아파트 입주민 열람서류 신청 패소 후 손해배상 청구 상황

현재 아파트로부터 고소를 당한 상태입니다. 사건의 개요로는 예를들어 2020년 1월부터 2020년 12월까지 동대표를 했는데 한 입주민이 2010년부터 2019년까지의 아파트 서류 중 열람이 가능한 모든서류를 2020년 3월에 달라고 하였으나 서류가 없는 한 건이 있었는데 이걸 입주민이 신고를 하여 아파트는 입주민에게 1500만원을 주는거로 끝났습니다. 아파트는 이후에 2020년에 동대표로 선임한 사람에게 그 책임을 물어 1800만원의 손해배상으로 고소를 진행하였습니다 하지만 서류는 소장이 관리를 하고 동대표는 부대표와 소장에게 입주민이 열람하고자하는 모든 서류를 주라고 말을 하였고 동대표는 임기기간에 본인의 실수로 서류를 작성하지 못한 것도 아니기에 그전에 다른 동대표와 소장이 관리를 못한것임에도 불구하도 현동대표에게 이를 책임지라하여 억울한 상태입니다. 이럴경우 동대표였던 사람은 어떤 자료와 증빙이 필요하며, 해당사건과 유사했던 사건의 결과는 어떻게 되었을지 궁금합니다.