이사회 서면결의, 전원 서명으로 가능할까 

주식회사 이사회는 이사 전원의 서명을 모았다는 이유만으로 실제 회의 없이 결의를 마칠 수 있는 것이 아닙니다. 기업 담당자는 소집통지를 생략하는 동의와 안건에 대한 찬성을 구별하고, 모이기 어렵다면 법이 허용하는 원격회의 방식부터 확인해야 합니다.

이 글은 이사회를 두는 비상장 주식회사에서 결의 절차를 준비하는 사업자·기업 담당자를 위한 안내입니다. 2026년 9월 10일 시행 상법을 기준으로, 이메일이나 서명파일을 돌리는 방식이 실제 회의를 대신할 수 있는지에 집중합니다. 특별법의 적용을 받는 법인이나 상장회사의 추가 규율은 별도로 검토해야 합니다.

서명파일에서 실제 회의를 확인할 수 있나요

먼저 확인할 것은 서명의 개수가 아니라 이사들이 같은 회의에 참여해 안건을 논의하고 표결했는지입니다. 결의서라는 제목이 붙은 파일과 이사회 결의가 성립했다는 판단은 구별해야 합니다.

상법 제391조 제1항은 이사 과반수의 출석과 출석 이사 과반수의 찬성으로 이사회 결의를 하도록 정하고, 정관으로 그 비율을 높일 수 있게 합니다. 이사회는 여러 이사의 판단이 회의 안에서 교환되는 기관이므로, 담당자가 각 이사에게 차례로 설명하고 찬성 서명을 받는 방식은 원칙적으로 이사회 결의를 대신할 수 없습니다.

회의가 없었던 서명 수집과 회의를 한 뒤 의사록을 확인받는 절차도 다릅니다. 실제 회의에서 결의한 내용을 나중에 서명으로 확인하는 것은 그 회의를 기록하는 단계입니다. 반대로 서명본이 완성됐다는 사실로 과거에 없었던 회의가 생기는 것은 아닙니다.

이를 확인하려면 문서를 만든 날짜와 실제 회의 날짜, 참석한 사람과 참여 방식을 나란히 놓아야 합니다. 각 이사가 다른 날 별도로 답했다면 그 답변은 사전 검토 의견인지, 실제 회의 뒤의 확인인지부터 살핍니다. 파일에 모두 같은 날짜가 적혔다는 이유로 동시에 회의했다고 판단하지 않습니다.

이메일의 회신 수, 전자서명 완료 표시, 사내 결재선의 승인 수는 각각 어떤 행위가 있었는지 보여 주는 자료일 수 있습니다. 그러나 문서에 서명한 사람을 확인하는 기능과 법이 요구하는 회의를 진행하는 기능은 서로 다릅니다. 전자서명 서비스를 이용했다는 사실만으로 결의방법에 관한 문제가 해결되지는 않습니다.

사전 의견을 모으는 일 자체를 피할 필요는 없습니다. 안건에 대한 질문과 수정 요청을 미리 받으면 실제 회의의 판단에 도움이 됩니다. 다만 이를 회의 전 검토라고 표시하고, 최종적으로 어떤 안건을 회의에서 결정했는지 구별할 수 있어야 합니다.

정관이나 사내 규정에 서면결의라는 문구가 보이더라도 곧바로 사용할 수 있다고 결론 내리지 않습니다. 그 조항이 어떤 기관을 대상으로 하는지, 해당 회사에 적용되는 법률이 허용하는 방식인지 확인해야 합니다. 다른 종류 법인의 규정이나 외국 회사의 서식을 일반 주식회사 이사회에 그대로 옮겨서는 안 됩니다.

전원이 동의했다면 무엇을 생략할 수 있나요

이사와 감사 전원의 동의로 생략할 수 있는 소집통지 절차와, 실제 이사회의 개최는 다른 문제입니다. 전원이 동의했다는 표현을 사용하기 전에 그 동의의 대상을 특정해야 합니다.

상법 제390조 제3항은 회의 날짜를 정하고 1주간 전에 각 이사와 감사에게 통지를 발송하도록 하며, 정관으로 그 기간을 줄일 수 있게 합니다. 같은 조 제4항은 이사 및 감사 전원이 동의하면 이 통지 절차 없이 언제든지 회의할 수 있도록 합니다. 회의를 하지 않고 서면만 돌려도 된다고 정한 조항은 아닙니다.

따라서 담당자가 확인할 의사는 적어도 두 갈래입니다. 정해진 통지 절차를 생략하고 해당 회의를 여는 데 동의하는지, 실제 회의에서 확정한 안건에 찬성하는지를 나누어야 합니다. 소집절차 생략에 동의한 이사가 회의에서는 반대할 수도 있습니다.

반대로 안건이 좋다는 사전 회신이 있다고 해서 통지를 생략하는 데까지 동의했다고 확대하지 않습니다. 회의를 열 예정이라는 안내와 안건 검토 요청이 한 메시지에 섞여 있다면 어떤 질문에 답했는지 원문을 확인해야 합니다. 회신이 없다는 사정도 동의가 확인됐다는 표시로 바꾸지 않습니다.

감사를 둔 회사라면 이사들의 동의만 모으고 감사를 빠뜨리지 않아야 합니다. 감사가 결의에서 이사처럼 찬반표를 행사하는지와 소집절차 생략에 동의할 대상인지는 별개의 문제입니다. 감사에게는 이사회에 출석해 의견을 진술할 권리도 있으므로 통지와 참여 기회를 함께 살펴야 합니다.

급한 일정이라면 회사에 적용되는 정관상 통지 기간과 전원 동의 확보 가능성을 먼저 비교합니다. 동의를 받지 못한 사람이 있는데 예정대로 서명만 수집하는 방식으로 바꾸는 것은 해결책이 되기 어렵습니다. 적법하게 통지할 수 있는 일정이나 실제 회의 방법을 다시 설계해야 합니다.

소집권자도 확인해야 합니다. 제390조는 각 이사의 소집을 원칙으로 하되, 이사회 결의로 소집할 이사를 정한 경우와 다른 이사의 소집 요구에 관한 규정을 둡니다. 담당자의 문서 발송과 적법한 소집권 행사에 관한 판단을 같은 것으로 처리하지 않습니다.

모이기 어렵다면 어떤 원격회의를 준비하나요

물리적으로 한 장소에 모이지 못한다면, 서면결의로 대체하기에 앞서 실시간으로 음성을 주고받는 원격회의가 가능한지 검토합니다. 장소를 달리하는 것과 회의 자체가 없는 것은 다릅니다.

참여자가 동시에 듣고 말할 수 있어야 합니다

상법 제391조 제2항은 정관에서 달리 정한 경우를 제외하고, 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 나오지 않아도 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단으로 결의에 참가하는 것을 허용합니다. 이 방식으로 참가한 이사는 직접 출석한 것으로 봅니다.

중요한 것은 서비스 이름보다 실제 기능입니다. 여러 사람이 같은 회의에서 서로의 음성을 듣고 질문과 의견을 주고받을 수 있는지 확인합니다. 영상이 보인다는 사실만으로 충분하다고 처리하거나, 법이 언제나 영상까지 요구한다고 설명하지 않습니다.

한 사람이 발표하고 나머지는 질문할 수 없는 일방적인 방송, 메시지만 주고받는 단체방, 각자 녹음한 답변을 나중에 취합하는 방식은 이 동시 음성 참여와 구별해야 합니다. 여러 이사가 각각 대표이사와 따로 통화한 사실도 그 자체로 같은 이사회에 함께 참가한 것이 되지는 않습니다.

일부는 회의실에 모이고 일부는 원격으로 참여하는 경우에도 같은 기준을 점검합니다. 원격 참가자가 회의실 발언을 들을 수 있는지, 회의실 사람들도 원격 참가자의 의견을 들을 수 있는지 확인해야 합니다. 연결된 기기가 있다는 사실과 실제로 토론에 참여할 수 있었다는 사실은 다릅니다.

회의 전에는 정관의 원격 참여 관련 정함을 읽고, 참가자의 신원 확인과 접속 방법을 안내합니다. 자료는 어떤 버전을 논의할지 식별할 수 있게 전달합니다. 사전에 자료를 보냈다는 이유만으로 회의 중 설명이나 질문 기회가 불필요해지는 것은 아닙니다.

표결하는 순간의 참여 상태를 확인합니다

원격회의에서는 접속 명단보다 안건을 심의하고 표결할 때의 실제 참여가 중요합니다. 처음에 접속했던 사람이 중간에 나갔거나 소리를 주고받지 못했다면 그 경위를 확인해야 합니다.

연결이 끊기면 어느 시점부터 어떤 내용을 듣지 못했는지 살핍니다. 단순히 나중에 찬성 메시지를 받았으니 출석으로 계산하면 된다고 처리하지 않습니다. 연결 복구 후 필요한 설명과 논의를 다시 하고, 표결 시점에 적법한 참여와 정족수를 갖추었는지 확인하는 방법 등을 검토해야 합니다.

회의 중 안건이 수정되면 표결할 최종 문구를 참여자 모두가 확인할 수 있어야 합니다. 원격 참가자는 최초안에 찬성하고 회의실에서는 수정안을 통과시킨 뒤 결과를 하나로 합쳐 적는 방식은 피합니다. 사전 회신을 최종 표결에 그대로 가져오는 것도 같은 문제가 생길 수 있습니다.

일반 정족수만 확인하고 모든 안건의 결의가 끝났다고 판단해서도 안 됩니다. 법률이나 정관의 가중 요건, 해당 안건에 특별한 이해관계가 있는 이사의 의결권 제한 등은 별도로 검토해야 합니다. 여기서 원격 참가를 인정한다는 것은 그러한 추가 요건을 면제한다는 뜻이 아닙니다.

접속·이탈 시각과 방식, 실제 토론과 표결 내용을 확인할 수 있는 자료를 남기는 편이 좋습니다. 다만 특정 프로그램의 접속기록이나 회의 녹화가 모든 회사에 일률적으로 요구되는 법정 서류라는 의미는 아닙니다. 자료 수집은 회사에 적용되는 규정과 적법한 관리 방법에 맞춰 진행합니다.

작은 회사의 예외와 이미 한 처리는 어떻게 보나요

소규모 회사의 주주총회 서면결의 특례를 이사회에 그대로 적용하지 않아야 합니다. 이미 문서를 돌린 상태라면 회사의 기관 구성과 실제로 이루어진 행위를 먼저 확인하고 다음 조치를 정합니다.

주주총회 특례가 이사회 서면결의를 허용하지는 않습니다

상법 제363조 제4항부터 제6항은 자본금 총액이 10억원 미만인 회사의 주주총회 서면결의에 관한 규정을 둡니다. 결의 목적사항에 주주 전원이 서면으로 동의하는 경우 등 법정 요건을 갖추면 총회 결의와 같은 효력을 인정하는 제도입니다. 의결권 없는 주주 등에 관한 적용 제외와 예외도 함께 확인해야 합니다. 이사들이 서명했다는 사실을 주주총회 특례의 근거로 사용할 수는 없습니다.

같은 사람이 주주이면서 이사여도 어느 지위에서 어떤 기관의 결정을 했는지 구별해야 합니다. 주주로서 받은 동의인지 이사로서 한 의견 표시인지, 해당 안건을 결정할 권한이 어느 기관에 있는지를 확인합니다. 주주와 이사 명단이 우연히 같다는 이유로 두 절차가 하나가 되지는 않습니다.

자본금이 10억원 미만이고 이사를 1명 또는 2명 두는 회사에는 상법 제383조 제4항부터 제6항의 별도 기관 특례가 있습니다. 이 경우 이사회 소집·결의에 관한 일부 규정을 적용하지 않고, 안건에 따라 주주총회나 각 이사 등이 해당 기능을 담당합니다. 이는 이사회 서면결의를 자유롭게 할 수 있다는 설명과 다릅니다.

자본금만 작고 이사를 3명 이상 둔 회사라면 그 이유만으로 이사회 규정을 배제하지 않습니다. 이사회가 없는 구조에서도 모든 안건이 대표이사에게 넘어가는 것은 아니므로 개별 권한 규정을 확인해야 합니다. 존재하지 않는 회의의 의사록을 만드는 대신 실제 결정기관에 맞는 절차를 선택해야 합니다.

이미 서명을 모았다면 우선 그 문서가 사전 의견인지, 실제 회의 후 확인인지, 회의 없이 결정하려던 것인지를 나눕니다. 사전 의견만 모은 상태라면 이를 검토자료로 보존하고 적법한 회의를 준비할 수 있습니다. 실제 회의를 했는데 기록이 부족한 경우와 아예 회의가 없었던 경우를 같은 보완 작업으로 처리하지 않습니다.

회의 없이 처리한 정황이 있다면 원래 메시지와 서명본, 당시 자료와 이미 집행한 업무를 보존합니다. 나중에 회의를 열었다는 사실만으로 모든 과거의 하자가 자동으로 없어지는 것은 아닙니다. 새 결의가 필요한지, 추인 등이 가능한 사안인지와 그 효력은 안건의 성격과 실제 경과에 따라 검토해야 합니다.

이사회 결의의 문제와 외부 거래의 효력도 나누어 판단합니다. 내부 결의에 흠이 있으면 체결한 계약이 언제나 당연히 무효라거나, 반대로 계약서가 있으니 내부 절차는 중요하지 않다고 단정하지 않습니다. 적용되는 거래 규정과 대표권, 상대방의 사정 등을 구체적으로 확인해야 합니다.

정상적으로 회의를 진행했다면 상법 제391조의3에 따른 의사록으로 그 결과를 남깁니다. 실제 회의의 안건과 경과, 결과 등을 기록하고 출석한 이사·감사의 기명날인 또는 서명을 확인해야 합니다. 회의 뒤 기록을 완성하는 일과 회의 자체를 서명 수집으로 대체하는 일을 끝까지 구별하는 것이 핵심입니다.

최종적으로는 어떤 기관의 결정인지, 소집통지를 어떻게 처리했는지, 같은 회의에서 실제 토론과 표결이 있었는지, 원격 참여 요건과 안건별 정족수를 갖추었는지를 연결해 확인합니다. 서명 완료 표시보다 이 질문들에 답할 수 있는 자료가 있어야 기업의 의사결정 과정을 설명할 수 있습니다.

※ 본 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 구체적인 법률 조언을 대체할 수 없습니다.

※ 개인의 상황에 맞는 정확한 법률 자문은 반드시 전문 변호사와 상담하시기 바랍니다.

※ 이 글은 특정 사건의 사례를 재구성하지 않았으며, 구체적인 사실관계와 증거에 따라 판단 및 대응 방법은 달라질 수 있습니다.