동업자와 사이가 틀어지거나 대주주 쪽에서 회사 운영을 독단적으로 끌고 간다는 의심이 들 때, 소수 지분을 가진 주주가 가장 먼저 찾게 되는 것이 주주명부나 이사회·주주총회 의사록입니다. 그런데 정작 회사 쪽에 열람을 요청하면 "지분이 얼마 안 되는데 무슨 자격으로 보려고 하느냐"는 답이 돌아오는 경우가 적지 않습니다. 실제로 상법은 서류마다 전혀 다른 열람 요건을 두고 있어서, 지분율과 무관하게 1주만 가진 주주도 당장 볼 수 있는 서류가 있는가 하면, 회사가 나름의 이유를 들어 거절할 수 있는 서류도 따로 있습니다. 이 구분을 모른 채 회사 말만 믿고 물러서거나, 반대로 무엇이든 다 봐야 한다고 우기다가는 정작 필요한 서류를 손에 넣기까지 시간만 흘러갑니다.
먼저 전체를 짚어보겠습니다: 서류 종류에 따라 갈리는 열람 자격
주식회사 주주가 확인하고 싶어 하는 서류는 크게 세 갈래로 나뉩니다. 정관·주주명부·주주총회의사록·사채원부, 이사회의사록, 그리고 회계장부입니다. 이 중 정관·주주명부·주주총회의사록·사채원부는 상법 제396조 제2항이 정하는 대로 지분율이나 보유기간 요건 없이 단독주주도 영업시간 내 언제든지 열람·등사를 청구할 수 있습니다.
반면 이사회의사록은 주주의 열람청구권 자체는 인정되지만, 회사가 정당한 이유를 들어 거절할 수 있는 예외가 법에 명시돼 있어 사실상 협상과 소명의 영역입니다. 회계장부에 이르면 아예 청구 자격 자체가 달라져 발행주식총수의 3% 이상을 보유한 주주만 서면으로 청구할 수 있습니다.
상담을 해보면 이 세 층위를 뭉뚱그려 "지분이 적으니 아무것도 못 본다"고 지레 포기하거나, 거꾸로 이사회의사록까지 당연히 봐야 한다며 회사와 감정싸움만 하다가 정작 절차를 놓치는 경우를 자주 봅니다. 서류마다 근거 조문이 다르다는 것을 아는 것만으로도 대응의 절반은 정리됩니다.
법은 이렇게 판단합니다: 396조의 단독주주권과 391조의3의 거절 요건
상법 제396조 제2항은 "주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 정관, 주주총회의사록, 사원명부 또는 주주명부, 사채원부의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다"고 정하고 있어, 이 서류들에 대해서는 지분 수·보유기간·목적 소명을 요구하지 않습니다. 1주만 가진 주주도, 심지어 회사채권자도 청구할 수 있는 단독주주권이라는 뜻입니다. 회사가 이를 거부하면 그 자체로 위법이고, 이사·감사 등에게는 상법 제635조 제1항에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
문제는 회사가 그럼에도 서류를 안 내놓는 경우입니다. 이때는 과태료 통지만으로 끝내지 말고, 회사를 상대로 주주명부(또는 의사록) 열람등사가처분을 신청하는 것이 실무상 가장 빠른 해결책입니다. 여기서 반드시 짚어야 할 부분이 있는데, 청구·가처분의 상대방은 회사 그 자체여야 한다는 점입니다. 대법원은 2023. 5. 23.자 2022마6500 결정에서, 명의개서대리인은 회사의 이행보조자에 불과해 주주명부 열람등사청구의 직접 상대방이 될 수 없다고 판단했습니다. 명의개서 업무를 대행사가 맡고 있다고 해서 그쪽에 가처분을 신청하면 상대방 적격 자체를 다투다 시간을 낭비할 수 있습니다.
이사회의사록은 이야기가 다릅니다. 상법 제391조의3 제3항은 주주에게 이사회의사록 열람·등사청구권을 인정하면서도, 제4항에서 "회사는 그 청구에 대하여 이유를 붙여 이를 거절할 수 있다"고 정해, 396조가 규정한 서류들과 달리 회사에 거절 권한을 열어두고 있습니다. 경영진의 인사·영업전략·거래조건 등 민감한 논의가 그대로 담기는 경우가 많기 때문입니다. 회사가 거절하면 주주는 곧바로 민사소송이 아니라 법원에 이사회의사록 열람·등사 허가를 신청해야 합니다 — 이는 비송사건절차법이 정한 비송사건이어서, 민사소송의 방법으로 청구하는 것은 허용되지 않는다는 것이 실무의 확립된 태도입니다. 이 신청에서 주주는 자신의 권리를 행사하기 위해 열람이 필요하다는 점을 구체적으로 소명해야 하고, 법원은 이와 함께 회사가 내세운 거절 사유가 타당한지를 함께 심사합니다.
지분율 요건의 차이를 숫자로 보면 체감이 다릅니다. 발행주식총수가 10만 주인 회사에서 1,000주(1%)를 보유한 주주라면 서류별로 자격이 이렇게 갈립니다.
정관·주주명부·주주총회의사록·사채원부 — 지분율과 무관하게 즉시 청구 가능
이사회의사록 — 회사가 정당한 사유로 거절 가능, 거절 시 법원 허가 필요
회계장부(상법 제466조) — 3% 미만이라 단독으로는 청구 불가, 다른 주주와 지분을 합쳐야 자격 충족
회계장부는 이번 주제의 서류들과 근거 조문부터 다릅니다. 상법 제466조는 발행주식총수의 3% 이상을 가진 주주만 이유를 붙인 서면으로 회계장부·서류의 열람을 청구할 수 있게 하고, 회사는 그 청구가 부당함을 증명해야 거절할 수 있습니다. 396조 서류들이 지분과 목적 소명 없이도 청구할 수 있는 단독주주권이라면, 회계장부는 지분 요건과 목적 소명이 함께 필요한 소수주주권이라는 점에서 완전히 다른 층위의 권리입니다.
김상훈 변호사의 대응, 이렇게: 서류별로 갈라 접근하는 다섯 단계
서류의 성격이 정리됐다면, 실제로는 다음 순서로 대응합니다.
서류부터 구분 — 정관·주주명부·주주총회의사록·사채원부인지, 이사회의사록인지, 회계장부인지 먼저 가릅니다. 근거 조문과 청구 자격이 전혀 다르므로 이 구분이 이후 전략을 좌우합니다.
내용증명으로 열람등사청구 — 청구 서류·목적·희망 일시를 구체적으로 적어 발송합니다. 396조가 정한 서류는 지분율·목적 소명 없이도 청구서 한 장으로 충분합니다.
거부 시 회사를 상대로 가처분 — 396조 서류를 거부당하면 곧바로 회사를 상대로 열람등사가처분을 신청합니다. 명의개서대리인이 있는 회사라도 상대방은 회사로 특정해야 합니다.
이사회의사록은 소명자료부터 준비 — 이사 배임 의심에 따른 대표소송 준비, 자기 지분가치평가 등 권리행사의 필요성을 구체적 자료로 정리한 뒤 법원에 열람·등사 허가를 신청하고, 회사가 내세운 거절 사유의 타당성도 함께 다툽니다.
회계장부까지 필요하면 지분부터 확보 — 3%에 못 미치면 뜻을 같이하는 다른 주주와 지분을 합산해 청구인 자격을 갖춘 뒤 이유를 붙인 서면으로 청구합니다.
망설이는 사이, 시간은 불리해집니다: 지금 확인해야 할 것
회사가 서류 열람을 거부하는 사이 장부가 정리되거나 회의록이 새로 작성되는 등 정황이 흐려질 수 있습니다. 서류 종류에 따라 권리의 크기와 절차가 다르다는 점을 정리해 두어야, 회사의 거절에 곧바로 대응할 수 있습니다.
지금 확인하고 싶은 서류가 상법 제396조가 정한 것인지, 이사회의사록인지, 회계장부인지부터 점검해 보시기 바랍니다.
법률 문제는 초기 대응이 중요합니다. 도움이 필요하시면 언제든 김상훈 변호사에게 문의해 주시기 바랍니다.
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