내용증명 처음 쓰는 사람도, 갑자기 받은 사람도 '이것'만 알면 된다

빌려준 돈을 제때 받지 못 해 속앓이를 하고 있는 사람에게 주변에서 위로하듯 건넨 이 말.

"내용증명이라도 보내봐."

그런데 막상 직접 내용증명을 쓰려고 마음을 먹고 나니 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 고민됐던 적 없으신가요? 우체국만 가면 내용증명을 보낼 수 있다고는 하는데 비용은 얼마나 드는지, 우체국엔 어떻게 설명해야 하는지 궁금하진 않았나요?

로톡은 실제 변호사들의 조언을 바탕으로 내용증명 작성법과 보내는 방법에 대해 정리해봤습니다. 이와 더불어 내용증명을 받은 사람의 경우 어떻게 대응하는 것이 좋은지도 알아보겠습니다.

내용증명이란?

내용증명이란, 발송인이 어떤 [내용]의 문서를 언제 보냈는지 [증명]하는 제도를 말합니다. 법적으로 중요한 의사표시를 정해진 시한 내에 문서로 전달하고자 할 때 자주 쓰이는 방법이지요.

우체국을 통해서 등기우편으로 내용증명을 발송하면, 우체국에서 해당 문서의 발송 시점과 내용을 보관하면서 제3자로서 사실관계를 증명해줍니다.

비록 해당 문서에 적힌 내용의 진위까지 증명해주는 건 아니지만, 내용증명을 통해서 발송인이 수취인에게 어떤 내용을, 어느 시점에 전달했는지 공적으로 증명할 수 있게 됩니다. 이러한 내용증명은 각종 법적 분쟁이 발생해 소송으로 이어졌을때, 일종의 증거로 활용할 수도 있지요. 구체적으로 내용증명의 효력은 어떻게 되고 언제 결정적인 역할을 할 수 있는지 사례와 함께 알아보려면 [내용증명은 법적 효력 없다? 진짜 힘 발휘하는 건 '이때']편을 확인해주세요.

내용증명 작성하기

그럼 본격적으로 내용증명을 작성하는 방법을 알아볼까요? 사실 내용증명을 작성하는 방식이 정해져있는 건 아닙니다. 다만 꼭 들어가야 하는 내용과 지켜야할 몇 가지가 있는데요. 이를 정리해봤습니다.

이름, 주소는 정확하게

내용증명은 당사자가 전하려는 바를 자유롭게 작성하면 되는데요, 그럼에도 불구하고 이 '두 가지'는 반드시 포함해야 합니다. 바로 발송인과 수취인의 [이름] 그리고 [주소]입니다.

문서 상단 또는 하단에 내용증명을 주고받는 대상의 정보를 정확하게 적어주세요. 해당 정보가 틀릴 경우, 내용증명이 제대로 전달되지 않거나 추후에 법정 등에서 증거물로 인정되지 않을 우려가 있기 때문입니다.

문서 본문과 우편물 봉투에 적힌 수취인 정보가 일치하는지도 꼼꼼하게 확인해주세요(우편법 시행규칙 제51조 제1항).

A4 용지에 쓰고, 최대 150매까지

내용증명 문서는 A4 용지를 이용해 작성해주세요.

'행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정' 제7조 제6항은 특별한 사정이 없는 한 A4 용지(가로 210㎜, 세로 297㎜)를 기준용지로 사용해 문서를 쓰도록 하고 있어요. 원본과 복사본(등본) 모두 동일한 기준이 적용됩니다. 내용증명 문서는 한 번에 A4 용지 기준 최대 150매까지 보낼 수 있습니다.

인터넷 우체국에서 가이드로 제시하는 내용증명 작성 양식을 내려받아 사용하실 수도 있습니다. 아래는 우체국에서 제공하는 내용증명 작성 예시입니다.

육하원칙에 맞춰, 요구사항이 잘 드러나게

모든 글이 그러하듯, 내용증명 역시 육하원칙에 맞춰서 쓰는 것이 가장 좋습니다. 그게 나의 의사를 가장 효과적으로 전할 수 있는 방법일테니까요. [언제 / 어디서 / 누가 / 무엇을 / 어떻게 / 왜]만 기억하시면 됩니다.

또한 내용증명은 요구사항이 잘 드러나게, 간결하게 쓰시는 것이 좋습니다. 본인에게 유리하게 보이도록 사실관계를 과장하거나 부정확한 내용을 쓰는 건 지양해주세요. 앞서 살펴봤듯 내용증명은 사실관계의 진위를 다투기 위한 용도의 문서가 아닙니다. 내용증명의 역할은 상대방에게 일정한 의사를 전달하는 것에 있음을 기억해주세요.

그래도 작성이 어렵다면? 아래 내용을 참고해보세요.

수정할 때도 규칙이 있어요

내용증명 문서를 다 썼는데, 원본 또는 등본에 들어간 문자나 기호를 정정·삽입 또는 삭제

해야할 때가 생길 수 있는데요. 이 때 주의가 필요합니다. 문서에서 수정된 부분이 있다면 '정정', '삽입' 또는 '삭제'라고 글자로 명기하고 그 곳에 발송인의 도장·지장을 찍거나 서명을 해야 합니다(우편법 시행규칙 제50조 제1항).

가장 흔히 발생하는 실수는 청구하는 돈의 자릿수나 액수를 잘못 적는 것입니다. 때로 한자를 잘못 사용해 전혀 다른 의미로 쓰이는 경우도 있지요. 이런 오류가 발생하지 않도록 꼼꼼하게 내용을 확인하고, 부득이 내용을 고쳐야하는 상황에선 우편법 시행규칙에 규정된 수정 방법을 사용하시면 됩니다.

나-너-우체국까지, 총 3부 준비하기

내용증명 문서를 잘 작성하였다면 이제 보내는 일만 남았습니다. 이때 문서는 원본 1부, 복사본(등본) 2부까지 최소 3부가 필요합니다. 수취인에게 1부를 보낸 뒤, 발송인과 우체국에서 각 1부씩 문서를 보관하기 위한 용도입니다. 만약 내용증명을 받는 대상이 여러 명이라면 그 수(수취인 명수 + 2부)에 맞게 문서를 준비해주세요.

<편집 = 조소혜 디자이너>

내용증명 보내는 방법

내용증명은 우체국을 직접 방문해서 보낼 수 있고, 간편하게 인터넷 우체국 사이트를 통해서 내용증명 문서를 작성하고 발송할 수도 있습니다.

내용증명 발송비용

내용증명을 보낼 때는 기본적으로 수수료+우편요금+등기요금이 들어갑니다.

내용증명 수수료는 2022년 9월 기준 A4 용지 1매당 1,300원입니다. 양면의 경우 2매로 계산합니다. 서류가 늘어날 경우 1매 당 650원이 추가되며, 최대 수수료는 98,150원입니다(A4용지 150매 기준). 여기에 우편물의 크기와 규격에 따라 우편요금이 청구(무게에 따라 가산)되고, 등기요금은 이와 별도로 부과됩니다. 만약 익일특급으로 보내거나(1,000원) 배달증명을 신청한다면(2,000원 / 배달증명우편요금 포함) 그에 따른 수수료도 각각 내야 합니다. 또한 인터넷 우체국을 통해 발송하는 경우 제작수수료(1매 90원)가 추가됩니다.

만약 인터넷 우체국을 통해 내용증명을 2매로 작성했고, 수취인이 1명이라면 요금은 이렇습니다.

여기서 인터넷 우체국이 아닌 직접 방문하여 발송한다면, 제작수수료(240원)를 제외한 7,010원의 비용이 듭니다. 또 수취인이 여러 명이라면 우편요금과 등기수수료, 제작수수료에 인원수만큼 추가 요금이 발생합니다.

내용증명 보관 기간

우체국은 내용증명을 발송한 다음 날부터 3년간 관련 문서를 보관합니다. 해당 기간 동안 내용증명을 보낸 사람과 받은 사람 모두 우체국이 보관 중인 내용증명 문서를 청구하고 확인할 수 있습니다(우편법 시행규칙 제54조 제1항).

단, 본인이 해당 내용증명을 확인할 권리가 있음을 증빙하는 특수우편물 수령증·주민등록증 등 서류를 필수 지참해야 합니다.

내용증명 대응법

지금까지는 내용증명을 쓰고 보내는 방법에 대해 알아봤습니다. 이번엔 내용증명 발송 이후에 생길 수 있는 다양한 문제들에 대해 짚어보겠습니다.

내용증명이 반송됐을 때(상대방 주소를 모를 때)

애써 내용증명을 보냈지만, 받는 사람의 주소가 틀렸거나 이사를 가버리는 등의 문제로 우편물이 고스란히 반송되는 경우가 생길 수 있습니다. 다음은 주로 내용증명이 반송되는 사유들입니다.

[내용증명 반송 사유]

우선, 반드시 주민등록상 집 주소가 아니라도 괜찮습니다. 회사나 임시 거주지처럼 상대방에게 우편물을 보낼 수 있는 다른 주소를 알고있다면 다시 내용증명을 보내면 됩니다.

변호사 상담 사례 1

내용증명서를 상대방의 근무지로 보내도 되나요?원문보기

소액의 돈을 빌려 주고받지 못한 상태입니다. 채무자에 대해 알고 있는 건 이름, 전화번호, 근무지뿐입니다. 이런 경우 내용증명서를 상대의 주소지 대신 근무지로 보내도 되나요?

임예지 변호사

법률사무소 예우

반드시 거주 중인 주소지가 아니더라도 상대방이 내용증명을 송달받을 수 있는 장소로 보내시면 됩니다.

비록 내용증명은 정식 소송 절차는 아니지만, 민사 법원의 도움을 구하는 방법도 있습니다. 상대방의 주소지가 불분명하고, 직장을 비롯해 잠시 머무는 거처라도 그 행방에 대해 전혀 알 길이 없는 경우입니다.

민법은 의사를 표시하려는 사람(표의자)이 ① 본인 과실없이 ② 상대방을 알지 못하거나 ③ 소재를 알지 못하는 경우에는 민사소송법상 공시송달 규정을 준용할 수 있도록 하고 있습니다(제113조). 이를 '의사표시 공시송달'이라 합니다.

변호사 상담 사례 2

임대차 계약 해지 내용증명서 발송 후 반송이 되었을 경우원문보기

집주인이 변경돼 임대차 계약 해지 요청 중에 있습니다. 얼마 전 내용증명서를 발송했는데 반송이 되어 돌아왔습니다. 이렇게 내용증명서가 계속 반송될 땐 어떻게 처리해야 하나요?

조윤경 변호사

법률사무소 화윤

임대차 계약 해지 통지는 문자메시지나 전화로 해도 되지만, 소송을 진행할 경우 상대방에게 제대로 명확한 의사가 전달된 것인지 분쟁의 소지가 있어 많은 분들이 내용증명의 방식을 통해 해지 통지를 하고 있습니다.

그런데 내용증명을 보내도 받지 않는 경우엔 내용증명으로 표시한 의사표시 효력이 발생하지 않습니다. 따라서 이런 경우엔 '의사표시에 의한 공시송달' 절차를 이용하여 집주인이 내용증명 송달을 받은 것으로 만들어야 합니다.

상대방 거주지나 최후 주소지 관할법원에 의사표시에 의한 공시송달을 신청하면 되고, 법원에서 2주간 공시하고 나면 송달 받은 것으로 간주됩니다.

이처럼 상대방 최종 주소지 관할 법원에 '의사표시 공시송달 신청서'를 제출하면, 그때부터 법원이 대신 내용증명 문서를 전달하는 역할을 합니다. 그렇게 법원게시판이나 신문 등에 2주간 공시하고 나면, 이후엔 수취인이 직접 우편물을 받지 않았더라도 법적으로 전달이 완료된 걸로 봅니다.

한편, 내용증명이 채무 변제를 요구하는 내용이었다면 채무자의 주민등록표를 열람하거나 초본을 발급받아 주소를 확인하는 방법이 있습니다.

이 경우 ① 차용증 등 채무 관계를 입증하는 서류 ② 반송된 내용증명 우편물 ③ 이해관계사실확인서를 준비하여 채무자 주소지 관할 주민센터에 방문하면 됩니다. 단, 이해관계사실확인서는 상대방(채무자)의 주민등록번호를 알아야 하고 반드시 변호사 등 법률 전문가가 작성해야 합니다.

변호사 상담 사례 3

내용 증명, 정확한 주소를 모르면 보낼 수 없는건가요?원문보기

받을 돈이 있는데, 대여금반환 청구 소송이나 고소를 하기 전에 내용증명을 먼저 보내고 싶습니다. 그런데 채무자가 이사를 가서 정확한 주소를 모릅니다. 집 주소를 알 수 있는 방법이 있을까요?

이연랑 변호사

변호사 이연랑 법률사무소

차용증에 상대방 인적사항 및 차용금액이 기재되어 있다면 이해관계사실확인서와 해당 차용증을 동사무소에 제출하여 초본을 열람하는 방법이 있습니다.

내용증명을 받았을 때

이와 반대로 누군가로부터 내용증명을 받은 경우라면 어떻게 해야 할까요?

"내용증명은 법적 효력이 없다"는 말에 별다른 대응을 하지 않으려다가도, 정말 답변 없이 그대로 두어도 문제가 없는 건지 고민이 되셨을 겁니다. 이에 대해 변호사들은 내용증명 답장이 '필수'는 아니라고 짚었습니다. 내용증명 자체가 바로 법적 효력을 갖는 건 아니기 때문이죠.

다만, 내용증명은 본격적인 소송에 앞선 시작점이 될 수 있는 만큼 법률 전문가의 조력을 받아 신중하게 대응할 필요가 있다고 강조합니다.

변호사 상담 사례 4

내용증명에 답변 안 하면 나중에 소송에서 불리할까요?원문보기

우체국 내용증명은 그 자체로 법적 효력을 가지고 있지 않는 걸로 압니다. 하지만 정식 소송으로 넘어가게 된다면 답변서를 안 보낸 것에 문제가 없을까요? 소송시 유리한 증거가 될 수도 있다고 하는데, 답변서 한줄이라도 보내야 할까요?

오상민 변호사

변호사오상민법률사무소

아시다시피 내용증명 자체는 당사자의 일방적인 주장을 전달하는 것이어서 그것만으론 법적 효력은 없습니다. 그러나 추후 법적 분쟁에 대비하기 위하여 내용증명 내용에 따라 회신필요성은 다를 수 있습니다.

내용증명은 분쟁을 미리 예방할 수도 있고, 실제 소송으로 이어졌을 때는 효율적인 증거로도 쓰일 수 있습니다.

이처럼 나의 법적인 의사를 명확히 전달하고, 권리를 되찾을 수 있도록 도와주는 내용증명. 예기치 않은 분쟁에 휘말려 내용증명 작성을 고민 중이라면, 혹은 그런 내용증명을 받은 상태라면 법률 전문가의 조언을 구해 철저한 대비를 하는 것이 좋겠습니다.