회사소송 주주총회 소집절차 

1. 서설

주주총회는 주주로 구성된 필요적 상설기관으로서 최고 의사결정 기관이다. 주주총회의 권한은 대표이사 등 타 기관에게 위임 또는 양도는 허용되지 않는다. 주주총회의 소집절차에 관한 규정은 상법 제362조 내지 제366조이다. 다만 자본금 10억원 이하의 소규모 회사의 경우는, 주주총회일 10일 전에 통지를 발송하면 되고 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있다(상법 제363조).

2. 소집권자

주주총회는 원칙적으로 이사회가 소집을 결정하고, 대표이사가 소집을 집행한다. 이는 강행규정이므로 정관으로 달리 정할 수 없다. 이사회는 주주총회의 일시, 장소, 목적사항등을 결정하지만 목적사항만 정하고 일시, 장소는 대표이사에게 위임할 수 있다. 대표이사는 공동대표라고 각자 명의로 소집할 수 있다.

예외적으로 발행주식 총수의 3% 이상의 주식을 보유한 소수주주는 법원의 허가를 얻어 임시총회를 소집할 수 있고, 감사 또는 감사위원회도 소수주주와 같은 방법으로 주주총회 소집을 청구할 수 있다.

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3. 소집의 통지

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가. 소집시기

정기총회는 매년 1회 일정한 시기에 이를 소집하여야 하고, 연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에 총회를 소집하여야 한다. 임시총회는 필요있는 경우에 수시 이를 소집한다. 주의할 점은 정기총회와 임시총회는 그 권한이나 결의의 효력에 있어 차이가 전혀 없다.

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나. 소집통지의 대상

주주총회 소집통지는 주주명부 상의 주주에게 한다. 따라서 명의개서를 하지 아니한 주식양수인에 대하여 주주총회소집통지를 하지 않았다고 하여 주주총회결의에 절차상의 하자가 있다고 할 수 없다(대법원 1996. 12. 23. 선고 96다32768,32775,32782 판결). 대부분의 주주에 대하여 소집통지를 하지 않은 경우은 결의 부존재 사유에 해당하지만, 일부 주주에 대하여 통지를 하지 않은 경우에는 결의 취소 사유에 해당한다.

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다만 의결권 없는 주주에 대해서는 소집통지를 할 필요가 없고, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다. 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니하였음은 회사가 입증책임을 부담한다. 그러나 특별이해관계 있는 주주(상법 제368조 제4항)에 대해서는 통지를 해야 한다.

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다. 소집통지의 기간

주주총회를 소집할 때는 총회일을 정하여 그로부터 2주 전에 통지하여야 한다. 2주의 기간은 정관으로 늘릴 수는 있으나 줄일 수는 없다. 통지는 발신주의가 적용되므로 발신일 기준으로 2주를 계산하며, 2주 전에 발신하면 족하므로 도달 여부는 문제되지 않는다. 기간의 계산에 대해서는 민법을 따른다.

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라. 소집통지의 방법

주주총회 소집통지는 서면 또는 각 주주의 동의를 얻어 전자문서로 통지한다. 이 외의 다른 방법은 허용되지 않는다. 주주의 동의는 명시적일 필요는 없고 묵시적이라도 무관한바, 만일 전자문서 통지 방법에 대하여 동의하지 않는 주주는 통지를 받은 즉시 이의를 제기하여야 하고, 만일 이의를 제기하지 않으면 묵시적으로 동의한 것으로 볼 수 있다.

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다만 상장회사의 경우 의결권 있는 주식총수 100분의 1 이하 소수주주에 대해서는 정관에 의하여 2개 이상이 일간신문 공고나 전자적 방법에 의한 공고로 갈음할 수 있다.

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마. 소집통지의 내용

소집통지에는, 회의일시, 소집지와 소집장소, 회의의 목적사항이 포함되어 있어야 한다.

회의일시는 사회통념상 적절한 일시로 정하면 되고, 소집지는 본점소재지 또는 이에 인접한 지에 소집하는 것이 원칙이나, 정관으로 달리 정할 수 있다. 소집장소는 소집지 자의 회의 장소를 의미하는데, 주주들의 참석상의 편의를 고려하여 정하면 된다.

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회의의 목적사항은 의제와 의안으로 구분되는데 의제는 제목이고 의안은 내용이다. 목적사항을 기재함에 있어서는 주의를 요하는데, 기재하지 않은 의제에 대해서는 결의할 수 없지만 의안에 대해서는 수정 결의가 가능하다(예컨대 3% 이익배당 의안을 5%로 수정 결의함).

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목적사항을 어느 정도 기재해야 하는지 의문이 있을 수 있는데, '이사 해임의 건', '재무제표 승인의 건' 등 정도로 무엇을 하는지 알 수 있는 수준으로 기재하면 된다. 다만 정관변경이나 회사합병 등 특별결의사항을 다룰 주주총회의 경우 의안의 요령도 기재해야 한다(상법 제433조 제2항, 제522조 제2항). 상장회사가 이사, 감사의 선임을 목적으로 주주총회를 소집하는 경우 후보자의 성명, 약력 등 후보자에 관한 사항을 통지 또는 공고해애 한다(제542조의4 제2항).

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회의의 목적사항은 소집통지 이후 철회할 수 있다.

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4. 소집의 철회, 연기와 속행

주주총회 소집의 통지·공고가 행하여진 후 소집을 철회하거나 연기하기 위해서는 소집의 경우에 준하여 이사회의 결의를 거쳐 대표이사가 그 뜻을 그 소집에서와 같은 방법으로 통지·공고하여야 한다(대법원 2009. 3. 26. 선고 2007도8195 판결).

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주주총회의 계속회가 동일한 안건토의를 위하여 당초의 회의일로부터 상당한 기간내에 적법하게 거듭 속행되어 개최되었다면 당초의 주주총회와 동일성을 유지하고 있다고 할 것이므로 별도의 소집절차를 밟을 필요가 없다(대법원 1989. 2. 14. 선고 87다카3200 판결).

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5. 소집절차의 하자 및 그 치유

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가. 소집권자의 하자

주주총회소집이 이사회의 결정없이 소집된 경우에는 주주총회결의 자체가 법률상 존재하지 않은 경우로서 상법 제379조를 적용할 여지가 없다(대법원 1978. 9. 26. 선고 78다1219 판결). 이사회의 결정없이 주주총회가 소집되었다고 하더라도 외관상 이사회의 결정이 있었던 것과 같은 소집형식을 갖추어 소집권한 있는 자가 적법한 소집절차를 밟은 이상 이사회의 결정이 없었다는 사정은 주주총회결의부존재의 사유는 되지 않고 주주총회결의 취소의 사유가 됨에 불과하다(대법원 1980. 10. 27. 선고 79다1264 판결).

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주주총회를 소집할 권한이 없는 자가 이사회의 주주총회 소집결정도 없이 소집한 주주총회에서 이루어진 결의는, 1인 회사의 1인 주주에 의한 총회 또는 주주 전원이 참석하여 총회를 개최하는 데 동의하고 아무런 이의 없이 결의가 이루어졌다는 등의 특별한 사정이 없는 이상, 총회 및 결의라고 볼 만한 것이 사실상 존재한다고 하더라도 그 성립 과정에 중대한 하자가 있어 법률상 존재하지 않는다고 보아야 한다(대법원 2010. 6. 24. 선고 2010다13541 판결). 대표이사 아닌 이사가 이사회의 소집 결의에 따라서 주주총회를 소집한 것이라면 위 주주총회에 있어서 소집절차상 하자는 주주총회결의의 취소사유에 불과하고 그것만으로 바로 주주총회결의가 무효이거나 부존재가 된다고 볼 수 없다(대법원 1993. 9. 10. 선고 93도698 판결).

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주식회사의 임시주주총회가 법령 및 정관상 요구되는 이사회의 결의 및 소집절차 없이 이루어졌다 하더라도, 주주명부상의 주주 전원이 참석하여 총회를 개최하는 데 동의하고 아무런 이의 없이 만장일치로 결의가 이루어졌다면 그 결의는 특별한 사정이 없는 한 유효하다(대법원 2002. 12. 24. 선고 2000다69927 판결).

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나. 소집대상의 하자

정당한 소집권자에 의하여 소집된 주주총회에서 정족수가 넘는 주주의 출석으로 출석주주 전원의 찬성에 의하여 이루어진 결의라면, 설사 일부 주주에게 소집통지를 하지 아니하였거나 법정기간을 준수하지 아니한 서면통지에 의하여 주주총회가 소집되었다 하더라도 그와 같은 주주총회소집절차상의 하자는 주주총회결의의 부존재 또는 무효사유가 아니라 단순한 취소사유에 불과하다(대법원 1993. 10. 12. 선고 92다21692 판결).

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다. 소집시기의 하자

정당한 소집권자에 의하여 소집된 주주총회에서 정족수가 넘는 주주의 출석으로 출석주주 전원의 찬성에 의하여 이루어진 결의라면, 설사 일부 주주에게 소집통지를 하지 아니하였거나 법정기간을 준수하지 아니한 서면통지에 의하여 주주총회가 소집되었다 하더라도 그와 같은 주주총회소집절차상의 하자는 주주총회결의의 부존재 또는 무효사유가 아니라 단순한 취소사유에 불과하다(대법원 1993. 10. 12. 선고 92다21692 판결).

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라. 회의일시, 소집장소의 하자

주주총회의 개회시각이 부득이한 사정으로 당초 소집통지된 시각보다 지연되는 경우에도 사회통념에 비추어 볼 때 정각에 출석한 주주들의 입장에서 변경된 개회시각까지 기다려 참석하는 것이 곤란하지 않을 정도라면 절차상의 하자가 되지 아니할 것이나, 그 정도를 넘어 개회시각을 사실상 부정확하게 만들고 소집통지된 시각에 출석한 주주들의 참석을 기대하기 어려워 그들의 참석권을 침해하기에 이르렀다면 주주총회의 소집절차가 현저히 불공정하다고 하지 않을 수 없고, 또한 소집통지 및 공고가 적법하게 이루어진 이후에 당초의 소집장소에서 개회를 하여 소집장소를 변경하기로 하는 결의조차 할 수 없는 부득이한 사정이 발생한 경우, 소집권자가 대체 장소를 정한 다음 당초의 소집장소에 출석한 주주들로 하여금 변경된 장소에 모일 수 있도록 상당한 방법으로 알리고 이동에 필요한 조치를 다한 때에 한하여 적법하게 소집장소가 변경되었다고 볼 수 있다(대법원 2003. 7. 11. 선고 2001다45584 판결).

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마. 소집통지 내용의 하자

상법 제363조 제1항, 제2항의 규정에 의하면 주주종회를 소집함에 있어서는 회의의 목적사항을 기재하여 서면으로 그 통지를 발송하게 되어 있으므로 주주총회에 있어서는 원칙적으로 주주총회 소집을 함에 있어서 회의의 목적 사항으로 한 것 이외에는 결의할 수 없으며, 이에 위배된 결의는, 특별한 사정이 없는 한, 상법 제376조 소정의 총회의 소집절차 또는 결의방법이 법령에 위반하는 것으로 보아야 하고, 다만 회사 정관에 주주전원의 동의가 있으면 미리 주주에게 통지하지 아니한 목적 사항에 관하여도 결의할 수 있다고 되어 있는 때는 예외이나, 그 경우의 주주 전원이란 재적주주 전원을 의미한다고 보아야 할 것이며, 미리 주주에게 통지하지 아니한 사항에 관한 결의에 가담한 주주가 그 결의의 취소를 구함이 곧 신의성실의 원칙 및 금반언의 원칙에 반한다고 볼 수 없다(대법원 1979. 3. 27. 선고 79다19 판결).