이사 자기거래, 계약 전 승인 확인 기준 

이사나 주요주주 등과 회사가 거래할 때는 계약 전에 이해관계와 거래 조건을 밝히고 적법한 승인을 받아야 합니다. 대표가 결정했거나 가격이 적정하다는 설명만으로 승인 절차를 대신할 수 없으며, 계약 뒤 받은 승인도 원래 거래의 문제를 자동으로 해결하지 않습니다.

이 글은 주식회사에서 관련자와의 용역·납품·자금 거래를 준비하는 기업 담당자를 위한 안내입니다. 계약서에 서명하기 전에 누구와 어떤 조건으로 거래하는지, 어느 기관의 승인이 필요한지, 무엇을 기록해야 하는지에 집중합니다.

계열사와 자주 거래하거나 창업자가 여러 회사를 운영하면 내부 거래를 일상적인 업무로 받아들이기 쉽습니다. 그러나 회사별 재산과 이해관계는 구분됩니다. 거래 당사자의 관계를 확인하는 절차를 구매나 재무 담당자의 계약 점검에 포함하는 것이 필요합니다.

첫 점검: 거래 상대방의 이름보다 관계를 확인합니다

계약 상대방이 별도 법인이라는 사실만으로 자기거래 검토를 끝낼 수 없습니다. 이사·주요주주와의 관계, 지분 구조, 거래의 이익과 부담이 실제로 누구에게 귀속되는지를 함께 살펴야 합니다.

상법 제398조는 이사 또는 법에서 정한 주요주주가 자기나 제3자의 계산으로 회사와 거래하는 경우를 규정합니다. 해당자의 배우자와 직계존비속, 배우자의 직계존비속도 적용 대상에 포함합니다. 대표이사 본인이 계약 상대방인 경우에만 적용되는 규정이 아닙니다.

일정한 지분 관계에 있는 회사도 대상이 될 수 있습니다. 법은 앞서 정한 사람들이 단독 또는 공동으로 의결권 있는 발행주식 총수의 50% 이상을 가진 회사와 그 자회사 등을 포함합니다. 가족 명의나 다른 법인 명의를 사용했다는 사정만으로 검토 대상에서 벗어나지 않습니다.

주요주주는 일상적으로 지분이 많다고 부르는 사람과 반드시 같지 않습니다. 제398조가 인용하는 법정 기준을 확인해야 합니다. 모든 주주와의 거래가 자동으로 같은 규정에 해당한다고 보거나, 대표가 아니라는 이유로 제외하는 판단은 모두 피해야 합니다.

담당자는 회사 등기, 주주명부와 지분 자료, 상대방 회사의 확인 가능한 자료를 서로 대조합니다. 등기만으로 가족관계나 모든 지분 관계가 확인되지는 않습니다. 적법하게 필요한 정보를 확인하고, 아직 확인하지 못한 관계는 추측으로 없다고 처리하지 않습니다.

계약 명의와 실제 이익 귀속도 나누어 봅니다. 회사가 돈을 지급하는 이유, 상대방이 이행할 업무, 이사가 받는 이익이나 부담하는 채무가 있는지를 정리합니다. 단순히 회사 계좌를 사용한다는 이유로 회사에 이익이 되는 거래라고 결론내리지는 않습니다.

자기거래 여부에 의문이 있다면 의심되는 관계와 거래 구조를 계약 검토 자료에 표시합니다. 검토를 피하려고 관계자 명칭을 빼거나 여러 계약으로 쪼개어 설명하지 않습니다. 실제 구조가 드러나야 승인 필요성과 적절한 대응을 판단할 수 있습니다.

둘째 점검: 승인받을 기관과 시점을 먼저 정합니다

이사회가 있는 회사인지부터 확인하고, 필요한 승인을 계약 체결 전에 일정에 넣어야 합니다. 회사의 규모나 담당자의 결재 권한만으로 법정 승인 기관이 바뀌지는 않습니다.

상법 제398조는 거래를 위해 미리 이사회에서 중요사실을 밝히고 승인을 받도록 정합니다. 이사회의 승인은 이사 3분의 2 이상의 수로 해야 합니다. 일반적인 이사회 결의 기준을 그대로 적용하거나 참석자 중 과반수가 찬성했으니 충분하다고 판단하지 않습니다.

회사 내부의 전결 규정에 따라 대표나 재무책임자가 결재했다는 사실과 법정 승인은 구별됩니다. 실무 결재는 예산과 업무 권한을 확인하는 기능이 있을 수 있지만, 필요한 이사회 승인을 자동으로 대신하지 않습니다. 계약 담당자는 두 절차가 각각 완료됐는지 확인해야 합니다.

소규모 주식회사에는 다른 구조가 적용될 수 있습니다. 상법 제383조는 자본금 총액이 10억원 미만인 회사의 이사를 1명 또는 2명으로 둘 수 있도록 하고, 그 구조에서는 제398조의 이사회를 주주총회로 보도록 정합니다. 이사회가 없으니 승인도 필요 없다는 결론은 맞지 않습니다.

자본금이 작다는 사실만으로 언제나 주주총회 승인이라고 단정해서는 안 됩니다. 실제 이사 수와 회사의 기관 구성을 함께 확인해야 합니다. 주주총회가 승인 기관인 경우에는 이사회의 정족수를 그대로 옮기지 않고 해당 총회의 결의 요건과 의결권 제한을 따로 검토합니다.

정관, 등기와 이사 선임 자료가 서로 맞는지도 살펴봅니다. 임기가 끝났거나 사임한 사람이 자료마다 다르게 표시돼 있다면 결의 인원을 계산하기 전에 현재 기관 구성을 확인해야 합니다. 이전 투자 때 만든 조직도만으로 승인 절차를 결정하지 않습니다.

거래 일정에는 승인 자료 배포, 회의 소집과 결의, 계약 서명, 대금 지급의 순서를 구분해 적습니다. 계약서 표지의 날짜만 늦춘다고 이미 성립한 거래가 사전 승인 거래로 바뀌는 것은 아닙니다. 구두 합의나 주문 확정 등 실제 거래 경위도 확인합니다.

셋째 점검: 결의 자료에 중요사실을 드러냅니다

승인 요청서에는 상대방과 이사의 관계, 거래 목적, 회사가 부담할 조건을 구체적으로 적어야 합니다. 계약 이름과 총액만 알려 주는 것으로 이해충돌에 관한 심의가 충분했다고 보기 어려울 수 있습니다.

거래 대상과 범위, 계약 기간, 대금과 지급 방식, 중도 종료 조건을 정리합니다. 자금 거래라면 이자, 상환 조건과 회수 위험을, 용역 거래라면 업무 범위와 결과물, 검수 기준을 확인합니다. 회사가 어떤 이행을 하고 무엇을 받는지 한 묶음으로 읽을 수 있어야 합니다.

이사가 상대 회사의 지분을 보유하거나 친족이 대금을 받는 구조라면 그 관계를 숨기지 않습니다. 같은 거래에서 별도 수수료나 이익을 받기로 한 약정이 있는지도 확인합니다. 승인 기관이 알아야 할 정보는 거래의 겉모습뿐 아니라 이해관계와 위험입니다.

회사에 필요한 거래라는 설명도 자료로 뒷받침합니다. 다른 공급자의 제안과 비교했는지, 관계자를 선택한 이유가 무엇인지, 해당 회사가 실제로 이행할 능력이 있는지 살펴봅니다. 비교 견적이 없는 경우에는 없는 사실을 그대로 표시하고 다른 확인 근거를 제시합니다.

대법원은 중요사실을 밝히지 않은 채 일반 거래로 허용하는 결의만 이루어졌다면 제398조가 정한 승인으로 볼 수 없다고 판단했습니다. 예산 편성이나 포괄적인 사업계획 승인이 있었다는 사실만으로 개별 이해충돌 거래가 승인됐다고 처리하지 않습니다.

제출한 자료와 실제 의결된 거래가 같은지도 중요합니다. 승인 자료에는 짧은 계약 기간과 낮은 금액을 적었는데 최종 계약에 자동 연장과 추가 보수가 들어갔다면 차이를 확인해야 합니다. 조건 변경이 기존 승인 범위 안인지, 다시 검토와 승인이 필요한지 판단합니다.

조건 변경을 모두 새로운 승인 대상으로 단정할 필요는 없지만, 회사의 부담이나 이해관계에 영향을 주는 변경을 사소한 수정으로 넘기면 안 됩니다. 최종 계약과 승인안의 차이표를 만들어 어느 조건이 왜 바뀌었는지 남기면 검토할 지점이 분명해집니다.

넷째 점검: 찬성 수와 거래 공정성을 따로 봅니다

필요한 찬성 수를 확보하는 일과 회사에 공정한 거래를 만드는 일은 각각 확인해야 합니다. 적법한 승인 형식이 있다는 이유만으로 불리한 가격이나 일방적인 책임 조항까지 정당해지는 것은 아닙니다.

상법 제398조는 거래의 내용과 절차가 공정해야 한다고 명시합니다. 같은 물건이나 서비스의 가격만 비교하지 말고, 선급금, 검수와 지급 조건, 보증, 해지, 손해 부담을 함께 봅니다. 낮은 단가라도 회사가 과도한 위험을 떠안는 구조라면 별도 검토가 필요합니다.

관계자가 제시한 견적을 독립적인 비교 자료처럼 사용하지 않습니다. 자료 작성 주체, 작성 시점, 비교 대상의 차이를 표시합니다. 회사가 상대방을 지원하는 목적이라면 이를 평범한 구매라고 설명하기보다 실제 목적과 회사에 대한 영향을 드러내야 합니다.

의결권에도 제한이 있습니다. 상법 제391조 제3항과 그에 따라 준용되는 제368조 제3항에 따르면 결의에 특별한 이해관계가 있는 사람은 의결권을 행사하지 못합니다. 거래로 개인적인 이익을 얻는 이사의 찬성을 그대로 계산에 넣어 승인 수를 채우지 않습니다.

누가 특별한 이해관계자인지, 의결권 제한이 정족수 계산에 어떻게 반영되는지는 실제 구성과 안건에 맞춰 검토해야 합니다. 이해관계가 있는 사람이 많아 결의가 어렵다면 그 사정을 먼저 해결해야 합니다. 인원표만 맞추거나 임의로 다른 기관의 결재로 바꾸지는 않습니다.

승인 여부를 판단한 이사들에게는 최종 계약 조건과 중요한 위험을 같은 수준으로 제공합니다. 관계자가 설명한 요약만 있고 다른 자료를 볼 기회가 없었다면 심의가 적정했는지 문제가 될 수 있습니다. 질문과 답변, 조건 수정 경위를 남기는 것이 도움이 됩니다.

특정 거래가 회사에 유리했다는 결과만으로 승인 누락이 사라지는 것도 아닙니다. 절차는 거래 전에 위험을 확인하기 위한 것이고, 결과는 이후의 이행과 손익에 관한 정보입니다. 양쪽을 구별해 기록해야 나중에 어떤 판단을 했는지 설명할 수 있습니다.

다섯째 점검: 의사록과 최종 계약을 연결합니다

승인 증거는 서명한 의사록 한 장으로 끝내지 말고, 실제 심의 자료와 최종 계약까지 연결해 보관해야 합니다. 나중에 승인 범위와 체결 내용을 비교할 수 있는 상태가 필요합니다.

상법 제391조의3은 이사회 의사록을 작성하도록 하고, 안건과 경과요령, 결과, 반대하는 사람과 반대 이유를 기재하도록 정합니다. 출석한 이사와 감사의 기명날인 또는 서명도 요구합니다. 단순히 승인했다고 적는 방식보다 실제 결의의 경위가 드러나야 합니다.

실무 기록에는 회의 일시, 참석자, 거래 상대방과 이해관계, 공개한 중요사실, 검토 자료, 의결권 제한과 결의 결과를 구분해 담는 것이 좋습니다. 법정 기재 사항과 내부 확인 항목을 함께 점검하되, 실제로 논의하지 않은 내용을 논의한 것처럼 만들지 않습니다.

별첨 계약안이나 조건표를 인용했다면 파일 이름과 날짜, 버전을 특정합니다. 최종 서명본이 승인된 계약안과 같은지 대조하고, 차이가 있으면 검토 내역을 남깁니다. 여러 파일의 제목이 같아 어떤 자료를 보고 승인했는지 알 수 없는 상태는 피해야 합니다.

주주총회가 승인 기관인 소규모 회사에서는 해당 총회의 소집과 결의, 의사록 규정을 확인해 기록합니다. 이사회 의사록 양식의 제목만 주주총회로 바꾸는 방식은 적절하지 않습니다. 실제 참석 주주와 의결권, 이해관계 제한 등 기관에 맞는 확인이 필요합니다.

승인 자료에는 회사가 확인한 정보와 관계자가 진술한 정보를 구별합니다. 지분이나 관계가 변할 수 있으므로 장기 계약의 갱신 때도 현재 자료를 다시 봅니다. 최초 승인 이후 기간·금액·업무 범위가 누적해서 달라졌다면 현재 계약이 승인 내용과 맞는지 점검합니다.

문서 보관 과정에서는 필요한 담당자가 적법하게 확인할 수 있도록 권한과 버전을 관리합니다. 불필요한 개인정보를 넓게 공유할 필요는 없지만, 관계를 확인한 근거까지 모두 빼서 승인 판단을 설명할 수 없게 해서는 안 됩니다. 원본과 수정 이력은 구분해 둡니다.

이미 계약했다면: 사후 승인부터 서두르지 않습니다

승인 누락을 발견했다면 현재 이행 상태와 원래 결의의 내용을 먼저 확인해야 합니다. 뒤늦게 의사록을 작성하거나 사후 승인만 받으면 해결된다는 전제로 대금을 지급하지 않습니다.

대법원은 사전 승인이 없었던 자기거래는 특별한 사정이 없는 한 무효이고, 사후 승인을 받았더라도 특별한 사정이 없는 한 유효로 되는 것은 아니라고 보았습니다. 과거 문서를 현재 기준으로 다시 작성해 사전 승인이 있었던 것처럼 보이게 하는 방법은 사용할 수 없습니다.

이 기준을 확인했다고 모든 후속 조치를 곧바로 결정할 수 있는 것은 아닙니다. 거래의 적용 법령과 시점, 당사자와 이해관계, 실제 승인 여부, 이미 이행한 내용과 제3자 관계를 함께 봐야 합니다. 무효 판단, 지급한 돈의 정리, 손해배상 책임은 각각 검토할 쟁점입니다.

계약서와 거래 당시 자료, 결재·회의 기록, 송금과 납품 내역을 원래 상태로 보존합니다. 누락 사실을 확인한 시각과 현재 남은 이행 의무도 적습니다. 추가 지급이나 일방적인 이행 중단은 그 자체로 분쟁에 영향을 줄 수 있으므로 현재 법률관계를 검토한 뒤 결정합니다.

상법 제399조는 법령·정관 위반이나 임무를 게을리한 이사의 회사에 대한 손해배상 책임을 규정합니다. 다만 승인 누락을 발견했다는 사실만으로 손해액과 각 이사의 책임이 자동 확정되지는 않습니다. 임무 위반, 손해와 인과관계 등 구체적 요건을 따로 살펴야 합니다.

실무 담당자는 계약 전에는 관계 확인, 승인 기관, 중요사실 공개, 결의 요건, 공정한 조건을 차례로 점검합니다. 계약 후에는 원본 기록과 실제 이행을 먼저 정리합니다. 어느 단계든 승인 도장을 만드는 데 그치지 않고 회사가 어떤 정보를 바탕으로 어떤 거래를 결정했는지 설명할 수 있어야 합니다.

※ 본 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 구체적인 법률 조언을 대체할 수 없습니다.
※ 개인의 상황에 맞는 정확한 법률 자문은 반드시 전문 변호사와 상담하시기 바랍니다.
※ 이 글은 특정 사건의 사례를 재구성하지 않았으며, 구체적인 사실관계와 증거에 따라 판단 및 대응 방법은 달라질 수 있습니다.