떻게 되나요?

이제 본격적으로 소집통지에서 공지했던 주요 안건들에 대해서 참석한 주주들이 의결권을 행사하여 결의를 해야 합니다. 결의 방식은 주주가 직접 출석하여 의결하거나 위임장을 작성하여 대리인을 통해 행사할 수도 있습니다.

2)정기 주주총회에서 서면으로 의결권을 행사하는 방법은 어떻게 되나요?

또는, 회사의 정관에서 주주가 주주총회에 직접 출석하지 않고 서면으로 의결권을 행사할 수 있도록 정한 경우에는 서면으로 의결권을 행사할 수 있습니다.

7. 주주총회 의사록 작성(D-day)

이제 정기주주총회 마무리 단계인 의사록 작성을 하면 됩니다. 의사록은 출석한 이사들이 작성하고 기명날인합니다. 정기주총에서 등기할 사항을 의결했다면 반드시 해당 의사록을 공증 받아야 합니다. 물론 주주 전원 동의에 의한 서면결의를 한 경우에는 공증이 필요 없습니다.

8. 변경 등기 신청(D+14)

정기주주총회에서 재무제표 승인, 영업보고, 이익 배당 정도를 결의했다면 별도로 변경 등기할 사항은 없습니다. 그러나 변경등기를 해야 할 사항을 결의했다면 반드시 2주 이내에 등기소를 통해 변경등기 신청해야 합니다. 해당 기간 내에 변경 등기 신청을 하지 않을 경우 과태료를 내야 할 수 있습니다.