사업자 계약 대리권, 직원 서명 전 확인할 것 

거래처 직원이 계약서에 서명했다면 직함이나 회사 도장만 보지 말고, 그 계약을 체결할 권한까지 있었는지 확인해야 합니다. 권한이 없더라도 회사의 추인이나 표현대리로 효력이 인정될 수 있지만, 직원이라는 이유만으로 회사의 책임이 자동 확정되지는 않습니다.

이 글은 다른 회사의 직원과 물품·용역 계약을 체결하는 사업자·기업 담당자를 위한 안내입니다. 협상을 맡은 직원이 계약까지 확정할 수 있는지, 권한에 의문이 생기면 누구에게 무엇을 확인할지를 다룹니다.

2026년 11월 5일 확인한 민법의 2026년 3월 17일 시행본과 상법의 2026년 9월 10일 시행본을 기준으로 합니다. 대표이사가 필요한 이사회 결의를 거쳤는지와는 구별되는 문제이며, 이 글의 중심은 직원에게 회사 명의의 계약을 체결할 대리권이 있는지입니다.

협상 담당과 계약 체결 권한을 나누어 봅니다

견적을 주고받았다는 사실만으로 그 직원에게 최종 계약 권한까지 있다고 판단하지 않습니다. 회사가 어떤 업무를 맡겼고, 직원이 그 범위 안에서 어떤 의사표시를 했는지가 출발점입니다.

민법 제114조는 대리인이 권한 안에서 본인을 위한 것임을 표시한 의사표시가 직접 본인에게 효력을 갖는다고 정합니다. 거래 상대가 회사라면 계약 당사자가 그 회사로 표시되어 있는지와 서명자가 회사를 대리하는 지위를 갖는지 연결해서 확인해야 합니다.

자료 전달만 하는 직원, 가격 협상을 하는 직원, 최종 조건을 확정하는 직원의 역할은 다를 수 있습니다. 회사가 이미 확정한 계약서를 단순히 전달하는 상황인지, 직원이 회사를 대신해 새로운 계약 의사를 표시하는 상황인지도 구분합니다.

회사 이름 없이 직원 개인 이름만 적힌 문서라면 누구와 계약한 것인지 먼저 정리합니다. 다만 회사 명의가 빠졌다는 이유만으로 언제나 개인 계약이 되는 것은 아닙니다. 민법 제115조는 상대방이 대리행위임을 알았거나 알 수 있었던 경우를 따로 정하므로 문서와 협상 경위를 함께 봅니다.

사업자등록증은 거래 주체를 파악하는 자료이지 해당 직원의 대리권 전체를 증명하는 문서는 아닙니다. 회사와 계약했다는 사실과 그 회사를 유효하게 구속할 사람이 서명했다는 사실은 각각 확인할 사항입니다.

직함보다 위임한 업무와 계약 내용을 대조합니다

권한 확인은 직함 하나보다 맡긴 업무와 이번 계약의 대응 관계가 중요합니다. 팀장·본부장·이사라는 호칭만으로 모든 종류와 금액의 계약을 체결할 수 있다고 단정해서는 안 됩니다.

확인자료로는 위임장, 회사가 보낸 권한 확인 회신, 담당 업무와 기존 거래 경위 등을 살펴볼 수 있습니다. 이 자료를 모두 받아야만 계약이 유효하다는 뜻은 아닙니다. 실제 권한을 확인하고 나중에 설명할 수 있도록 남기는 관리 방법입니다.

위임장이 있다면 위임한 회사와 사람, 대리인, 대상 거래, 기간을 대조합니다. 견적 제출 권한인지 계약 체결 권한인지, 본계약만인지 추가 합의까지인지 문구를 읽어야 합니다. 금액이나 조건에 제한이 적혀 있다면 이번 최종본이 그 범위 안에 드는지도 확인합니다.

확인한 뒤 계약금액이나 책임 범위가 크게 바뀌었다면 처음 받은 자료가 변경본까지 뒷받침하는지 검토합니다. 이전 소액 발주를 처리했다는 사정만으로 장기 독점약정이나 별도 보증까지 맡았다고 확대하지 않습니다.

권한 확인은 그 직원의 말만 반복해서 받기보다 회사의 권한 있는 사람에게 연결하는 편이 좋습니다. 계약 상대 회사가 확인한 경로와 회신자를 남기고, 담당자가 보내 준 연락처만으로 확인이 완결됐다고 여기지 말고 기존에 확인된 회사 연락 경로와도 대조합니다.

회사 도장과 인감서류도 권한 검토의 일부입니다

계약서에 회사 도장이 찍혔어도 누가 어떤 권한으로 사용했는지는 별도로 살펴야 합니다. 반대로 도장이 없다는 사정만으로 일반적인 사업자 계약이 언제나 무효가 되는 것도 아닙니다.

일반 물품·용역 계약에서 서명·날인은 계약 의사와 문서의 진정성을 확인하는 중요한 자료입니다. 그러나 도장을 소지하거나 인감증명서를 제출할 수 있었다는 사정과 해당 조건으로 계약할 권한이 있었다는 사정은 완전히 같은 내용이 아닙니다.

문서에 찍힌 인영이 맞는지, 서류가 실제 회사에서 나온 것인지, 위임 범위가 계약과 일치하는지를 함께 살핍니다. 법인인감증명서가 있다는 이유로 계약 체결자나 회사의 의사를 확인하는 과정을 모두 생략하지 않습니다.

회사 전자우편이나 사내 양식도 같은 방식으로 봅니다. 업무용 계정을 사용했다는 사실은 소속과 거래 경위를 설명할 수 있지만 모든 계약 권한을 보장하지는 않습니다. 전자서명 방식 자체의 적정성과 서명자에게 회사를 대리할 권한이 있었는지도 구분해야 합니다.

지급계좌가 회사가 아닌 직원 개인 명의이거나 회사의 다른 담당자에게 알리지 말라고 요구하는 경우에는 이유와 권한을 추가로 확인합니다. 이런 사정 하나가 언제나 계약 무효나 범죄를 뜻하지는 않지만, 확인 없이 진행한 경위가 나중의 보호 여부에서 문제 될 수 있습니다.

상업사용인의 권한에는 별도 규정이 있습니다

영업 업무를 포괄적으로 맡은 직원은 계약마다 개별 위임장을 받지 않았더라도 상법상 권한이 인정될 수 있습니다. 모든 직원을 단순한 일회성 대리인으로만 보아서는 안 됩니다.

상법 제15조는 영업의 특정한 종류나 특정한 사항을 위임받은 사용인에게 그 범위에 관한 재판 외의 모든 행위를 할 권한을 인정합니다. 해당 권한의 제한은 준용되는 제11조 제3항에 따라 선의의 제3자에게 대항하지 못합니다.

따라서 회사가 내부 금액 한도를 넘겼다고 말한다는 이유만으로 곧바로 계약의 효력을 부정할 수는 없습니다. 먼저 그 직원이 어떤 영업을 위임받았는지, 이번 행위가 그 영업의 범위 안인지, 상대방이 제한을 알았는지 등을 구분해서 판단해야 합니다.

반대로 맡긴 영업이나 사항의 범위 자체를 벗어난 행위라면 내부 제한 문제와 같지 않습니다. 대법원은 이러한 경우 회사의 책임을 인정하려면 표현대리 법리에 따른 정당한 신뢰가 있어야 한다고 봅니다. 거래 내용이 크게 달라졌는데도 평소 영업 담당자라는 설명만 반복해서는 충분하지 않을 수 있습니다.

직책의 이름만 보고 제15조가 적용되는 사용인인지 정하지 않습니다. 회사가 실제 맡긴 업무, 회사가 관여한 거래 과정과 계약의 성격을 살피며, 지배인 등 다른 상법상 지위가 문제 되면 그 지위에 관한 규정도 별도로 검토해야 합니다.

권한이 없다면 회사의 추인을 확인합니다

대리권이 없는 직원의 계약은 회사가 추인하지 않으면 회사에 효력이 없다는 것이 민법 제130조의 원칙입니다. 다만 처음부터 아무런 후속 검토도 필요 없는 확정적 무효라고 처리해서는 안 됩니다.

추인은 권한 없이 체결된 계약의 효과를 본인이 받아들이는 문제입니다. 회사가 실제로 계약을 승인했는지와 누가 회사를 위해 그 의사를 표시할 수 있는지를 확인해야 하며, 권한이 문제 된 직원 본인의 재확인만으로 회사의 추인이라고 단정하지 않습니다.

회사의 대금 지급이나 물품 수령 등이 있었다면 어떤 계약을 알고 어떤 취지로 한 행동인지 확인합니다. 그러한 이행 경과는 추인 여부를 검토할 자료가 될 수 있지만, 송금 한 번이나 물품 도착만으로 언제나 계약의 모든 조항을 추인했다고 단정하지 않습니다.

민법 제132조에 따르면 추인이나 거절은 상대방에게 하지 않으면 원칙적으로 그 상대방에게 대항하지 못합니다. 다만 상대방이 그 사실을 안 경우는 예외입니다. 직원에게만 전달된 내부 처리와 계약 상대방이 확인한 회사의 입장을 구별해서 남겨야 합니다.

민법 제133조는 다른 의사표시가 없으면 추인의 효력이 계약 시점으로 소급하되 제3자의 권리를 해하지 못한다고 정합니다. 사후 확인서를 받으면 언제나 모든 문제가 해결된다고 안내하지 않고 추인의 대상, 내용과 제3자 권리 문제를 함께 검토합니다.

답변이 없을 때는 최고와 철회를 구별합니다

회사가 입장을 밝히지 않는다면 상당한 기간을 정해 추인 여부의 확답을 요구하는 방법을 검토할 수 있습니다. 민법 제131조에 따른 최고를 했는데 회사가 그 기간 안에 확답을 발하지 않으면 추인을 거절한 것으로 봅니다.

여기서 법이 정한 효과는 무응답을 승인으로 취급하는 것이 아닙니다. 거래 담당자가 임의로 내일까지 답이 없으면 동의한 것으로 알겠다고 적었다는 이유로 회사가 계약을 승인한 것이 되지는 않습니다.

최고할 때는 대상 계약과 체결자, 확인하려는 추인 여부를 특정하고 회사가 검토할 수 있는 상당한 기간을 정해야 합니다. 모든 계약에 적용되는 고정 일수가 있는 것은 아닙니다. 보낸 문서와 회사에 전달된 경위, 회신의 내용 및 발신 시점을 보존합니다.

추인이 있기 전에는 상대방의 철회권도 별도로 검토합니다. 민법 제134조는 본인이나 그 대리인에게 철회할 수 있다고 정하지만, 계약 당시 대리권이 없음을 상대방이 알았다면 이 철회권은 인정되지 않습니다. 회사가 거절한 뒤의 대응과 추인 전에 스스로 철회하는 선택을 섞지 않습니다.

이미 체결한 계약에 따라 납품·지급 의무를 이행 중이라면 권한 의문만으로 모든 이행을 곧바로 중단하지 않습니다. 실제 대리권, 추인 및 표현대리의 성립 여부와 현재 의무를 함께 확인한 뒤 대응해야 이행 거절에 따른 별도 분쟁을 줄일 수 있습니다.

표현대리는 회사 밖에서 생긴 신뢰를 따집니다

실제 권한이 부족해도 일정한 외관과 상대방의 정당한 신뢰가 있으면 회사가 책임질 수 있습니다. 다만 표현대리는 직원의 소속이나 상대방의 주관적인 믿음만으로 성립하는 제도가 아닙니다.

민법 제125조는 회사가 제3자에게 대리권 수여를 표시한 경우를, 제126조는 대리인이 권한을 넘은 경우를, 제129조는 대리권이 소멸한 경우를 각각 다룹니다. 생긴 외관과 권한의 상태가 다르므로 세 조항을 하나의 요건으로 뭉뚱그리지 않습니다.

제125조에서는 회사가 한 표시와 그 범위가 중요하며, 상대방이 대리권 없음을 알았거나 알 수 있었던 경우는 제외됩니다. 직원이 스스로 전권이 있다고 주장한 사실만으로 회사가 권한 수여를 표시했다고 볼 수는 없습니다.

제126조에서는 기본이 되는 대리권과 이를 넘은 행위, 그 권한이 있다고 믿을 만한 정당한 이유를 검토합니다. 대법원은 정당한 이유를 대리행위 당시 존재한 사정을 객관적으로 살펴 판단합니다. 계약 후 새로 알게 된 사정으로 당시 확인 과정을 대신하지 않습니다.

제129조는 대리권이 없어졌음을 몰랐던 상대방을 보호하되, 과실로 몰랐다면 예외로 합니다. 담당자가 퇴사하거나 권한이 회수됐다는 회사의 통지를 받은 적이 있는지 확인하고, 과거 계약을 처리했다는 사정만으로 현재 권한까지 계속 인정된다고 여기지 않습니다.

다툼이 생기면 계약 당시 자료를 먼저 모읍니다

분쟁에서는 회사가 왜 책임지는지에 관한 근거를 구분하고 그 근거에 맞는 자료를 모아야 합니다. 실제 위임, 상업사용인의 권한, 사후 추인, 표현대리는 서로 관련되지만 같은 증명 문제는 아닙니다.

계약 최종본과 당시 위임자료, 회사의 권한 확인 회신, 변경된 조건을 주고받은 내역을 연결해 정리합니다. 기존 거래가 있다면 누가 승인하고 회사가 어떻게 이행했는지도 확인합니다. 이후 새로 받은 문서는 과거에 이미 받은 것처럼 표시하지 않습니다.

회사에 효력이 없다는 결론이 나와도 직원이 언제나 같은 금액을 대신 갚는 것은 아닙니다. 민법 제135조의 무권대리인 책임은 대리권을 증명하지 못하고 추인도 받지 못한 경우에 문제 되며, 상대방이 권한 없음을 알았거나 알 수 있었던 경우와 제한능력자에 관한 예외가 있습니다.

대표이사에게 대표권은 있지만 내부 결의가 빠진 문제를 직원의 대리권 부족과 같은 기준으로 판단해서도 안 됩니다. 먼저 누가 어떤 지위로 서명했는지 확정하고, 그 지위에 맞는 권한과 상대방 보호 요건을 검토하는 순서가 필요합니다.

계약 전에는 최종 조건을 확정할 사람과 그 근거를 확인하고, 의문이 드러났다면 회사의 입장을 문서로 연결해 두는 것이 핵심입니다. 서류의 수보다 확인된 권한이 실제 계약 내용과 맞는지가 중요하며, 확인되지 않은 부분은 지급·이행 일정과 함께 구체적으로 검토해야 합니다.

※ 본 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 구체적인 법률 조언을 대체할 수 없습니다.

※ 개인의 상황에 맞는 정확한 법률 자문은 반드시 전문 변호사와 상담하시기 바랍니다.

※ 본문에는 별도의 사례를 사용하지 않았으며, 구체적인 상황에 따라 대응 방법 및 결과는 다를 수 있습니다.